Textbausteine in FlowFact (AutoText)

Mit Hilfe dieser Funktion sind Sie in der Lage, individuell erstellte Textpassagen automatisch in Textfelder einfügen zu lassen (z.B. Notizfeld im Fenster Aktivität). Dabei ist es sogar möglich, Platzhalter zu verwenden, wie Sie es z.B. von MS Word her kennen.

FlowFact unterscheidet zwischen allgemeinen und benutzerspezifischen AutoText-Einträgen. Die allgemeinen AutoTexte stehen allen Benutzern in Ihrem Unternehmen zur Verfügung und werden (in der Regel vom Systemadministrator) im Fenster Extras/Grundeinstellungen..., Registerkarte AutoText eingefügt bzw. bearbeitet. Die Bearbeitung bzw. Eingabe benutzerspezifischer AutoTexte findet im Fenster Extras/Benutzer (ebenfalls Registerkarte AutoText) statt.

Um einen AutoText aufzurufen, brauchen Sie nur das jeweilige Kürzel einzugeben und anschließend die Taste [F3] auf Ihrer Tastatur zu drücken. Das Kürzel wird sofort durch die Textpassage ersetzt. Das entspricht im übrigen auch der Bedienung von AutoTexten in MS Word. Aber auch das Einfügen über Listenauswahl ist möglich. Drücken Sie dazu Ihre Taste [F4].

Eine weitere Besonderheit ist, dass Sie sich nicht nur Texte automatisch einblenden lassen können, sondern auch (fensterübergreifende) Platzhalter!

Neue Textbausteine eingeben

  1. Um z.B. benutzerspezifische Textbausteine zu definieren, öffnen Sie das Fenster Extras/Benutzer (Register AutoText). Dort befindet sich eine Liste, deren Spalten direkt editiert werden können.
  2. Tragen Sie in der 1. Spalte (Kürzel) das Kürzel zu Ihrem Textbaustein ein (max. 20 Zeichen, Groß-/Kleinschrift bedeutungslos). Je kürzer das Kürzel, desto weniger müssen Sie später eintippen, um Ihren Textbaustein aufzurufen.
  3. In der 2 Spalte Text geben Sie Ihren Textbaustein ein. Reicht der sichtbare Zellenraum nicht aus, so fahren Sie mit Ihrem Mauszeiger in die graue linke Zelle dieser Zeile. An der dortigen Grenzlinie zur nächsten Zeile verändert sich Ihr Mauszeiger.



    Halten Sie jetzt die linke Maustaste gedrückt, während Sie diese nach unten ziehen. Lassen Sie die Maustaste erst los, wenn der Zeilenabstand groß genug ist.
  4. Klicken Sie jetzt in die erste freie Zelle der Spalte Kürzel und tragen Sie Ihr Kürzel ein, z.B. mfg
  5. Gehen Sie jetzt in die Spalte Text und schreiben Sie Ihren Textbaustein, z.B. Mit freundlichen Grüßen...
  6. Sie können dabei genau so schreiben, wie Sie es von Textfeldern her gewohnt sind (1 x die [Return]-Taste drücken fügt z.B. einen Absatz ein).
  7. Speichern Sie Ihre Eingabe durch Klick auf die OK-Schaltfläche:

Verwendung von Platzhaltern

Platzhalter für FlowFact-Daten

Das Besondere am FlowFact-AutoText ist u.a., dass Sie in Ihren Textbausteinen Platzhalter berücksichtigen können, die in der Lage sind, sogar verknüpfte Daten einzublenden. Der Aufbau der Platzhalter erfolgt nach dem üblichen Prinzip, also so, wie Sie es bereits von MS Word oder MS Excel her kennen. Damit FlowFact Platzhalter erkennen kann, müssen diese mit geschweiften Klammern ({...})beginnen und enden. Der Platzhalter zum Einfügen des Feldinhalts Namen der verzweigten Adresse (Fenster Aktivitäten, Verknüpfungsfeld Adresse 2) sieht z.B. so aus: {AKT_AD_B_Name}. Dieser Beispielplatzhalter setzt sich so zusammen:

AKT = Ausgangspunkt Aktivität

AD = Verzweigung zum Fenster Adresse (B = Zweite verknüpfte Adresse)

Name = Adressenfeld Name.

Spezial-Platzhalter

Außer den o.g. FlowFact-Platzhaltern können Sie noch folgende Spezial-Platzhalter verwenden:

{JETZT} = Systemdatum/Zeit, gem. diesem Format: 16.12.1998, 10:50 Uhr

{HEUTE} = Systemdatum ohne Zeit, also z.B.: 16.12.1998

Textbausteine aufrufen

Zum Einfügen von Textbausteinen stehen Ihnen zwei grundsätzlich unterschiedliche Funktionen zur Verfügung, die wir nachfolgend kurz beschreiben. Damit Sie die nachfolgenden Schritte gleich nachvollziehen können, sollte sich Ihr Cursor in einem Textfeld befinden. Bitte öffnen Sie deshalb z.B. das

  1. Fenster Aktivitäten, klicken Sie auf
  2. Neuanlage und klicken Sie in das Notizfeld.

Textbaustein-Eingabe über Kürzel:

  1. Schreiben Sie an der gewünschten Stelle das Textbausteinkürzel, z.B. mfg
  2. Der Cursor steht jetzt rechts vor dem Kürzel. Drücken Sie jetzt die Taste F3
  3. Anschließend wird das Kürzel durch den Textbaustein überschrieben.

Textbaustein-Eingabe über Auswahl-Liste:

Textbausteine können auch ohne Kürzel eingefügt werden.

  1. Plazieren Sie zuerst Ihren Cursor dort, wo der Textbaustein eingefügt werden soll.
  2. Drücken Sie dann die Taste F4
  3. Wählen Sie in der folgenden Dialogliste den gewünschten Textbaustein aus und bestätigen Sie durch Klick auf die OK-Schaltfläche, durch Doppelklick auf die jeweilige Listenzeile oder durch Drücken der [Return]-Taste.
  4. Anschließend erscheint der Text an der gewünschten Stelle.

Hinweise