Feldarten und Eingabehilfen definieren

Einleitung

Feldarten und Eingabehilfen gehören unmittelbar zusammen. Aus diesem Grund beschäftigt sich dieser Lehrgang sowohl mit der individuellen Eingabe von Feldarten, als auch Eingabehilfen.

Wenn Sie bei der Bearbeitung von Feldarten bzw. Eingabehilfen Fragen haben, so lesen Sie bitte den Abschnitt Fragen und Antworten am Ende dieses Dokuments.

Feldarten

Feldarten sind beschriftete Eingabefelder. Felder, die zur Erfassung von Daten verschiedener Art verwendet werden können. Zuerst müssen Feldarten existieren, um sie dann mittels Eingabehilfen im Fenster einblenden und ausfüllen zu können.

Bei der FlowFact-Version Immobilien dienen Feldarten der Eingabe von Objekt- und Interessentendaten, die u.a. für das automatische Erstellen der Exposés und Offerten und für automatische Selektionen notwendig sind. Bei der Version FlowFact Business haben Sie den Zweck, alle denkbaren Kundenwünsche fest zu halten. Über das Fenster Extras/Feldarten sind Sie in der Lage, beliebig viele, individuelle Feldarten zu definieren, welche dann als Eingabefelder in den Datenfenstern, wie Objekte, Anfragen, Details, Projekte, Aktivitäten zur Verfügung stehen.
 

Eingabehilfen

Wie bereits angedeutet, versteht man unter Eingabehilfen eine Zusammenstellung verschiedener, sinnvoll zusammengestellter Feldarten, die per Mausklick eingeblendet und anschließend ausgefüllt werden. Auf diese Weise können ganze Gruppen von Feldarten gebildet und je nach Art des Vorgangs aufgerufen werden.

Eingabehilfen sind für die Eingabe bestimmter Daten über vordefinierte Felder (Feldarten) unentbehrlich, egal mit welcher FlowFact-Version Sie arbeiten!

Eingabehilfen können Sie mit Karteikarten gut vergleichen. Nehmen wir einmal an, Sie arbeiten mit zwei verschiedenen Karteikarten, z.B. Lieferanten und Kunden. Jede dieser beiden Karteikarten beinhaltet sowohl gleiche aber auch vollkommen unterschiedliche Felder für die Eingabe der Lieferanten- bzw. Kunden-Daten. Bei FlowFact werden die jeweils passenden Eingabefelder in sog. Eingabehilfen zusammengefasst, die per Mausklick am Bildschirm angezeigt werden und anschließend nur noch der Reihe nach ausgefüllt werden müssen.

Auf unser Beispiel übertragen, würden dazu zwei Eingabehilfen, z.B. mit der Bezeichnung "Lieferanten" und "Kunden" ausreichen. Jedes Feld muss in FlowFact nur ein einziges Mal angelegt werden, auch dann, wenn es in mehreren Eingabehilfen vorkommt (z.B. Feld "Preis").

Die Version FlowFact-Immobilien stellt für verschiedene Objektgruppen jeweils separate Eingabehilfen zur Verfügung (z.B. Wohnungen, Grundstücke etc.), denn auch hier müssen pro Objektart individuell zusammengestellte Feld-Anordnungen vorgegeben werden. Da diese Eingabehilfen mit Kontrollmechanismen (z.B. für die Übertragung der Objektdaten in Internet-Immobilienbörsen) verbunden sind, können weder die darin enthaltenen Feldarten, noch die Eingabehilfen verändert, kopiert oder gelöscht werden. Bei allen anderen FlowFact-Versionen sind Muster-Eingabehilfen enthalten, die dem Anwender für Testzwecke zur Verfügung stehen und somit das Prinzip und die Bedienung vermitteln.

Im übrigen können Sie beliebig viele Feldarten Eingabehilfen eingeben. FlowFact setzt Ihnen dabei keinerlei Grenzen. Wie Feldarten eingegeben werden, zeigt Ihnen der Schritt-Kurs Feldarten definieren. In diesem Kurs wollen wir uns mit Anlage bzw. Bearbeitung der Eingabehilfen beschäftigen.

Die beiden folgenden Lehrgänge beziehen sich auf Feldarten und eine Eingabehilfe, die bereits im Bestand der Mustervorlagen enthalten sind und im Fenster Details zur Verfügung stehen (siehe folgende Abbildung):



Die folgenden Schritte sind zwar beispielhaft, eignen sich aber durchaus als Anleitung zur Umsetzung individueller Vorgaben, egal ob Sie mit FlowFact Universal CRM oder FlowFact Immobilien CRM arbeiten.

Feldarten definieren

  1. Feldarten werden im gleichnamigen Fenster (Menü Extras) editiert. Bitte öffnen Sie jetzt das Fenster durch Klick auf die Funktion Extras/Feldarten:

    FLOWF00000166.gif

    Sollte der Eintrag nicht sichtbar sein, ist vermutlich die in folgender Abbildung gekennzeichnete Funktion im Fenster Extras/Benutzer, Registerkarte Berechtigung nicht aktiv:

  2. Um eine neue Feldart hinzuzufügen, klicken Sie zuerst auf die Neu.gif Neu Symbolschaltfläche.
    Füllen Sie anschließend die Felder (siehe folgende Musterabbildung) aus:



    Die abgedunkelten Felder sind nur für die Immobilienversion relevant. Sie werden im Kapitel "Funktionen im Detail", Abschnitt "Extras", Seite "Feldarten" näher beschrieben.
  3. Feld Name: Familienstand
    Erscheint bei jeder Neu.gifNeuanlage Popupmenü



    und im Eingabehilfe-Listenfeld

  4. Feld Sortierung: PRF1
    bestimmt die Anzeige-Reihenfolge der Details in den einzelnen Fenstern:

  5. Feld Plausibilität:
    Hier brauchen Sie nichts einzugeben. Z.B. sinnvoll zur Eingabeprüfung bei Zahlen. Beispiel: Sie nehmen nur Gebrauchtfahrzeuge ab 1990 an oder nur Objekte bearbeiten, die ab 1990 erbaut sind. Die Plausibilität könnte dabei 1990 bis 2000 lauten. Weichen spätere Eingaben davon ab (z.B. 1989), gibt FlowFact einen Warnhinweis aus.
  6. Feld Format:
    Durch Eingaben bestimmter Zeichen in diesem Feld können benutzerdefinierte Formate definiert werden. Mehr dazu finden Sie im Kapitel "Funktionen im Detail", Abschnitt "Extras", Seite "Feldarten (Format)".
  7. Feld Notiz:
    Wird als Hilfe-Tooltipp beim "Überfahren" der Feldarten angezeigt:

  8. Feld Gruppen:
    Über diese Eingabe wird die Anzeige der Feldarten-Registerkarten gesteuert, die in unmittelbarem Zusammenhang mit der jeweiligen Eingabehilfe (siehe weiter unten) stehen.

    In unserem Beispiel steht hier:



    Und in der Eingabehilfe, die wir anschließend beschreiben, steht:



    Das bedeutet, dass die Eingabehilfe nur Feldarten einblendet, wenn diese entweder der Gruppe "Privat" oder "Excel" angehören. Dabei werden die jeweiligen Feldarten in den jeweils definierten Registerkarten angezeigt. Da unser Feldart-Beispiel "Familienstand" für beide Gruppen ("Privat" und "Excel") vorgesehen ist, erscheint es in beiden Registerkarten, wie im folgenden Beispiel zu sehen ist:



    Das Feld wird zwar doppelt angezeigt, kann aber nicht getrennt von einander mit unterschiedlichen Daten befüllt werden, da es sich um ein und daselbe Feld handelt.
  9. Feld Verfügbar:
    Klicken Sie an, in welchem Fenster die Feldart erscheinen soll.
  10. Optionen:
    Unter "Optionen" wird in diesem Zusammenhang die Auswahl von Unterkriterien verstanden. Vergewissern Sie sich zuerst, dass im Bereich Typ die Option Optionen aktiv ist:



    Klicken Sie in der Optionen-Liste in die erste Zelle mit der Bezeichnung Wert und schreiben dort ein "L" hinein:



    Bei FlowFact Immobilien werden die Wert-Angaben bei der automatischen Selektion ausgewertet!

    Bestätigen Sie mit Ihrer [TAB]-Taste und tragen Sie in der Zelle Bezeichnung diesen Wert ein:



    Wie Sie sicher bemerkt haben, wurde eine neue Leerzeile automatisch eingefügt, damit Sie nun auch die nächsten Eingaben machen können. Taben Sie sich also weiter bis zur Zelle Wert in der zweiten Zeile und tragen Sie wie eben beschrieben die restlichen Daten ein:



    Soll z.B. "verheiratet" bei der Eingabe als Wert vorbelegt sein, so klicken Sie auf die Funktion Vorbelegt. Obwohl Sie dort mehrer Felder anklicken können, so macht dies keinen Sinn. Klicken Sie also immer nur eine Option an.
  11. Die restlichen Feldarten unseres Beispiels werden wie folgt eingegeben. Erstellen Sie jeweils neue Feldarten und übernehmen Sie diese Daten:












     

Eingabehilfe definieren

Gehen wir einmal davon aus, Sie wollen eine Hilfe zur Eingabe persönlicher Kundendaten. Zuerst sollten Sie überlegen, welche Kriterien Sie dazu benötigen und welche davon bereits im FlowFact enthalten sind. Benötigen Sie weitere Feldarten, die noch nicht enthalten sind, so geben Sie diese zuerst ein (wie oben beschrieben), um sie anschließend bei der Definition Ihrer neuen Eingabehilfe auswählen zu können.

  1. Um Eingabehilfen editieren zu können, müssen Sie zunächst das gleichnamige Fenster öffnen. Klicken Sie dazu bitte auf den Eintrag Eingabehilfen... (Menü Extras):

    FLOWF00000168.gif

    Sollte der Eintrag nicht sichtbar sein, ist vermutlich die in folgender Abbildung gekennzeichnete Funktion im Fenster Extras/Benutzer, Registerkarte Berechtigung nicht aktiv:

  2. In den folgenden Schritten werden die Eingabehilfe "persönliche Daten" eingeben. Zunächst wollen wir uns das Fenster Eingabehilfen anhand folgender Abbildung näher betrachten Die darin enthaltenen Listen sind gerafft, um Ihnen einen besseren Überblick zu verschaffen. Die abgedunkelten Felder sind nur für die Immobilien-Version vorgesehen und werden hier nicht behandelt. Wenn Sie mehr darüber wissen wollen, dann lesen Sie bitte die Beschreibungen im Kapitel "Funktionen im Detail", Abschnitt "Extras", Seite "Eingabehilfen".

    So sieht das fertig ausgefüllte Fenster (Beispiel) aus:



    Um mit den Eingaben zu beginnen, müssen Sie zuerst den Neuanlage-Modus aktivieren. Klicken Sie dazu auf die Symbolschaltfläche Neu.gif Neu.
  3. Tragen Sie im Feld Name ein: persönliche Daten
  4. Schreiben Sie in das Feld Gruppen: Privat,Excel. In dieser Reihenfolge erscheinen die Registerkarten im Eingabefenster. Die Registerkarten Namen werden mittels Komma (ohne Leerzeichen) getrennt.

    In unserem Beispiel wollen wir die spätere Feldarten-Auswahl im Fenster Details mittels Registerkarten Privat oder Excel übersichtlicher gestalten. Aus diesem Grund haben wir im obigen Lehrgang die Feldarten bereits dafür präpariert (Einträge Privat bzw. Excel im Feld Gruppen).

    Die in der obigen Liste Feldart ersten vier mit "Ja" in der Spalte Vorbelegt? gekennzeichneten Einträge beziehen sich auf Feldarten, deren Gruppenfeld im Fenster Extras/Feldarten nur über einen einzigen Eintrag verfügt, nämlich:



    Aus diesem Grund erscheinen diese Feldarten beim späteren Aufruf der Eingabehilfe nur im Feldartenregister Excel:



    Da die beiden Feldarten "Familienstand" und "Anzahl_Kinder" für beide Feldartenregister vorgesehen sind, wie der Eintrag im Feld "Gruppen" (Fenster Extras/Feldarten) zeigt,...



    ... erscheinen diese sowohl im Feldartenregister "Privat", als auch "Excel":





    Die restlichen Feldarten sind nur für das Feldartenregister "Privat" bestimmt:



    Das Definieren von Feldartenregister gilt sinngemäß selbstverständlich für alle anderen Fenster (der verschiedenen FlowFact-Versionen), die Feldarten beinhalten können.

    Wenn Sie das Gruppen-Feld nicht ausfüllen, so werden die Feldarten in den Standard-Registerkarten (Alle, Ausgefüllt, Unausgefüllt) angezeigt. In unserem Beispiel würde sich das so auswirken:



    UNBEDINGT BEACHTEN:
    Bei Verwendung von Feldarten-Registern (ausgefülltes Gruppen-Feld), müssen Sie unbedingt darauf achten, dass alle in der Eingabehilfe ausgewählten Feldarten über Gruppenbezeichnungen (Feld Gruppen im Fenster Extras/Feldarten) verfügen! Wenn Sie z.B. in einer mit Gruppen definierten Eingabehilfe Feldarten ohne Gruppe auswählen, so werden diese nicht angezeigt. Achten Sie ferner darauf, dass in der Eingabehilfe alle Gruppen genannt werden müssen, die auch in den Feldarten festgelegt worden sind.
  5. Wir fahren fort mit dem Feld Zumischen in, welches wir für unser Beispiel leer lassen. Dennoch wollen wir an dieser Stelle den Sinn dieses Feldes kurz erläutern:

    Soll nach Aufruf einer bestimmten Eingabehilfe zusätzliche Feldarten angezeigt (eingemischt) werden, so muss in diesem Feld die Eingabehilfe eingetragen werden, in welcher die zusätzlichen Feldarten definiert sind. Das Einmischen von Feldarten über andere Eingabehilfen kann durchaus Sinn machen, wie die folgenden Beispiele zeigen:

    Anwendungsbeispiel für Fact Universal CRM - Anwender:
    Sie verwenden eine Reihe von Eingabehilfen.
    Inzwischen haben Sie weitere Feldarten definiert.
    Bei allen Eingabehilfen sollen die neuen Feldarten erscheinen.
    Sie müssten jetzt jede Eingabehilfe ändern, indem Sie dort jeweils die neuen Feldarten entsprechend vorbelegen.
    All diese Arbeiten können Sie sich sparen, wenn Sie sich Ihre Feldarten über eine zusätzliche Eingabehilfe einmischen lassen. Ihre bisherigen Eingabehilfen bleiben unberührt. Und wenn Sie künftig weitere Felder benötigen, brauchen Sie diese auch wieder nur in Ihrer Einmisch-Eingabehilfe vorbelegen!

    Anwendungsbeispiel für FlowFact Immobilien CRM - Anwender :
    Sie verwenden empfohlener Weise die Standard-Eingabehilfen.
    Sie haben eigene Feldarten, die in die Standard-Eingabehilfen eingefügt werden sollen.
    Standard-Eingabehilfen lassen sich jedoch nicht ändern!
    Der einzige Weg eigene Feldarten beim Aufruf von Standard-Eingabehilfen mit einblenden zu lassen ist die Mischfunktion!

    Wollen Sie von diesen Funktionen Gebrauch machen, lesen Sie bitte den Lehrgang weiter unten.
  6. Feld Notiz: Hier können Sie interne Notizen zur Eingabehilfe eintragen.
  7. Feld Vorbelegung: Alles, was Sie hier eintragen, wird später bei jeder Neuanlage automatisch im Notizfeld des vorgesehenen Fensters als Vorbelegung erscheinen.
  8. Funktion Aktiv bei Neuanlage: Aktivieren Sie diese Funktion (Häkchen sichtbar), wenn die Eingabehilfe nicht nur im Eingabe-Listenfeld, sondern auch im Neuanlage-Menü erscheinen soll, z.B.

  9. Die beiden Funktion Liste aktualisieren und Nach Feld 'Sortierung' sortieren beziehen sich nur auf die Anzeige der im Fenster Eingabehilfen gezeigten Listen.

    Liste aktualisieren    : Wenn Sie eine neue Eingabehilfe hinzufügen, löschen oder den Namen einer Eingabehilfe ändern, so wird beim nächsten Speichern die Änderung in der Liste Eingabehilfen (siehe "1" in folgender Abbildung) sichtbar.

    Nach Feld 'Sortierung' sortieren    : Bei aktiver Einstellung wird die Liste Feldart (siehe "2" in folgender Abbildung) nach den Vorgaben der jeweiligen Feldarten sortiert. Bei ausgeschalteter Funktion erfolgt die Sortierung alphanumerisch aufsteigend.

  10. Verfügbar: Vergessen Sie bitte nicht, in welchem Fenster Ihre Eingabehilfe erscheinen soll, z.B.

  11. Der wichtigste Teil des Fensters Eingabehilfen ist die Liste der Feldarten. Hier legen Sie fest, welche der zur Verfügung stehenden Feldarten beim Aufruf der Eingabehilfe im jeweiligen Fenster erscheinen sollen.

    Um z.B. die Feldart "Eigenkapital" als normales Eingabefeld hinzuzufügen, klicken Sie innerhalb der Zeile "Eigenkapital" auf das Listenfeld (Schaltfläche mit Pfeil nach unten zeigend) in der Spalte Vorbelegt? und wählen Ja aus. So gekennzeichnete Feldarten können beim Ausfüllen übergangen werden, ohne dass FlowFact auf eine Eingabe besteht.



    Soll die Feldart unbedingt ausgefüllt werden, so verwenden Sie den Eintrag Pflichtfeld.



    Wird das Feld bei der späteren Eingabe nicht ausgefüllt, so bringt sich FlowFact mit folgender Meldung in Errinnerung:



    Wollen Sie eine Feldart aus Ihrer Vorbelegung entfernen, so verwenden Sie den Listenfeldeintrag Nein

    TIPP:
    Die obige Auswahl Ja, Pflichtfeld, Nein ist einfacher, wenn Sie statt der Maus, Ihre Tastatur verwenden: Klicken Sie in die Vorbelegt?-Spalte und drücken Sie dann den jeweiligen Anfangs-Buchstaben, z.B. j für Ja.
  12. Über die Schaltfläche mit den drei Punkten können Sie den FlowFact Sicherheitsdialog öffnen, um Feldarten z.B. für bestimmte Berechtigungsgruppen zu bestimmten. Berechtigungen auf Benutzerebene sind nicht möglich, deshalb ist der linke Bereich (Merkmale) leer.



    Bei Feldarten mit vorhandenen Berechtigungseinstellungen enthält die Schaltfläche ein X:

  13. Feldarten können, um eine bessere Übersicht zu erreichen, auch farblich gekenntzeichnet werden. Die Schaltfläche in der Spalte Farbe öffnet den Standard-Dialog zur Farbauswahl.



    Die ausgewählte Farbe erscheint im jeweiligen Eingabe-Fenster (z.B. Details) und im Fenster Eingabehilfen.
  14. Die letzte Schaltfläche in der Spalte Filter ist nur für das Customizing interessant und kann in unserem Beispiel übergangen werden. Sie öffnet einen Dialog, der zur Eingabe eines Filterstrings vorgesehen ist. Auf diese Weise können z.B. Feldartenoptionen in Abhängigkeit der gewählten Eingabehilfe ein- bzw. ausgeblendet werden. Bestimmte Standardfeldarten wie z.B. Objektart (Version Immobilien) enthalten bereits einen Filter.
  15. Gemäß dieser Beschreibung können Sie jetzt noch die restlichen Feldarten für die Vorbelegung gemäß unserem Beispiel definieren (siehe folgende Abbildung):

Hinzumischen von Feldarten

Sinn und Zweck

Wie oben bereits erwähnt, können Sie durch das Hinzumischen von Feldarten über selbst definierte Zumisch-Eingabehilfen...

Das Prinzip

Die Eingabehilfen werden über Zumisch-Eingabehilfen durch zusätzliches Anzeigen weiterer Feldartarten (Daten-Eingabefelder) erweitert, ohne selbst geändert werden müssen. Evtl. Änderungen sind nur in den Zumisch-Eingabehilfen notwendig. Zumisch-Eingabehilfen sind nach außen hin unsichtbar. Bei Aufruf einer Eingabehilfe, die in einer Zumisch-Eingabehilfe erfasst ist, werden die darin definierten Feldarten den regulären Feldarten hinzugemischt. In einer Zumisch-Eingabehilfe können beliebig viele Eingabehilfen definiert werden.

Die folgende Skizze soll dieses Prinzip verdeutlichen:

Vorgehensweise

  1. Die einzelnen Schritte gleichen den Angaben, die Sie bereits im obigen Lehrgang "Eingabehilfe definieren" kennen gelernt haben. Öffnen Sie also wieder das Fenster Eingabehilfen... (Menü Extras) und beginnen Sie mit der Neuanlage einer Eingabehilfe durch Klick auf die Symbolschaltfläche Neu.gif Neu.
  2. Tragen Sie anschließend im Feld Name eine passende Bezeichnung ein, wie z.B.: _persönliche Daten
    Der Unterstrich sorgt dafür, dass die Eingabehilfe am Listenanfang steht und sich deutlich von den anderen Eingabehilfe-Namen unterscheidet.
  3. Feld Gruppen: Privat,Excel.

    Bitte tragen Sie hier nur die Registerkartennamen von Feldarten ein, die über die Zumisch-Eingabehilfen hinzukommen. Ansonsten werden leere Registerkarten angezeigt.

    In unserem Beispiel gehen wir davon aus, dass bereits die Eingabehilfen "Zahlungsmoral" existiert:



    Die darin vorbelegten Feldarten verfügen alle die Gruppenbezeichnung Zahlung. Im einzelnen handelt es sich um:






     
  4. Tragen Sie im Feld Zumischen in diese beiden Eingabehilfen ein: Zahlungsmoral

    Selbstverständlich wird das Zumischen erst interessant, wenn Sie hier gleich mehrere Eingabehilfen definieren können (es können beliebig viele Eingabehilfen eingetragen werden). Zur Eintragung einer größere Anzahl von Eingabehilfen steht eine spezielle Funktion zur Verfügung, Näheres dazu finden Sie in einer ausführlichen Beschreibung im Internet: http://www.flowfact.com/kb_anleitungen/zumischen_individueller_feldarten.pdf

    In unserem Beispiel wollen wir uns der Einfachheit wegen nur auf eine Eingabehilfe beschränken. Wenn Sie mehrere Eingabehilfen definieren, so gilt auch hier, das die einzelnen Einhabehilfe-Namen jeweils durch Komma (ohne Leerzeichen) getrennt werden.

    Sobald mindestens eine Eingabehilfe eingetragen wurden, wird die Eingabehilfe als Zumisch-Eingabehilfe behandelt.
  5. Legen Sie fest, in welchem Fenster die Eingabehilfe zur Anwendung kommen soll, z.B.:

  6. Geben Sie jetzt an, welche Feldarten zusätzlich ausgegeben werden sollen, z.B. diese:

  7. Testen Sie nun Ihre Eingabehilfe. Schließen Sie alle Fenster (siehe Tipp am Ende dieses Lehrgangs), öffnen Sie dann das Fenster Details, um dort über die Neuanlage die Eingabehilfe Zahlungsmoral aufzurufen.

    Und so sollte jetzt der Eingabebereich aussehen:



    Und hier noch einmal zum Vergleich, die gleiche Eingabehilfe ohne Zumisch-Eingabehilfe:

Fragen und Antworten

Bei der Bearbeitung von Feldarten werden oft die folgenden Fragen gestellt. Bitte beachten Sie die Anworten, bevor Sie mit der Arbeit beginnen: