E-Mail-Funktionen und E-Mail-Konten einrichten

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Einleitung

FlowFact verfügt über einen vollwertigen, komplett in das Aktivitätenkonzept integrierten, E-Mail-Client. Alle Funktionen, die FlowFact bei der Bearbeitung von Aktivitäten (automatische Adressenverknüpfung, Wiedervorlage, Alarmsystem u.v.m. ) zur Verfügung stellt, sind somit auch bei ein- bzw. ausgehenden E-Mails anwendbar. Bei Netzwerk-Betrieb kann zusätzlich der optionale FlowFact Mail-Dienst installiert werden, der das Empfangen und Senden von E-Mail-Nachrichten automatisch für alle FlowFact Benutzer steuert.

Vorbereitungen

Damit FlowFact Ihre E-Mail-Nachrichten senden bzw. empfangen kann, sind einige Einstellungen im Vorhinein notwendig:

Anschließend zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wo bzw. wie Sie Ihr FlowFact E-Mail-fähig machen.

Achten Sie darauf, Ihr bisheriges E-Mail-Programm für den Empfang bzw. Versand zu deaktivieren!

Bei MS Outlook finden Sie die Funktion zum Deaktivieren unter Extras/Optionen..., Registerkarte E-Mail-Dienste, Schaltfläche E-Mail-Unterstützung neu konfigurieren...

In MS Outlook express löschen Sie einfach Ihre E-Mail-Konten (Menü Extras/Konten..., Registerkarte E-Mail).

FlowFact einrichten

E-Mail Aktivitätenarten

Im Laufe der folgenden Einrichtungsanleitung müssen Sie für eingehende und ausgehende E-Mails jeweils eine Aktivitätenart auswählen, die FlowFact künftig vorbelegen soll. Bei Verwendung der im Musterdatenbestand enthaltenen Aktivitätenarten können Sie diesen Abschnitt überspringen. Wenn Sie aber nicht wissen sollten, warum Aktivitäten unverzichtbar sind, sollten Sie die folgenden Informationen durchlesen.

Da in FlowFact auch E-Mails im Fenster Aktivitäten gespeichert werden, müssen sich diese gegenüber anderen Aktivitäten (z.B. Telefon, Briefablage, Notiz etc.) eindeutig unter scheiden können. Dazu dient die Aktivitätenart.

Über die Aktivitätenart wird z.B. das Erscheinungsbild der Aktivität gesteuert (Preview). Auch Listeneinträge lassen sich darüber sofort zuordnen.

 

Damit Sie eine E-Mail Aktivitätenart gem. folgender Anleitung auswählen können, muss eine solche Aktivitätenart in FlowFact überhaupt existieren. In den FlowFact-Musterdaten sind folgende Arten bereits vorhanden:

A allg. E-Mail für ausgehende
E allg. E-Mail für eingehende E-Mails

Sie können diese der Einfachheit halber übernehmen. Wollen Sie jedoch darüber hinaus eigene Aktivitätenarten verwenden, können Sie diese im Fenster  Extras/Aktivitätenarten definieren.

Achten Sie unbedingt darauf, dass bei der Aktivitätenart für eingehende E-Mails (z.B. E allg. E-Mail) jeweils eine Null 0 in den Feldern Vorlage in xx Tagen und xx Minuten steht, da Ihre eingehenden E-Mails sonst nicht gleich in der Vorlage-Liste aufgeführt werden, sondern z.B. erst zwei Tage später. Sollen eingehende E-Mail-Nachrichten im Alarm gemeldet werden, so deaktivieren Sie noch die Funktion Ohne Uhrzeit (kein Häkchen). Aktivitäten (also auch E-Mails) mit Uhrzeit werden automaitsch im über den FlowFact-Alarm gemeldet.

Unabhängig von der Anzeige der E-Mails in der Vorlageliste, können Sie diese jederzeit über die E-Mail-Listen für Postausgang, Gesendet und Posteingang sichten, welche im Navigator aufgerufen werden können:

Postausgang

Standard Postausgangsserver festlegen
  1. Öffnen Sie das Fenster Extras/Grundeinstellungen, Register Allgemein.

  2. Tragen Sie im Bereich SMTP-Server (unten rechts) den Namen des Postausgangs-Servers (hier einige Beispiele...) und die Zugangsdaten (Login und Kennwort) ein, sofern bei Ihrem Provider eine SMTP-Server Authentifizierung notwendig ist.



    Wollen Sie unterschiedliche Ausgangsserver definieren, so können Sie diesen bei jeder E-Mail Adresse separat eintragen. Dazu mehr unter im nächsten Abschnitt "E-Mail Adresse (Konten) einrichten".
Vorbelegungen für ausgehende E-Mails festlegen
  1. Öffnen Sie nun das Fenster Extras/Benutzer und wählen Sie den jeweiligen Benutzer aus.

  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Vorbelegung (Bereich Ausgehende E-Mail) und wählen Sie im Listenfeld Aktivitätenart Ihre Aktivitätenart für ausgehend E-Mails aus (z.B. A allg. eMail).



    Sobald Sie eine neue E-Mail schreiben, wird gem. obigem Beispiel die Aktivität automatisch als "A allg. E-Mail" gekennzeichnet (Listenfeld Art).
  3. Klicken Sie nun auf die Registerkarte E-Mail, um im Feld Signatur eine Signatur einzugeben, sofern Sie das wünschen. Alles, was Sie in diesem Feld eintragen, wird automatisch am Ende des E-Mail-Textes dazu kopiert, z.B.:
    ======================================
    Meine Firma
    Mein Mitarbeiter
    Strasse HausNr., PLZ Ort
    Telefon, Fax
    ======================================
Standard Absender E-Mail Adresse festlegen
  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Briefdaten und tragen Sie im Feld E-Mail die E-Mail-Adresse des jeweiligen FlowFact-Benutzers ein (z.B. mein.name@name-meines-providers.de). Diese Adresse wird künftig als Standard Absenderadresse in Ihren ausgehenden E-Mails angegeben.

  2. Beachten Sie bitte, dass diese E-Mail Adresse noch im Fenster Konten eingegeben werden muß (einschließlich aller weiteren Daten, wie z.B. Login und Kennwort). Wichtig ist, dass die Eingaben der E-Mail Adresse in den Feldern E-Mail (siehe obige Abbildung) und E-Mail-Adresse (siehe nächste Abbildung) exakt übereinstimmen, damit FlowFact diese Adresse als Standard-Adresse erkennen kann.

    Außer der Standard E-Mail Adresse können Sie beliebig weitere Adressen verwalten und diese (sofern erwünscht) im Listenfeld Von für die Auswahl zur Verfügung stellen. Dazu mehr im folgenden Abschnitt sauf Wunsch sich in Ihrer E-Mail als Absender Adresse auswählen.

E-Mail Adressen (Konten) einrichten

Öffnen Sie das Fenster  Extras/Konten, um dort Ihre E-Mail-Adresse (auch mehrere Adressen zur späteren Auswahl möglich!) einzugeben bzw. zu ändern. Sie können gemäß der folgenden Anleitung beliebig viele Konten eingeben. Dies gilt selbstverständlich auch pro Benutzer. Um die Neueingabe einer E-Mail Adresse zu starten, klicken Sie auf das Neuanlage-Icon .

Registerkarte "Allgemein"

  1. Beginnen Sie Ihre Eingabe in der Registerkarte Allgemein. Tragen Sie im Feld E-Mail-Adresse die eindeutige Bezeichnung der jeweiligen E-Mail-Adresse ein (siehe obige Abbildung). Achten Sie bitte auf korrekte Schreibweise und schließend Sie evtl. gleichlautende Einträge im Vorhinein aus.
  2. Für interne Notizen steht Ihnen das Feld Notiz zur Verfügung.
  3. Verwenden Sie z.B. E-Mail Konten, die nur zum Versand vorgesehen sind, aber nicht zum Empfang (sog. noreplay-Konten), so deaktivieren Sie bei einem solchen Konto die Funktion Dieses Konto beim Empfangen von E-Mails eingeziehen (kein Häkchen sichtbar).
Hinweise
Registerkarte Vorbelegung

  1. Stellen Sie in der Registerkarte Vorbelegung den Besitzer ein. Sind mehrere Konten pro Benutzer vorgesehen, so müssen diese dem gleichen Besitzer zugeordnet sein. Diese Einstellung ist wichtig, um das Listenfeld Von benutzerspezifisch mit den jeweiligen, benutzerspezifischen E-Mail-Adressen zu befüllen.

    Das Listenfeld Aktivitätenart sorgt dafür, dass eine neue Ausgangs E-Mail automatisch in der Aktivtät als solche gekennzeichnet wird.

    Über die Schaltfläche Merkmale und Sicherheit festlegen... können Sie die Zugriffsrechte auf Ihre E-Mails einschränken. Normalerweise sind die Rechte so vorbelegt, dass "jeder" die E-Mails lesen und ändern kann.

    Auch das vorbelegte Benutzermerkmal in der Liste Merkmale kann ebenfalls in der Regel übernommen werden. Auf Wunsch können Sie hier z.B. eine weiteren Benutzer mit auswählen, damit auch er z.B. diese Nachrichten in seiner Vorlage-Liste sieht.
     
  2. Vorbelegung für E-Mailversand von Kollegen

    Mit FlowFact 2010 können Sie selbst festlegen, welchen Benutzern es erlaubt ist in Ihrem Namen E-Mails zu versenden. Die Delegation von Kommunikationsaufgaben beispielsweise an das Backoffice wird so kinderleicht.

    Rufen Sie hierzu über den Menüeintrag Extras/Konten den Reiter "Vorbelegung" auf. Wenn Sie allen Mitarbeitern Ihres Unternehmens gestatten möchte, in Ihrem Namen E-Mails zu versenden, dann setzen Sie bei "Versenden für alle erlauben" ein Häkchen.

    Möchten Sie dagegen nur einzelnen Personen diese Möglichkeit schaffen, so fügen sie den gewünschten Benutzer in der Benutzerliste hinzu und setzen bei ihm das Häkchen.

    Um jetzt eine neue E-Mail unter fremdem Namen zu verschicken muss beim Schreiben einer neuen E-Mail einfach das "Von" Feld mit Hilfe der DropDownBox entsprechend der Absender-E-Mail-Adresse gefüllt werden. Fügt man nach Auswahl des "Von" Feldes eine Signatur hinzu, so wird auch die entsprechende Signatur des eingestellten Absenders eingefügt.

Registerkarte Server

  1. Tragen Sie im Register Server Ihre Zugangsdaten zur jeweiligen E-Mail Adresse ein. Zwingend notwendig sind die Daten im Bereich Posteingang (Serveradresse, Login, Kennwort), die Sie auch als Login zu Ihrem E-Mail Konto über die Homepage Ihres Providers verwenden.

    Sie können sowohl einen POP3-, als auch IMAP-Server eintragen (hier einige Beispiele...). Beachten Sie in diesem Zusammenhang, dass die FlowFact Spamfunktionen nur in Verbindung eines IMAP-Servers möglich sind.

    Eintragungen im Bereich Postausgang sind nur dann nötig, wenn der Postausgangsserver vom Standardserver (Extras/Grundeinstellungen) abweicht.

Hinweis zur Standard E-Mail Adresse:
FlowFact erkennt die eine Standard E-Mail Adresse, wenn folgende Voraussetzungen gegeben sind:

Registerkarte IMAP

  1. Die Registerkarte IMAP dient der Einstellung Ihrer IMAP-Inbox. Wenn auf Ihrem Server bereits IMAP-Ordner und -Postfächer existieren, so können Sie diese auch über die Schaltfläche [...] abrufen. Wählen Sie anschließend die IMAP-Inbox und Ihren Spamfolder anhand der gleichnamigen Listenfelder aus.

    Tragen Sie im darunterliegenden Feld zum Beispiel die Zahl 8 ein, wenn die Mails in der Inbox nach 8 Tagen auf Ihrem Server entfernt werden sollen. Die Schaltfläche darunter  öffnet das IMAP-Postfach zum angezeigten IMAP-Konto.

    Wenn Sie bei "Mails aus der Inbox des Server nach" 0 Tagen eintragen, so sorgen Sie dafür, dass die e-Mails immer auf dem Server bleiben und nicht gelöscht werden.

Registerkarte Signatur

Mit dem nächsten Release von FlowFact Performer CRM kann die Signatur auch beim Mailkonto hinterlegt werden.

Insofern kann bei Einsatz mehrerer Mandanten auch ein unterschiedliches Design der Signatu-ren eingesetzt werden.

Zudem kann somit zwischen einer Signatur für geschäftliche und private E-Mails unterschieden werden.

Wenn ein Anwender die Berechtigung hat auch E-Mails von einem anderen Konto aus zu versenden – wird die entsprechende Signatur verwendet.

Unter „Administration/Konten“ ist es möglich mehrere Konten anzulegen. Dabei kann man nun pro Konto unter „Mail-Signatur“ eine Plain-Text- und eine HTML-Signatur hinterlegen. Unter „Vorbelegung“ kann definiert werden, welcher Benutzer der Besitzer des Kontos ist. Besitzt ein Benutzer mehrerer Konten, kann er bei einer neuen e-Mail im Feld „Von“ der e-Mail wählen, von welchem Konto aus die e-Mail versendet werden soll.

Sind in den Konten Signaturen für den Benutzer hinterlegt, werden diese in eine neue e-Mail eingefügt. Sind die Signaturen in den Konten deaktiviert oder nicht vorhanden, werden die Signaturen, wie bisher aus dem Benutzer gezogen.

 

Registerkarte Erweitert

  1. In der Registerkarte Erweitert können Sie vom Standard abweichende Ports für Posteingangs- und -Ausgangsserver eintragen.
  2. Die ID im Bereich IMAP wird von FlowFact verwaltet und sollte nicht verändert werden. Die Änderung kann im Rahmen administrativer Arbeiten jedoch sinnvoll sein.
  3. Bei aktivierter Funktion Dieses Konto wird vom Maildienst nicht verarbeitet, können Sie ein E-Mail-Konto deaktivieren.
Auswahl-Liste

Im rechten des Fensters sehen Sie alle eingetragenen Konten. Da die Überschriften der Liste über Sortierfunktionen verfügen, können Sie sich auf diese Weise sehr schnell einen Überblick verschaffen.

Klicken Sie zum Beispiel auf die Überschrift Besitzer, so werden die Konten für jeden Anwender getrennt untereinander angezeigt. Erneutes Klicken auf die Überschrift kehrt die Sortierreihenfolge um.

 

Auswahlliste (Listenfeld) der E-Mail-Adressen im Fenster Aktivitäten

Wurden pro Benutzer mehrere Konten eingegeben (siehe oben), so können diese für jede neue E-Mail-Nachricht ausgewählt werden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

Erzeugen Sie eine neue E-Mail und ...

... klicken Sie auf die Schaltfläche Erweitern
... klicken Sie dann auf das Listenfeld Von
... wählen Sie die gewünschte Adresse aus.

Hinweise:

 

Die Vorteile von IMAP nutzen

FlowFact muss nicht zwingend das führende E-Mail-System für Ihre tägliche Arbeit werden. Durch die Verwendung von IMAP-Konten können Sie auch weiterhin Ihre E-Mail-Korrespondenz mit Ihrem Lieblings-Mailsystem oder direkt bequem auf einem mobilen Endgerät durchführen. Wenn die Konto- und Ordner-Einstellungen im FlowFact System korrekt eingerichtet sind, spiegelt FlowFact genau die Korrespondenz wider, die Sie über Ihren Mailclient oder das mobile Endgerät durchgeführt haben. Um dies zu gewährleisten gehen Sie bitte wie folgt vor:

  1. Definieren Sie in Ihrem Mailclient Ihre Ordner für
  1. Richten Sie Ihr Mailkonto in FlowFact wie oben beschrieben ein und klicken Sie auf dem Reiter "IMAP" auf die Funktion "IMAP-Ordner abrufen" -wählen Sie dann die entsprechenden Ordner von Ihrem Mailclient aus:


  2. Nun können Sie in Ihrem Mailclient oder auf Ihrem mobilen Endgerät die eingegangenen E-Mails wie gewünscht bearbeiten und in die entsprechenden Ordner verschieben:


  3. Beim nächsten Abgleich mit dem Maildienst werden die entsprechenden Ordner abgerufen und die E-Mails analog in FlowFact weiterverarbeitet:

Experteneinstellungen

Weitere Einstellungen wie TIF-Attachments nicht im Archivierungsfenster speichern, Versand aller Ausgangs-E-Mails als Blind-Kopie an eine bestimmte Adresse (z.B. die Realisierung eines externen zentralen Postausgangs auch ohne Mailserver), Uhrzeiteinstellung und Intervall für Mail-Dienst-Aktivität können Sie in der FlowFact.INI berücksichtigen.

Empfangene E-Mails als "ungelesen" markieren

Beim Abholen von Mails via IMAP werden diese vom Mailserver beim Abholen durch FlowFact gemäss RFC auf "gelesen" gesetzt. Dies ist manchmal nicht gewünscht. Mit dem Eintrag SET_UNSEEN=1 in der Sektion [MAIL] der FlowFact.INI setzt FlowFact das "UNSEEN"-Flag nach dem Abholen der Mails wieder auf "ungelesen" zurück.