Adresse eingeben

Einleitung

Alle Adressen, ob Kunden, Lieferanten, Behörden, Kollegen, Mitarbeiter, Angestellte, Freunde, (bei der Immobilienversion auch Immobilienanbieter, Interessenten, ) usw. werden bei FlowFact in einem einzigen Fenster verwaltet. Adressen können mit weiteren Datenfenstern verknüpft werden und sind daher in der Regel der Ausgangspunkt von Vorgängen. Sie werden das Fenster Adressen deshalb nicht nur zur Eingabe von Adressen verwenden, sondern Ihre Suche nach bestimmten Unterlagen bzw. Informationen von hier aus starten.

Dieser Lehrgang zeigt Ihnen, wie Sie eine neue Adresse eingeben. Dazu sind nur wenige Schritte notwendig, wie die Kurz-Anleitung zeigt.

Kurz-Anleitung

Öffnen Sie zuerst das Fenster

Klicken Sie auf

Füllen Sie die Felder aus. Die einzelnen Felder erreichen Sie durch Drücken der [TAB]-Taste. Verwenden Sie am besten die über TAB vorgegebene Reihenfolge. Damit stellen Sie sicher, dass FlowFact Ihre Adressen-Daten automatisch ergänzt (z.B. PLZ, Anrede, Vorwahl-Nummern).

Speichern Sie Ihre Adresse, indem Sie z.B. auf klicken. Sie müssen aber nicht auf Speichern klicken. Sie können auch alternativ in eine andere Ansicht wechseln (z. B. Kalender). Im Hintergrund speichert FlowFact automatisch Ihre Eingabe.

Ausführliche Anleitung

Öffnen Sie zuerst das Fenster durch Klick auf das Symbol.

Dass Sie sich nun im Fenster befinden sehen Sie anhand der Kopfleiste.

Zum Anlegen eines neuen Datensatzes klicken Sie auf die Schaltfläche :

Nun klicken Sie mit Ihrer Maus in das Bearbeitungsfeld "Firma". Nun können Sie Ihre gewünschten Informationen in die jeweiligen Bearbeitungsfelder editieren. Mit Hilfe der TAB-Taste können Sie bequem in das nächste Bearbeitungsfeld springen.

Wählen Sie nun die gewünschte Anrede. In unserem Beispiel: "Herr"

Mit Tab-Taste weiter haben Sie nun die Möglichkeit den Namen einzugeben. In unserem Beispiel: "Klaus Kappert"

Weiter geht es mit der Tab-Taste. Nun geben Sie die Anschrift in das Feld Anschrift ein. Beim editieren der Anschrift wird Ihnen unten ein gelbes Fenster geöffnet. Daran können Sich sich orientieren, wie die Daten korrekt angeordnet werden.

Die Anordnung ist:

Straße

PLZ, Ort, Ortsteil

Land

Postfach, PLZ

Die Eingabe ist so angeordnet, wie Sie das aus dem alltäglichen Briefverkehr gewohnt sind.

Alternativ haben Sie die Möglichkeit über das Feld ... ein neues Fenster zu öffnen um Ihre Eingaben dort zu editieren.

Wenn Sie nun mit der Tab-Taste weiter springen, wird Ihnen automatisch die Briefanrede, als auch die Vorwahlnummer generiert.

Anschließend haben Sie die Möglichkeit Telefonnummern, ggf. eine Internetadresse oder aber auch max. 5 E-Mail Adressen zu vergeben.

Jetzt haben wir folgenden Zustand erreicht:

Namensfeld für Lebensgemeinschaften

Die Kommunikation mit Interessenten oder Kunden, die gemeinsam leben und unterschiedliche Nachnamen führen, ist in FlowFact ab Version 2007 möglich. Einladungen, Mailings, Briefe, E-Mails, etc. werden so immer mit der richtigen Anrede von beiden Personen versandt. Das vereinfacht damit die Arbeit im Backoffice, Marketing und überall da, wo Sie früher eigenhändig die Namen ergänzen oder verändern mussten.

Tragen Sie dazu einfach im Feld Name die beiden Namen jeweils in eine separate Zeile ein, wie z.B.:

Doris Freundlich
Karl Zufrieden

Verwenden Sie als Anredeform entweder Herr + Frau oder Frau + Herr (je nach der im Feld Name gewählten Reihenfolge). Die Briefanrede wird wie gewohnt automatisch in korrekter Form ergänzt, z.B.:

Sehr geehrte Frau Freundlich,
sehr geehrter Herr Zufrieden,

Nach Verlassen des Feldes Ort füllt für Sie die in FlowFact enthaltene Funktion PostPerfect automatisch die Felder Postleitzahl, Ortsteil, ...

... sowie Telefon und Fax (jeweils die Vorwahl-Nummer).

Auch die Briefanrede wurde korrekt erstellt.
In das Feld Stichworte schreiben Sie sich nur kleine "Eselsbrücken", mit denen Sie Datensätze gezielt wieder finden. Das sind insbesondere:

- Abkürzungen, z.B. FF für "FlowFact"
- frühere Namen (nach Firmenumbenennungen oder Heirat)
- Synonyme
- falsche Schreibweisen z.B. bei schwierigen ausländischen Namen wie Bönizki für "Boenitzky"
- Spitznamen (z.B. Lucky für Herrn Glück)
Ergänzen Sie nun die Telefon-Nummer(n). Beginnen Sie mit der ersten Rufnummer ein (Spalte Rufnummer), z.B. 123456
Gehen Sie mit [TAB] zur Spalte Bemerkung und geben Sie dort ein: privat
Gehen Sie mit [TAB] in die 2. Zeile der Telefonliste (Spalte Vorwahl) und tragen Sie dort die Vorwahl-Nummer 01704 und in Spalte Rufnummer z.B. 654321. Im Feld tragen Sie Handy ein.
Taben Sie über die leere Spalte Vorwahl in der 3. Zeile hinweg, so wird der Cursor automatisch in das Feld Fax gesetzt. Tragen Sie hinter der vorgegebenen Vorwahl (030) ein: 1296445

Die o.g. Telefon-Liste können Sie Ihrer Bildschirmauflösung entsprechend anpassen: Fahren Sie dazu mit Ihrem Mauszeiger in der Listenüberschrift über eine Spalten-Trennlinie. Sobald der Mauszeiger diese Form einnimmt können Sie bei gedrückt gehaltener Maustaste die Spalten nach links bzw. rechts verkleinern oder vergrößern. Über das Listenmenü (rechter Mausklick auf die Liste) läßt sich diese Einstellung speichern (Funktion Layout speichern).
Tragen Sie noch die E-Mail Adresse im Feld E-Mail ein und achten Sie auf die korrekte Schreibweise. Falls Sie das nicht tun, erledigt FlowFact das für Sie! Zum Beispiel:

Sie haben nun die Gelegenheit, Ihre Eingabe zu korrigieren.
FlowFact bietet Ihnen die Möglichkeit, Datensätze (so auch Adressen) mit sog. Merkmalen zu kennzeichnen. Über diese Merkmale können Sie die Adressen später wieder Zuordnen, um z.B. eine Liste für Rundschreiben zu erstellen. Vergleichen Sie diese Merkmale einfach mit herkömmlichen Kartei-Reitern. Im Fenster Aktivitäten spielen diese Merkmale eine große Rolle z.B. beim Verteilen von internen Nachrichten an bestimmte Mitarbeiten.

Wenn Sie FlowFact über den Einrichtungs-Assistenten eingerichtet haben, sollte Ihr Benutzermerkmal automatisch erscheinen. In unserem Beispiel wollen wir ein weiteres Merkmal hinzufügen:

Klicken Sie dazu einfach auf den Merkmale-Bereich, um im darauf folgenden Dialog die gewünschten Merkmale (bzw. das gewünschte Merkmal) zu übernehmen.

Sie haben folgende Möglichkeiten, Merkmale zu auszuwählen:

Per Maus:
Klicken Sie die gewünschten Merkmale an. Wenn sich diese in einem Merkmale-Ordner befinden, müssen Sie diesen zuerst durch Klick auf das Pluszeichen öffnen:

Durch Klick auf den Merkmale-Ordner können Sie alle darin enthaltenen Merkmale übernehmen. Bestätigen Sie in diesem Fall die darauf folgende Abfrage mit JA:

Per Kürzel:
Bei der Definition von Merkmalen, haben Sie die Möglichkeit mit Merkmal ein Kürzel zu speichern. Sinnvoll sind diese Kürzel besonders bei Mitarbeiter-Merkmalen, wenn Sie z.B. interne Nachrichten (im Fenster Aktivitäten) an bestimmte Mitarbeiter senden wollen:

Soll z.B. das vorbelegte Merkmal gelöscht werden, drücken Sie einfach Ihre [Entf]-Taste, so lange der Cursor im leeren Feld (Vorbelegung) steht:

Tippen Sie das Kürzel im Feld Kürzel ein und bestätigen Sie mit Ihrer [Return]-Taste:

Das Feld Kürzel wird gelehrt, der Cursor bleibt aber darin stehen, damit Sie ein weiteres Kürzel eingeben können (usw.)
Wenn Sie wollen, können Sie noch ein Bild des Adressaten einfügen. Klicken Sie dazu einfach in das Bildfeld hinein und führen Sie im darauf folgenden Einblend-Menü die Funktion Öffnen... aus. Im darauf folgenden Dialog können Sie dann ein bereits gespeichertes Bild auswählen:

Weitere Informationen dazu finden Sie im Kapitel "Funktionen im Detail", Abschnitt "Datei", Seite " Adressen".
Wenn Sie mit der Eingabe Ihrer Adresse fertig sind, klicken Sie auf OK ( OK-Symbol), um die Adresse zu speichern.

Sollten Sie das Speichern durch Klick auf das OK-Symbol vergessen, so wird Ihre Eingabe spätestens beim nächsten Fensterwechsel automatisch gespeichert. Eine automatische Speicherung findet aber auch statt, wenn Sie z.B. wieder auf das NEU-Symbol klicken, einen Suchvorgang starten, einen Brief schreiben (Word-Symbol), das Fenster schließen oder FlowFact beenden.