Dublettenmanager

Inhalt

• Kurzbeschreibung
• Installation
• Einrichtung
• Anwendung

Kurzbeschreibung

Der DublettenManager beinhaltet zwei besonders einfach bedienbare Module, die dank Ihrer intelliegenten Algorithmen zu sehr genauen Ergebnissen führen. Zum einen ist der DublettenManager in der Lage, echte Dubletten im Adressenbestand mit hoher Geschwindigkeit ausfindig zu machen, wobei der Umfang der Analyse mit verschiedenen Optionen und Vorgaben vom Anwender sehr flexibel beeinflusst werden kann. Erkannte Dubletten werden in Aktivitäten gesammelt und mit einem Projekt-Datensatz verknüpft. Per Mausklick werden die Dubletten jeweils im Adressenen-Fenster aufgelistet.

Die zweite Besonderheit des DublettenManagers besteht darin, erkannte Dubletten in eine einzige Adresse zu verschmelzen. Dabei werden ergänzende Daten automatisch in die Hauptadresse übertragen, sodass keinerlei Daten verloren gehen.

Einschränkung

Aus Sicherheitsgründen kann die Prüfung lediglich von Administratoren ausgeführt werden.

Installation

Im folgenden zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie den DublettenManager installieren.

1. Rufen Sie den Addin-Konfigurator auf.
   
   
2. Starten Sie das LiveUpdate
   
   
   
   Bestätigen Sie die folgende Info-Box durch Klick auf OK.
3. Nach der Übertragung finden Sie das AddIn im CRM-Ordner. Wählen Sie den Listeneintrag zum DublettenManager aus und bestätigen Sie die darauf folgende Abfrage-Box mit "OK":
   
   
4. Nach erfolgreich durchgeführter Installation erhalten Sie eine Bestätigungs-Box, die Sie bitte durch Klick auf "OK" schließen. Im nächsten Abschnitt wollen wir uns mit der Einrichtung des DublettenManagers beschäftigen. Wenn Sie den AddIn-Konfigurator-Dialog offen lassen, so können Sie direkt mit dem 2. Schritt im folgenden Abschnitt beginnen.

Einrichtung

1. Öffnen Haben Sie den AddIn-Konfigurator (wie oben beschrieben) und wählen Sie das AddIn "DublettenManger" im Ordner "CRM" aus.
2. Klicken Sie auf die Registerkarte "Paramenter" und dann auf die Schaltfläche "Bearbeiten":
   
   
3. Im darauf folgenden Dialog "AddIn Parameter" finden Sie 6 Paramenter, die eine individuelle Anpassung des AddIns möglich machen. Die einzelnen Paramenter sind bereits sinnvoll definiert, sodass Sie diese bedenkenlos ohne individuelle Änderungen übernehmen können.
   
   
4. Aktivitätenart:
   Wir oben erwähnt, werden die Dubletten in einer automatisch erzeugten Aktivität angezeigt. Anhand dieses Parameters können Sie im vorhinein einstellen, mit welcher Aktivitätenart künftig solche Aktivitäten gekennzeichet und im Projekt Dubletten hinterlegt werden sollen. Vorbelegt wird die Aktivitätenart "Aktennotiz".
5. Feldart:
   Dieser Paramenter bestimmt die Bezeichnung der Feldart, mit der künftig die Dubletten in der jeweiligen Aktivität verlinkt werden. Vorbelegt wird "Adressen_X" (Feldartentyp: "Adressen").
6. Stichwort:
   Um Aktivitäten mit den Adressen-Dubletten noch leichter finden zu können, haben Sie hier die Möglichkeit, ein Stichwort zu definieren. Dieser Begriff kann dann über die Standardsuche (Fenster "Aktivitäten") für die Suche verwendet werden. Vorbelegt ist das Stichwort "Dubletten".
7. Projektbezeichnung:
   Wie in der Beschreibung erwähnt, werden alle "Dubletten"-Aktivitäten mit einem Projekt verknüpft. Hier haben Sie die Möglichkeit, die Bezeichnung des Projekts vorzugeben. Vorbelegt ist "Dubletten".
   
   Ist dieses Probjekt nicht vorhanden, so wird es im Rahmen der ersten Dublettensuche automatisch angelegt.
8. Merkmal:
   Die nach der Dubletten-Zusammenführung übrig gebliebenen Adressen erhalten automatisch den Status "archiviert" und darüber hinaus ein zusätzliches Merkmal. Den Namen dieses Merkmals können Sie hier festlegen (vorgegeben ist "Dublette"). Durch die Archivierung sind die Dubletten-Adressen nicht mehr im aktuellen Bestand enthalten. Über das Merkmal können Sie sich jederzeit diese Adressen auflisten lassen, um sie z.B. endgültig zu löschen.
9. Adressenanzahl:
   Bei der späteren Anwendung haben Sie die Möglichkeit, die Anzahl der zu prüfenden Adressen einzuschränken. So können Sie bestimmen, dass z.B. nur die letzten 1000 angelegten Adressen für die Dublettenprüfung untersucht werden sollen. Die Zahl, die Sie hier angeben, dient nur der Vorbelegung im Konfigurations-Dialog, der vor jedem Start des AddIns erscheint. Soll sich die Vorbelegung auf die Überprüfung des gesamten Adressdatenbestand beziehen, so tragen Sie hier bitte eine "0" (Null) ein. Da es sich nur um eine Vorbelegung handelt, können Sie den Wert vor jedem Suchlauf ändern.
10. Navigatoreintrag:
    Soll das AddIn DublettenManager in Ihrem Navigator angezeigt werden, so tragen Sie hier bitte eine "1" ein (empfohlen). Wollen Sie andererseits das Startlogo des AddIns über die Funktion "Anpassen" an einer anderen Stelle platzieren, ohne dass es im Navigator erscheint, so tragen Sie eine "0" ein.
11. Schließen Sie den Paramenter-Dialog ("OK"-Schaltfläche) und anschließend den AddIn-Konfigurator ("Schließen"-Schaltfläche).

Anwendung

Der DublettenManager in der FlowFact CRM Software besteht aus 3 individuellen Schritten;
 

• Dublettenprüfung - nach individuell einstellbaren Kriterien
• Gefundene Dubletten (als vermeindliche Dubletten erkannte Adressen) auflisten
• Dubletten zusammenlegen

Dublettensuche starten / Prüfen

1. Um den DublettenManager zu starten (das funktioniert von jedem Fenster aus), klicken Sie bitte im Navigator (sofern der Navigatoreintrag im Dialog "AddIn Parameter" vorgesehen wurde) auf den Ordner "DublettenManager".
   
   
2. Starten Sie die Anwendung durch Klick auf den Eintrag "Prüfen" und bestätigen Sie die folgende Abfrage mit "Ja".
3. Fehlt die Tabelle "X_AD_CECKDUBLETTE" in Ihrer Datenbank, so erhalten Sie eine entsprechende Meldung. Bitte beantworten Sie diese durch KLick auf "Ja":
   
   
4. Es erscheint zunächst der Dialog "DublettenManager - Konfiguration", anhand dessen Sie den Umfang der Analyse bestimmen können.
   
   Hinweis: Alle Ihre Einstellungen bleiben gespeichert, sodass Sie diese bei der nächsten Dublettensuche wieder verwenden können.
   
   
   
   Im Bereich Datenfelder legen Sie fest, wie viele erste Buchstaben bzw. Zahlen (PLZ) beim Dublettencheck verglichen werden sollen, z.B. die ersten 10 Buchstaben des Eintrages im Feld Firma, die ersten 3 Zahlen im Feld PLZ, etc. Verwenden Sie z.B. die kleinen Pfeil-Schaltflächen, um die Werte zu verringern bzw. zu erhöhen oder tragen Sie den Wert direkt ein. Felder, die bei der Prüfung nicht berücksichtigt werden sollen, können Sie über das Häkchen-Feld deaktivieren (kein Häkchen) oder durch erneutes Klicken wieder in die Prüfung mit einbeziehen. Soll der komplette Inhalt des jeweiligen Adressenfeldes (Firma, Straße, Ort, PLZ, Nachnahme, E-Mail) überprüft werden, so tragen Sie eine "0" (Null) im dazugehörigen Feld ein.
   
   Hinweis: Es muss mindestens ein Feld aktiviert sein.
   
   Folgende weitere Optionen stehen zur Verfügung:
   
   Auf Adressliste anwenden
   Aktivieren Sie diese Funktion, so beschränkt sich die Dublettensuche auf den Inhalt der Adressen Suchergebnisliste. Diese Funktion ist sinnvoll, wenn Sie z.B. eine Excel-Adressenliste importiert haben und diese direkt auf Dubletten hin untersuchen wollen. Bei ausgeschalteter Funktion bezieht sich der Check auf die in der Datenbank gespeicherten Adressen.
   
   Nur auf Hauptadressen anwenden
   Bei aktiver Einstellung werden nur übergeordnete Adressen durchsucht. Das heißt, dass alle mit einer Hauptadresse verknüpften Adressen (es handelt sich dabei in der Regel um "Ansprechpartner") nicht in die Prüfung mit einbezogen werden. Bei ausgeschalteter Funktion werden somit auch verknüpfte (untergeordnete) Adressen untersucht.
   
   Nur folgende Anzahl der zuletzt angelegten Adressen prüfen
   Hier wird die Zahl vorbelegt, die im Rahmen der Einrichtung vorgesehen wurde. Diese Vorbelegung können Sie selbstverständlich an dieser Stelle Ihren Wünschen entsprechend anpassen. Tragen Sie z.B. 500 ein, wenn nur die letzten 500 angelegten Adressen durchsucht werden sollen. Oder verwenden Sie eine "0" (Null), um den gesamten Datenbestand durchsuchen zu lassen.
5. Starten Sie nun die Dublettensuche durch Klick auf die Schaltfläche "OK". Anhand der Fortschrittsanzeige können Sie nun den Prozessverlauf verfolgen. Je nach Größe des Datenbestands und Rechnerleistung, kann die Dublettensuche einige Minuten in Anspruch nehmen.
6. Sobald der Vorgang abgeschlossen ist, erscheint eine Meldung, die über Startzeit und Ende der Dublettensuche informiert und mit "OK" bestätigt werden muss.
   
   

Gefundene Dubletten auflisten

1. Öffnen Sie das Fenster Projekte
2. Klicken Sie dann auf die Symbolschaltfläche der Standardsuche oder drücken Sie die F9-Taste.
3. Suchen Sie nun das Projekt, welches mit den Dubletten-Aktivitäten verknüpft wurde. Haben Sie bei der Einrichtung den vorgeschlagenen Projektenamen übernommen, so tragen Sie im Feld Suchbegriff den Namen "Dubletten" ein und bestätigen Sie mit OK.
4. Klicken Sie im Projekt "Dubletten" auf die Registerkarte Aktivitäten.
5. In der Liste am unteren Fensterbereich werden nun die Dubletten-Aktivitäten angezeigt. Jede Aktivität enthält mindestens zwei Adressenverknüpfungen, die zusammen als Dublette erkannt wurden. Die erste (bzw. übergeordnete) Adresse ist mit dem Verknüpfungsfeld "Adresse1" verknüpft. Alle weiteren Adressen sind über die Feldart "Adressen_X" (bei Übernahme der Vorbelegung zum Parameter "Feldart", siehe Kapitel Einrichtung) im Bereich "Details" (Feldartenliste) verbunden.
   
   
6. Sie können sich per Mausklick alle Adressen auflisten lassen, die als vermeindliche Dublette erkannt wurden. Dazu klicken Sie von der jeweiligen Aktivität aus auf die DublettenManager Funktion "Dubletten listen". Alle zu einer Dublette gehörenden Adressen werden daraufhin in Suchergebnisliste des Adressen-Fensters angezeigt. Durch wechselweises Anklicken der jeweiligen Listeneinträge können Sie die Unterschiede der Adressen erkennen.
   
   

Dubletten zusammenlegen (Adressen zusammenlegen)

1. Jetzt haben Sie die Möglichkeit die Dubletten in Form einer einzigen Adresse zusammen zu legen. Welche Adresse künftig beibehalten werden soll (z.B. die älteste Adresse) entscheiden Sie durch Markierung der Zieladresse über die Liste. Das heißt, die markierte, also oben im Detail angezeigte Adresse, wird weiterhin existieren und als Adresse alle Verknüpfungen der anderen Adresse(n) erhalten.
2. Starten Sie die Zusammenlegung, indem Sie auf den Navigatoreintrag "Dubletten zusammenlegen" klicken. Sicherheitshalber erhalten Sie zuerst eine Meldung, in der die Anzahl der Dublettenadressen sowie die Eckdaten (Kennung, Firma, Name, Straße, PLZ/Ort) der beibehaltenen (angezeigten) Adresse angegeben sind.
   
   
3. Fahren Sie mit der Zusammenlegung durch Klicken auf die Schaltfläche "Ja" fort. Nach erfolgter Zusammenlegung erscheint eine Rückmeldung, die mit "OK" geschlossen werden muss.
   
   
4. Alle Verknüpfungen (z.B. Aktivitäten, Projekte, Objekte, Anfragen, Details), wurden bei den Dubletten entfernt und auf die Hauptadresse übertragen. Es gehen im Zuge der Zusammenlegung keine verknüpften Daten verloren, es ändert sich nur die Bezugsadresse.
   
   Alle Verlinkungen, die sich über bisher zwei (oder mehr) Adressen erstreckt haben, sind jetzt nur noch mit einer einzigen Adressen (die von Ihnen als Hauptadresse ausgewählt wurde) verknüpft. Das können Sie überprüfen, indem Sie die untergeordneten Adressen in der Liste anklicken und auf die grauen Ordner-Symbole in den Verknüpfungsregisterkarten achten.
   
   Die Dubletten-Adresse(n) erhalten den Status "Archiviert" und das Merkmal "Dublette" (wenn bei der Einrichtung die Vorbelegung übernommen wurde). Außerdem wurde die dazugehörige Aktivität als "erledigt" gekennzeichnet.
   
   Fax-Nummer:
   War in der Hauptadresse das Feld "Fax" leer, so wurde die Fax-Nummer der Dublette in die Hauptadresse kopiert.
   
   E-Mail-Adresse:
   War in der Hauptadresse das Feld E-Mail leer, so wurde die E-Mail-Adresse der Dublette in die Hauptadresse kopiert. War das Feld der Hauptadresse bereits gefüllt, so wird die E-Mail-Adresse der Dublette in das Feld "Weitere E-Mail-Adressen" der Hauptadresse kopiert. Sind darüber hinaus weitere E-Mail-Adressen in der Dublette gespeichert, so werden auch diese in der Hauptfensterfeld "Weitere E-Mail-Adressen" übertragen.
   
   Telefon-Nummer:
   Die Telefon-Nummern werden Zeile für Zeile verglichen. Beschriebene Telefon-Felder der Hauptadresse bleiben unverändert. Leere Felder werden befüllt, sofern in den restlichen Adressen zum jeweiligen Telefon-Feld eine Eintragung existiert.
   
   Merkmale:
   Es werden alle Merkmale aus den Dubletten in die Zieladresse übertragen.
5. Zu gegebener Zeit können Sie sich die Adressen mit dem Merkmal "Dublette" über die Spezialsuche auflistenlassen und endgültig löschen. Denken Sie bei der Spezialsuche daran, dass diese Dubletten den Status Archiviert besitzen und hier unter Umständen Ihre individuelle Einstellung unter Ansicht, mit der Funktion Archiv einbeziehen angepasst werden sollte, um diese Datensätze sehen zu können.