FlowFact MailManager

Kurzbeschreibung

Sie erhalten täglich eine Flut von E-Mails, davon unzählige ungewollte Massen-E-Mails? Mit dem "FlowFact Mail-Manager" richten Sie Ihr FlowFact so ein, dass Sie Regeln verwenden, um eingehende Nachrichten automatisch mit einem Merkmal zu versehen, bestimmte Nachrichten mit einem Projekt oder mit Adressen zu verknüpfen und bestimmte Nachrichten automatisch zu beantworten. Somit sparen Sie erheblich Zeit. Statt mühselig Spam-Nachrichten von wichtigen Nachrichten zu unterscheiden, können Sie nun die gewonnene Zeit in Ihre Kunden investieren.

Tipp: Neben dem Filtern von Spam-Nachrichten, eignet sich der "FlowFact Mail-Manager" ebenfalls zum Einsortieren von Newslettern usw., so dass Sie eine einheitliche Ablage für Ihre E-Mail-Korrespondenz schaffen.

Vorraussetzung

Damit Sie den MailManager nutzen können, müssen Sie natürlich zuvor ein E-Mail-Konto in FlowFact anlegen und dieses auf aktiv setzen.

Wollen Sie die Verknüpfungsmöglichkeiten (Fenster "Projekt" und "Objekt"), so muss zuvor ein Projekt- bzw. Objekt-Datensatz erstellt worden sein.

Allgemeine Bedienung

• Wenn Sie den MailManager starten erhalten Sie eine Übersicht von Ihren Konten.
  
  
   
• Neben Ihren Konten, die Sie in FlowFact angelegt haben, finden Sie auch das Konto Allgemein.
• Die Regeln, die Sie unter diesem Konto erstellen, gelten für alle Ihre Konten(Benutzerspezifische Regeln).
• Ein Konto ist jeweils unterteilt in Regeln und AutoReply.
• Sie haben die Möglichkeit neue Regeln anzulegen, bestehende Regeln zu ändern, zu löschen oder umzubenennen. Außerdem können Sie auch Ihre Einstellungen für AutoReply ändern.
• Wenn Sie für ein Konto mehrere Regeln erstellt haben, können Sie diese durch die Schaltflächen Nach oben und Nach unten sortieren.
• Eine Sortierung hat die Funktion, eine Reihenfolge zu bestimmen, in der die Regeln angewendet werden sollen.
• Im Feld Info finden Sie jeweils eine Beschreibung der gewählten Regel.
• Damit Ihre Eingaben in FlowFact gespeichert werden, müssen Sie nach Fertigstellung Ihrer Regeln auf die Schaltfläche OK oder Übernehmen klicken.

Anleitung "Neue Regel"

1. Klicken Sie im Navigator (Ordner E-Mail) auf den Eintrag Mailmanager:
   
2. Zunächst erscheint die Übersicht der auswählbaren Bereiche (Allgemein oder benutzerspezifisch). Die benutzerspezifischen Listeneinträge zeigen die installierten Mailkonten.
   
   Im folgenden Beispiel erstellen wir eine allgemeine Regel (für alle Anwender). Klicken Sie also auf den Ordner "Regeln" unterhalb von "Allgemein":
   
   
3. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche "Neu" und wählen Sie eine der Optionen, deren Beschreibung unterhalb im Feld "Info" angezeigt wird.
   
   Folgende Bedingungen stehen zur Auswahl:
   
   Betreff:
   Überprüft den Betreff der E-Mail
   
   Nachrichtentext:
   Überprüft den Nachrichtentext der E-Mail
   
   Absender:
   Überprüft den Absender der E-Mail
   
   Anhang:
   Überprüft den Anhang der E-Mail
   
   In unserem Beispiel entscheiden wir uns für "Absender":
   
   
4. Klicken Sie auf "Weiter" und bestimmen Sie Ihre Regelkriterien. Stellen die dazu abhängig vom gewählten Bedingungstyp eine Liste von Wörtern, bzw. E-Mail-Adressen, bzw. Dateiendungen zusammen, nach denen Sie filtern wollen.
   
   Durch Eingabe(Return-Taste) oder Klick auf Hinzufügen, füllen Sie die Liste. Durch Klick auf Löschen, entfernen Sie wieder die Einträge aus der Liste.
   
   In unserem Beispiel genügt die eine Eingabe:
   
   
5. Bestätigen Sie mit "Hinzufügen". Auf diese Weise können Sie weitere Regelkriterien einfügen.
6. Wenn mindestens eine Regel eingefügt wurde, können Sie durch Klick "Weiter" zur letzten Dialogseite gehen. Hier können Sie die Aktion festlegen (auch Mehrfachauswahl möglich), die für die eingehenden E-Mails abgewendet werden sollen.
   
   Folgende Aktionen stehen zur Auswahl:
   
   Alle Merkmale löschen:
   Löscht alle Merkmale, die mit der E-Mail verknüpft sind
   
   Neues Merkmal setzen:
   Wählen Sie ein Merkmal aus der dazugehörigen Drop-Down-Liste, das mit der E-Mail verknüpft werden soll
   
   Auf erledigt setzen:
   Setzt die Aktivität auf erledigt
   
   Zum löschen markieren:
   Markiert die Nachricht zum löschen.
   
   Anhang löschen:
   Wenn die Bedingung Anhang gewählt worden ist, wird nur der Anhang gelöscht, der den Dateiendungen der Kriterienliste entspricht. Ansonsten wird der gesamte Anhang gelöscht, falls vorhanden
   
   Mit Projekt verknüpfen:
   Verknüpft die E-Mail mit einem ausgewählten Projekt. Klicken Sie dafür auf das daneben liegende Feld verknüpfen und suche Sie nach einem Projekt. Im Falle, dass mehrere Projekte Ihren Suchkriterien entsprechen, werden diese aufgelistet.
   
   Wählen Sie anschließen ein Projekt aus.
   
   Im Feld Info erhalten Sie weitere Informationen zu den Aktionen.
   
   Im folgenden Beispiel wird das Merkmal "Harald Klug" in den E-Mail-Aktivitäten gesetzt und zusätzlich mit dem Projekt "Webformular Objektanbieter" verknüpft.
   
   
   
   HINWEIS: Um eine Verknüpfung herstellen zu können, muss der jeweilige Datensatz (Projekt bzw. Objekt) vorab existieren. Notfalls müssen Sie diesen zuerst anlegen.
7. Schließen Sie Ihre Regel-Definition durch Klick auf "Fertig stellen" und anschließender Eintragung eines Regelnamens ab.
   
   
8. Sobald Sie den Namen der Regel durch Klick auf "OK" bestätigt haben, derscheint diese in der MailManager-Übersicht:
   
   

Regel ändern

Um eine Regel zu ändern, wählen Sie diese zuerst aus und bestätigen Sie dann durch Klick auf die Schaltfläche "Ändern". Alles Übrige entspricht der obigen Anleitung zur Anlage einer neuen Regel.

AutoReply

Bitte beachten Sie, dass der automatische Versand einer E-Mail-Antwort nur ein Mal pro Tag pro Mail-Adresse pro Mailkonto durchgeführt wird.

Beispiel: Wenn Kunde xyz@domain.de Ihnen eine Mail schickt, bekommt er eine Reply-Antwort. Schickt er am selben Tag noch eine, dann bekommt er keine. Erst, wenn er am nächsten Tag wieder eine schickt, so bekommt er wieder eine automatische Reply-Antwort.

1. Wenn Sie bei Abwesenheit Ihre E-Mail-Nachrichten nicht überprüfen, können Sie Ihren Posteingang mit Hilfe des FlowFact MailManagers verwalten. Sie können eingehende Nachrichten automatisch beantworten.
   
   
2. Geben Sie in das Feld Folgende Antwort wird automatisch einmal an jeden Absender gesendet die Nachricht ein, die bei Ihrer Abwesenheit an andere Personen gesendet werden soll und setzen Sie das Häkchen bei AutoReply aktiv.
3. Bestätigen Sie anschließende Ihre Eingabe mit Klick auf OK.