Spam-Manager
Kurzbeschreibung
Unerwünschte WerbE-Mails sind nicht nur lästig und ärgerlich (sie kosten
Zeit, Ressourcen und Speicherplatz), sondern transportieren auch oft gefährliche
Vieren. Die relevanten Mails von unerwünschten Spam-Mails zu trennen,
erfordert viel Zeit und kostet Geld. Die Flut der Spams nimmt mehr und
mehr bedrohliche Formen an. Um
dieser Entwicklung wirkungsvoll entgegen zu treten, sind effektive Maßnahmen
gefragt, die immer auf dem neusten Stand technischer Entwicklungen stehen.
Es gibt inzwischen viele Möglichkeiten, sich vor Spam zu schützen, das
Angebot so genannter Antispamfilter ist sehr groß. Solche mehr oder weniger
proprietäre Lösungen haben allerdings den Nachteil, dass diese installiert,
eingerichtet und je nach Produkt mehr oder weniger komfortabel angelernt
werden müssen. Außerdem sind Antispamfilter in der Regel clientbasierend,
d.h. dass sie pro Arbeitsplatz installiert und geupdatet werden müssen.
Ein weiterer Nachteil ist, dass Spam-Mails erst auf Ihrem Rechner analysiert
werden, d.h. auch erst einmal auf Ihren Rechner übertragen werden müssen.
FlowFact geht einen anderen Weg.
FlowFact geht einen anderen Weg
Der in FlowFact 2007 enthaltene Spam-Manager greift unmittelbar auf
die Spam Filterfunktionen des E-Mail- bzw. Webspace Providers (z.B. Schlund+Partner,
1&1, Strato) zu. Alle Provider haben eines gemeinsam: Spam-Schutz
fängt direkt am Server des Providers die ungewünschten Spam E-Mails ab.
Somit werden nur die Nachrichten zugestellt (übertragen), die tatsächlich
gewünscht werden. Aus eigenem Interesse ziehen die Provider alle Register,
um Spams abzuwehren: eingehende E-Mails werden nach markanten Begriffen
gescannt, die Briefköpfe (Header) werden überprüft, Absenderadressen auf
Richtigkeit geprüft. E-Mails, deren Adressen und Server in AntiSpam-Listen
enthalten sind, werden automatisch aussortiert. Alle dazu notwendigen
Tools und Algorithmen werden permanent weiterentwickelt und aktualisiert.
Das bedeutet für Sie
Sie brauchen in FlowFact nur die IMAP Serveradresse (und Login), Ihre
IMAP-Inbox und den Spamordner Ihres E-Mailkontos einzutragen bzw. auszuwählen.
Mehr brauchen Sie dazu nicht, d.h. keine Installationen, keine Anpassungen,
keine Updates, keine übertragenen und in FlowFact gespeicherten E-Mails.
Sie sparen Zeit, Mühe und Ärger!
In der Vorlageliste erscheint täglich eine Zusammenfassung, in der alle
als Spam identifizierten E-Mails aufgelistet sind.
Voraussetzungen
- Ihr Mailserver/Provider
muß einen ordnerbasierten Spam-Filter auf IMAP-Basis zur Verfügung stellen
können.
Warum IMAP?
IMAP "Internet Message Access Protocol" ist ein E-Mail-Transfer-Protokoll.
Im Unterschied zu POP3 werden Nachrichten nicht mehr standardmäßig auf
den lokalen Rechner übertragen und dann vom Mailserver gelöscht, sondern
bleiben stets auf dem Mailserver und werden nur zum Lesen kurzfristig
auf den lokalen Rechner des Benutzers übertragen. So können Sie von verschiedenen
Rechnern aus auf Ihre E-Mails zugreifen, auch auf bereits abgerufene.
Individuelle Anpassung
Auch der beste Spam-Schutz kann nicht alle unerwünschten E-Mails zurück
halten. Aus diesem Grund können Sie unerwünschte E-Mail-Nachricht als
Spam markieren. FlowFact sorgt dann augenblicklich dafür, dass der Spamfilter
Ihres Providers künftig so gekennzeichnete Mails als Spam erkennt. Diese
bereits empfangenen Spam-Mails werden gleichzeitig zum Löschen markiert.
Selbstverständlich funktioniert dies auch umgekehrt, sodass Sie versehentlich
als Spam gekennzeichnete E-Mails als erwünschte E-Mails definieren können.
Mehr dazu finden Sie in der Anleitung weiter unten.
Installation und Einrichtung
- Einrichtung Ihres E-Mailkontos bei Ihrem Provider
Wahrscheinlich haben Sie den serverseitigen AntiSpam Schutz für Ihre
E-Mail Konten bei Ihrem Provider bereits aktiviert. Sollte dies nicht
der Fall sein, öffnen Sie bitte Ihren Konfigurationsbereich Ihres Webspaces
bzw. Ihrer E-Mail Domaine. Aktivieren Sie dort den AntiSpam Schutz für
alle Ihre E-Mailkonten.
Notieren Sie sich den Servernamen für IMAP, da dieser unbedingt in
FlowFact an Stelle der POP3-Adresse eingegeben werden muss (z.B. imap.schlund.de,
imap.1und1.de, je nach Provider).
- Installation
Nach der Installation stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung,
die sich entweder bereits auf der FlowFact Oberfläche (Toolbar bzw. Symbolleiste
oder Navigator) befinden oder nachträglich eingefügt werden müssen:
Wenn Sie z.B. ein Update von FlowFact installiert haben und die beiden
o.g. Funktionen noch nicht sichtbar sein sollten, dann verwenden Sie bitte
die Funktion Anpassen. Ziehen Sie anschließend aus der Befehle-Liste des
Anpassen-Dialogs
nacheinander die beiden o.g. Funktionsbezeichnungen heraus, um sie an
der gewünschten Stelle zu platzieren.
- Umstellung
Ihrer Konten auf IMAP
Um die Vorteile von IMAP nutzen zu können, verändern Sie einfach die
POP3-Adresse in Ihren FlowFact E-Mail-Konten. Dazu sind drei Schritte
notwendig:
- Öffnen Sie
das Fenster Fenster Extras/Konten
und wählen Sie in der Liste im rechten Bereich das Konto aus.
- Stellen Sie
in der Registerkarte Server den
Posteingangs-Servernamen von pop3 auf imap um (z.B. imap.schlund.de, imap.1und1.de,
je nach Provider).
- Wählen Sie
den Namen Ihres Posteingangs-Ordners (Inbox) und Spam-Ordners aus. Dieser
Ordner befinden sich nicht auf Ihrem Rechner, sondern auf Ihrem Mailserver
(bei Ihrem Provider):
Karteireiter IMAP: Klicken Sie
auf "..." um die Ordnerliste von Ihrem Mail-Server abzurufen.
Wählen Sie dann den Namen Ihrer Inbox (normalerweise: INBOX) und Ihres
Spamfolders (normalerweise: Spam) aus.
- Testen Sie
den Zugriff, indem Sie auf die Schaltfläche IMAP-Postfach
öffnen klicken.
- Bitte denken
Sie daran, daß Mail auf IMAP-Konten, im Gegensatz zu POP3 auf dem Server
bleiben. Damit Ihr Postfach nicht überläuft, sollten Sie Ihre Mails, die
z.B. älter als 20 Tage sind, von FlowFact automatisch auf dem Server löschen
lassen. Diese Einstellungen finden Sie unter Extras/Konten,
Registerkarte IMAP.
Bedienung und individuelle Anpassungen
Täglicher Spambericht
FlowFact ermöglicht die Anzeige eines täglichen Spam-Berichtes in der
Wiedervorlage. Bitte beachten Sie unbedingt, dass ein solcher Spam-Bericht
nicht in FlowFact erzeugt, sondern lediglich angezeigt wird. Für die Erzeugung
/ Bereitstellung eines solchen Spam-Berichtes ist eine entsprechende Funktion
bei dem E-Mail Provider zu aktivieren!
In der Wiedervorlage-Liste von FlowFact werden die (je nach Provider)
erzeugten Spam-Berichte angezeigt.
Hier ein Beispiel:
Diese Nachricht erkennen Sie in der Regel am Betreff, welcher in unserem
Beispiel mit den Worten "Täglicher Spambericht Mailsbox" beginnt
und anschließend die Bezeichnung des E-Mail Kontos und den Name des Spam-Ordners
angibt.
Beispielabbildung:
Der SPAM-Bericht wird für jedes Konto separat erzeugt und zugestellt.
Bitte überprüfen Sie den oben beschriebenen Spambericht genau, denn
hier werden alle E-Mails aufgeführt, die als Spam erkannt und somit nicht
in Flow-Fact eingelesen wurden. Evtl. finden Sie in der Liste Nachrichten,
die für Sie keine Spam-Mails sind und somit falsch identifizierr wurden.
TIPP: Den täglichen Spambericht
markieren Sie am besten mit der Funktion Zum
Löschen markieren, um diese Nachrichten von Zeit zu Zeit über die
globale Suchfunktion endgültig aus Ihren Daten löschen zu können.
Wie werden Ihnen die fälschlicher Weise als Spam erkannten Mails zugestellt?
Dazu gehen
Sie bitte folgender Maßen vor:
- Rufen Sie Ihren Spam-Manager
auf:
Bitte beachten Sie: Jedes Konto verfügt separat über eine "Lernfunktion".
Im Spam-Manager können Sie die einzelnen Konten über das Listenfeld Konto auswählen. - Markieren Sie dort die
fälschlicher Weise als Spam erkannten Nachrichten, indem Sie das Häkchen
in der jeweiligen Listenzeile entfernen. Im folgenden Beispiel wurden
die erste und dritte Zeile als NICHT-Spam markiert:
- Bestätigen Sie Ihre Markierungen
durch Klick auf die Schaltfläche
am unteren Fensterrand.
Im Anschluss daran werden Ihre markierten Mails automatisch in Ihre
Inbox (siehe oben) verschoben und anschließend von Ihrem FlowFact Mail-Dienst
(bzw. manuell durch Aktivieren der Funktion Mails
empfangen/senden) eingelesen. Gleichzeitig lernt Ihr individueller
Spamfilter automatisch dazu.
Wie gehen Sie vor, wenn Ihr E-Mail-Eingang Spam-Nachrichten enthält?
Bitte löschen Sie eine solche Mail nicht,
sondern teilen Sie Ihrem Spamfilter mit, dass es sich hierbei um eine
Spam handelt! Schließlich sollen solche Mails künftig automatisch als
Spam erkannt werden. Gehen Sie bitte wie folgt vor:
Klicken Sie entweder im Fenster Vorlage
oder Aktivitäten auf die Listenzeile
der Spam-Nachricht ()
und führen Sie anschließend die Funktion 
durch. Diese
Funktion erreichen Sie auch direkt im Alarm-Dialog
(Systray in der Taskleiste). Damit wird die E-Mail zum Löschen markiert.
Zusätzlich aber, lernt der Spamfilter, sodass diese Nachricht künftig
als Spam erkannt wird. Von der Bedienung her ist diese Funktion identisch
mit 
.
Was ist zu tun, wenn eine richtige Mail versehentlich als Spam markiert
wurde?
Holen Sie in einem solchen Fall diese Mail zurück, damit der Spamfilter
nicht falsch angelernt wird. Gehen Sie bitte folgender Maßen vor:
- Spam-Manager starten:
- Mail als nicht Spam markieren
(Häkchen entfernen).
Sie haben versehentlich eine Eingangs-Mail in FlowFact verstümmelt
oder gelöscht?
Lesen Sie in einem solchen Fall Ihre E-Mail erneut in FlowFact ein.
Das funktioniert so:
- Spam-Manager starten:
- Im oberen Bereich des Spam-Managers
auf die Option Inbox klicken:
- Besagte Mail als Spam markieren
(Häkchen setzen).
- Auf den Spam-Ordner umschalten,
indem Sie auf diese Option im oberen Bereich des Spam-Mangers klicken:
Hier ist jetzt die Mail in der Liste enthalten. - Häkchen "Spam"
entfernen (kein Spam)
- Änderungen übernehmen,
Schaltfläche:
- Mail wird jetzt vom Maildienst
neu eingelesen.
Tipps
Bitte markieren Sie seriöse, aber ungewollte E-Mails (z.B. Newsletter
von Amazon) nicht als Spam, sondern verwenden Sie die Abbestellfunktion
des Newsletter-Absenders.
Je besser Sie Ihren individuellen Spam-Filter pflegen, desto höher ist
die Erkennungsrate bzw. geringer wird künftig der Zeitaufwand für die
Nachbearbeitung.
Falls Ihr Spam-Ordner komplett leer sein sollte, kann es beim Start
des Spam-Managers zu einer Fehlermeldung kommen, die Sie einfach per Klick
auf OK übergehen können.