Index-Server (Indexsuche)

Beschreibung

Der optionale Index-Server indiziert alle Daten FLOWFACT-weit, d.h. er stellt bei der Suche nicht nur alle Informationen aus allen Fenstern, sondern auch aus extern verknüpften Dateien zur Verfügung, wie z.B. Ablagetexte (MS-Word-Dokumente), Posteingang und Postausgang.

Damit Sie von der Indexsuche Gebrauch machen können, müssen Sie über eine Index-Server-Lizenz verfügen. Beim Index-Server handelt es sich um einen sog. FLOWFACT-Dienst, der (wie alle Dienste) im Hintergrund arbeitet. Nach dem ersten Start (eine erfolgreiche Installation vorausgesetzt) baut der Index-Server die notwendigen Index-Daten auf. Anschließend beschränkt sich die Indizierung nur noch auf neue bzw. geänderte Daten. Die Intervalle der Indizierungen sind frei einstellbar. Unterhalb der Suchbegriff-Eingabe im Dialog Indexsuche wird das Datum und die Uhrzeit der letzten Indizierung angezeigt (Stand der Datenbasis).

Der Microsoft® SQL Server™ 7.0 stellt eine Reihe zusätzlicher Tools zur Verfügung, wie z.B. sog. Volltextkataloge für deren Aufbau der MS Index-Servers verantwortlich sind. Somit lag nahe, diese extrem leistungsoptimierten Mechanismen für FLOWFACT nutzbar zu machen. Der FLOWFACT Indexserver setzt also darauf auf, d.h. er definiert die für die Indexsuche relevanten Datenbereiche, bereitet Blob-Dateien unter Verwendung sog. IFilter ("Wordbreaker") auf, z.B. Aufsplitten von Excel-, Html- und Worddateien in einzelne Wörter. Der FLOWFACT-Indexserver verwendet automatisch alle installierten IFilter.

Einen IFilter für das PDF-Format können Sie sich auf der Adobe-Homepage unter der Adresse http://www.adobe.com/support/downloads/product.jsp?product=1&platform=Windows downloaden.

Da zum Indizieren von Word-Dateien (Ablagedokumente) MS Word selbst nicht mehr notwendig ist, wird der Rechner enorm entlastet. Der FLOWFACT Indexserver übergibt die so aufbereiteten Daten an den Microsoft® SQL Server™, welcher wiederum mit dem MS Indexserver unter Berücksichtigung des definierten Volltextkatalogs kommuniziert.

diagr_indexserver.gif

Die Anlage des Volltextkatalogs und alle damit verbunden Einstellungen findet äußerst komfortabel mit Hilfe des Installations-Assistenten statt (siehe "Installation").

Installationshinweise

ACHTUNG: Bitte beachten Sie, dass die FLOWFACT-Dienste (z.B. auch Maildienst) immer alle neu installiert werden müssen. Installieren Sie jetzt den Index-Dienst und haben Sie bereits einen Maildienst installiert - so müssen Sie diesen ebenfalls erneut installieren.

 FLOWFACT-Dienste werden bereits beim Systemstart automatisch aktiv ohne dass ein User am Server angemeldet sein muss. Auf diese Weise sind die Dienste vor Unbefugten geschützt bzw. können nicht versehentlich beendet werden.

Da die Dienste den Microsoft® SQL Server™ intensiv nutzen (die CPU-Belastung ist relativ gering), sollten diese normalerweise auf dem gleichen Computer laufen, wie der Microsoft® SQL Server™. Ein eigener Diensterechner bringt hier nicht sehr viel, da ein dedizierter Diensterechner eigentlich nur ständig auf den Microsoft® SQL Server™ warten würde. Weiter besteht der Vorteil, dass die Dienste automatisch mit dem Microsoft® SQL Server™ gestartet und beendet werden können. Es empfiehlt sich also eher den Rechner, auf dem der Microsoft® SQL Server™ läuft, mit mehr Speicher und evtl. mehr CPUs auszustatten.

Ausnahme:
OCR-Server. Da die OCR naturgemäß sehr CPU belastend ist, macht es bei hohem OCR-Verkehr durchaus Sinn, den OCR-Dienst (und nur diesen!) auf einen dedizierten OCR-Server zu installieren.

Da der MS-Indexserver momentan nur unter NT/2000 Server verfügbar ist, stehen Volltextdatenbanken nur dann zu Verfügung, wenn der Microsoft® SQL Server™ auf einem Windows NT/2000-Server installiert ist.

Bei Updates muss aus technischen Gründen die Volltextdatenbank entfernt und über den Administrationsassistenten neu aufgebaut werden (Funktion Volltextkatalog einrichten).

 

Bitte richten Sie zuerst den Indexserver-Dienst ein, bevor Sie die Installation des Volltextkatalogs durchführen. Gehen Sie dazu wie folgt vor (bitte Reihenfolge beachten):

1. Indexserver-Dienst einrichten

2. Volltextkatalog installieren

Nach erfolgter Einrichtung des Indexserver-Dienstes können Sie nun mit der Installation des Volltextkatalogs beginnen. Der Administratorassistent berücksichtigt richtet den Volltextkatalog für die FLOWFACT-Datenbank ein und aktiviert den Aktualisierungsplan. Hinter diesen beiden Funktionen stehen eine Vielzahl von Einstellungen, die manuell nur von SQL-Spezialisten nachvollzogen bzw. durchgeführt werden können.