Aktivitätenarten

Aktivitätenarten definieren

Jeder(!) Vorgang ist bei FlowFact als Aktivität speicherbar. Um Aktivitäten untereinander eindeutig zu unterscheiden, verwendet FlowFact sog. Aktivitätenarten. Außerdem kann jede Aktivitätenart bestimmte Vorbelegungen automatisch ausführen. Für die Bearbeitung der Aktivitätenarten (ansehen, hinzufügen, ändern, löschen) und der damit verbundenen Vorbelegungen bzw. Einstellungen steht Ihnen das Fenster Extras/Aktivitätenarten zur Verfügung...

  1. Bitte öffnen Sie jetzt das Fenster Aktivitätenarten durch Klick auf das Menü:

  2. Legen Sie eine neue Aktivitätenart an, indem Sie auf Neu klicken: Neu.gif
  3. Wir wollen dieser Aktivitätenarten den Namen "Geburtstag" geben. Tragen Sie also in das Feld Name ein: Geburtstag
  4. Das Feld Kürzel ist für die Darstellung im Kalender notwendig, da dort nur wenig Platz zur Verfügung steht. Tragen Sie hier ein: Geb
  5. Das Notizfeld dient der Eingabe interner Notizen bzw. Erläuterungen.
  6. Tragen Sie im Feld Vorlage in ... Tagen ein: -7 (minus Sieben)

    Das bedeutet: Sobald Sie das Geburtsdatum im Aktivitäten-Feld Datum eingeben, wird der Vorlagetermin um 1 Woche vordatiert. Der Termin wird somit eine Woche vorher gemeldet, sodass Ihnen genügend Zeit für entsprechende Vorbereitungen bleibt. Soll auch die Uhrzeit verändert werden, so tragen Sie bitte im Feld Vorlage in ... Minuten die Anzahl der gewünschten Minuten ein. Bei Eingabe einer 0 (Null) wird die Uhrzeit ohne Änderung aus dem Feld Datum übernommen.
  7. Soll die Aktivität über das FlowFact-Alarmsystem gemeldet werden, so lassen Sie das Feld Ohne Uhrzeit unverändert. Andernfalls aktivieren Sie diese Funktion (ein Häkchen erscheint), um die visuelle und akustische Meldung aus zu schalten.

    hinweis.gif
    Aktivitäten mit Benutzermerkmal und angegebener Uhrzeit im Feld Vorlage werden generell im FlowFact-Alarmsystem gemeldet (sofern das Alarmsystem richtig eingestellt bzw. aktiv ist).
  8. Die Felder Kosten und Km bleiben leer.
  9. Damit Geburtstage nicht nur ein Mal, sondern jedes Jahr erneut gemeldet werden, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche Periode (die Beschriftung lautet jetzt noch "keine Periode"). Klicken Sie im folgenden Dialog auf die Option Monat und bestätigen Sie durch Klick auf die Schaltfläche OK.

    Damit wird gewährleistet, dass der Vorlage-Termin in der jeweiligen Geburtstags-Aktivität automatisch um 1 Jahr verschoben wird, sobald man auf die Funktion Erledigt klickt und mit der Vordatierung einverstanden ist.
  10. Das Listenfeld Priorität dient der Voreinstellung des gleichnamigen Feldes in der Aktivität. Sind Geburtstage für Sie besonders wichtig, so sollten Sie die Prioriät etwas höher einstufen und z.B. den Listeneintrag Sehr wichtig! wählen.

    Diese Einstellung dient z.B. im Fenster Vorlage als Anzeige-Filter. So können Sie sich beispielsweise über die Auswahl Sehr wichtig! zunächst alle wichtigen Aktivitäten anzeigen lassen.
  11. Sicher wollen Sie Geburtstage nicht nur in der Vorlageliste, sondern auch im Kalender sehen. Klicken Sie bitte dazu auf das Feld Im Kalender anzeigen (ein Häkchen erscheint). Alle anderen Felder bleiben inaktiv (nicht anklicken).
  12. Zum Schluß wollen wir unseren Geburtstags-Aktivitäten in der Liste bzw. im Kalender eine Hintergrundsfarbe geben. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Hintergrund (Bereich Farbe) und wählen Sie z.B. Gelb aus. Auch die Schrift könnten Sie entsprechend ändern (Schaltfläche Schrift).
  13. Damit haben Sie eine neue Aktivitätenart angelegt. Sie sollten diese gleich einmal ausprobieren. Öffnen Sie dazu das Aktivitätenfenster durch Klick auf: kl_akt.gif
  14. Legen Sie eine neue Aktivität an. Klicken Sie dazu auf: Neu.gif
  15. Tragen Sie jetzt zuerst das Geburtstagsdatum ein. Klicken Sie dazu in das Feld Datum. Geben Sie das Datum z.B. nach diesem Format ein: 14,8,97 8+00.

    hinweis.gif
    Um den Zahlenblock Ihrer Tastatur nicht verlassen zu müssen, können die dort zur Verfügung stehenden Zeichen verwendet werden: Kommas im Datum, Pluszeichen zwischen Stunden und Minuten. Die Uhrzeit deshalb, damit der Geburtstag im Terminkalender erscheint.
  16. Sie können zur Eingabe von Datum und Uhrzeit aber auch die Monatsübersicht verwenden. Klicken Sie dazu einfach auf die kleine kl_monueber.gif Schaltfläche rechts neben dem jeweiligen Datumsfeld.
  17. Es öffnet sich die Monatsübersicht, deren Funktionen sich selbst erklären. Klicken Sie z.B. auf Morgen und dann in das Uhrzeitfeld oben rechts. Geben Sie auf Ihrem Zahlenblock der Reihe nach ein: 0830.
  18. Schließen Sie die Monatsübersicht durch Klick auf die Schaltlfäche OK, um Ihre Eingaben zu bestätigen. Das eingestellte Datum wird dann in das Feld Datum übertragen.
  19. Klicken Sie jetzt in das Listenfeld Art und wählen Sie Geburtstag aus. Sie sehen, dass jetzt auch das Feld bis ausgefüllt und im Feld Vorlage das Geburtsdatum um eine Woche zurückdatiert ist. Das stellt sicher, dass Sie eine Woche vor diesem Termin bereits erinnert werden.

Aktivitätenart für Kalender anlegen

  1. Öffnen Sie jetzt Fenster Aktivitätenarten wie oben beschrieben
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu Neu.gif und tragen Sie die neue Aktivitätenart im Feld Name ein.
  3. Wichtig für die Freigabe im Kalender ist, dass bei Ihrer Aktivitätenart dieses Funktionsfeld aktiv (abgehakt) ist: kalenderkurs7.gif