Rasant zunehmende Mobilität zeichnet den heutigen Geschäftsalltag aus. Ungenutzt bleiben hierbei Wartezeiten in Flughäfen, Bahnhöfen, im Zug oder in Hotelzimmern. Diese Zeit kann mit der neuen Lösung der FlowFact AG, dem "Mobile Sync Service", produktiv genutzt werden.
Der Mobil Sync Service ist ein Zusatzmodul und separat zu erwerben.
Auf wichtige Ereignisse kann jetzt auch neben den Bürozeiten flexibel und professionell reagiert werden: Aufgaben werden schnell bearbeitet und bleiben während der Abwesenheit vom Büro nicht liegen - die kurzfristigen Reaktionen verbessern den Service erheblich.
Die Vernetzung zwischen Kunden, Außendienst und Büro ist optimal. Der mobile Abgleich kann als PUSH oder auch als PULL Replikation erfolgen. Dies ist abhängig vom verwendeten Endgerät.
Bei der PULL Replikation wird der Datenabgleich immer durch den Anwender ausgelöst. Dies kann manuell oder aber auch nach einem vorgegebenen Zeitplan erfolgen. Im Gegensatz hierzu werden die Daten bei der PUSH Replikation durch den Server direkt auf Ihr mobiles Endgerät übermittelt.
Der Mobile Sync Service ist der Synchronisationsdienst, der Ihr iPhone oder Ihr Smartphone via Internet und ab FlowFact 2007 dank Push-Replikation mit Terminen, Adressen und Aufgaben/ToDo´s aus Ihrem FlowFact System im Büro abgleicht und aktualisiert.
Bei der Synchronisation werden für jeden Benutzer die Daten berücksichtigt,
welche über entsprechende Merkmale verfügen. Welche Merkmale für die Adressen
und Aktivitäten berücksichtigt werden, legen Sie in der FlowFact Konfiguration
fest (siehe Abschnitt Installation weiter
unten) . Es werden alle geänderten oder neu angelegten Daten synchronisiert,
deren Änderungsdatum (Touch) im Zeitraum zwischen der letzten und dem
Beginn der aktuellen Synchronisation liegen.
Für die Synchronisation von E-Mails empfehlen wir den Abgleich per IMAP. Weitere Informatione hierzu erhalten Sie hier
Windows Mobile Geräte können pro Kontakt mehrere Adressen verwalten. Um Konflikte zu vermeiden, werden FlowFact Adressen auf dem Endgerät immer als geschäftliche Adresse (PDA-Feld Adr. Büro) eines Kontaktes abgeglichen. Weitere Adressen, die für einen Kontakt auf dem Endgerät angelegt wurden, bleiben von der Synchronisation unberührt.
Bei Adressen werden die Felder Firma, Name, Straße, Postleitzahl, Ort, Land, Fax, E-Mail und Notiz von FlowFact mit denen des mobilen Endgerätes abgeglichen.
Telefonnummern werden nach einer neu eingeführten Zuordnung abgeglichen.
Es können bis zu 8 Telefonnummern übertragen werden. Hierbei erfolgt die Zuordnung zu den entsprechenden PDA-Feldern anhand der Reihenfolge in
FlowFact.
Wie in den folgenden Abbildungen zu sehen, wird die erste Rufnummer
aus FlowFact (oben) in das Feld Telefon
Büro des Endgeräts übertragen. Für diese Zuordnung sind die ersten 8
Telefonnummern aus FlowFact reserviert.
Der Bemerkungstext für eine Telefonnummer bleibt von der Synchronisation unberührt.
Kontakte, die der Kategorie privat zugeordnet sind, können je nach Konfiguration ebenfalls synchronisiert werden. In diesem Fall erhält der Benutzer die alleinigen Rechte auf diesen Kontakt.
Wenn eine Adresse aus FlowFact gelöscht wird, wird diese ebenfalls auf dem mobilen Gerät entfernt. Im umgekehrten Fall wird lediglich das Benutzermerkmal von der FlowFact Adresse entfernt.
Synchronisiert werden alle Termine, die im Kalender angezeigt werden und über die entsprechenden Merkmale verfügen. Hier kann allerdings durch den Administrator eine Einschränkung vorgenommen werden, die angibt, über welchen Zeitraum vergangene Termine mit übertragen werden. Die Terminart - wie Termin extern - wird auf dem Endgerät als Teil des Terminbetreffs angezeigt. Die Felder Beginn, Ende, Betreff, Alarm und Notiz werden 1 zu 1 in die entsprechenden Felder des Endgeräts übertragen.
Verknüpfte Informationen - wie Teilnehmer und Adressen - werden als zusätzliche Information dem Notiztext angefügt. Dies ist im Abschnitt FFDATA im Notizfeld zu erkennen.
Änderungen, die Sie in diesem Abschnitt auf Ihrem mobilen Gerät vornehmen, werden nicht nach FlowFact übertragen!
Termine, bei denen die Vertraulichkeit auf dem Endgerät (Funktion ist nicht auf allen Engeräten vorhanden) auf privat gesetzt ist, können je nach Konfiguration
ebenfalls synchronisiert werden. In diesem Fall erhält auch hier der Nutzer
die alleinigen Rechte an diesem Termin.
Wenn verknüpfte Adressen zu einem Termin vorhanden sind, werden diese zusätzlich als Kontakte auf das Endgerät übertragen. Nachdem ein Termin in FlowFact auf erledigt gesetzt wurde, wird dessen Erinnerungsfunktion (Alarm) auf dem Endgerät deaktiviert.
Wird ein Termin in FlowFact auf erledigt gesetzt, dann wird die Erinnerungsfunktion des Termins auf dem mobilen Gerät entfernt. Der Termin wird nicht gelöscht.
Wenn Sie einen Termin in FlowFact löschen, so wird dieser ebenfalls auf dem mobilen Gerät gelöscht. Im umgekehrten Fall wird Ihr Benutzermerkmal in der FlowFact Termin-Aktivität entfernt.
Vergangene Termine, bei denen die Erinnerungsfunktion auf dem mobilen Endgerät deaktiviert wurde, werden in FlowFact auf erledigt gesetzt.
Über die Benutzereinstellungen von FlowFact legen Sie fest, welche Daten auf Ihr mobiles Gerät übertragen werden. Weiterhin legen Sie fest, welche Aktivitätenarten bei dem Import neu angelegter Daten aus Ihrem Endgerät verwendet werden.
Nach der erfolgreichen Bestellung des Mobile Sync Dienstes erhalten Sie eine E-Mail mit den Informationen zum Download des Mobile Sync Dienstes sowie den benötigten Zugangsdaten.
Anwender der FlowFact Online Version können diesen Abschnitt überspringen und direkt mit der Einrichtung Ihrer Endgeräte fortfahren (Abschnitt "Einrichten der mobilen Endgeräte"). Die Installation des Mobile Sync Services wird seitens FlowFact durchgeführt.
Bitte gehen Sie wie folgt vor, um FlowFact Mobile Sync Service auf Ihrem Server bzw. Flowfact Hauptrechner zu installieren:
Anwender der FlowFact Cloud Version können diesen Abschnitt überspringen und direkt mit der Einrichtung Ihrer Endgeräte fortfahren (Abschnitt "Einrichten der mobilen Endgeräte"). Die Zuordnung der Benutzer wird seitens FlowFact durchgeführt.
Nach der Installation muss die Benutzerzuordnung eingerichtet werden,
hierzu führen Sie im Installationsverzeichnis die FlowFactSyncServiceConfiguration.exe
aus. Im Dialog betätigen Sie den Button "Konfiguration", um
zur Benutzerverwaltung zu gelangen. Jedem Postfach, das in die Synchronisierung
mit einbezogen werden soll, muss ein FlowFact Benutzer zugeordnet werden.
Die Daten (Kontakte, Termine, etc.) dieses Benutzers werden dann in den
mobilen Abgleich mit einbezogen.
Nachdem Sie für jedes Postfach
eine Zuordnung getroffen haben, speichern Sie die Einstellungen durch
Anklicken der Schaltfläche Speichern.
Jetzt können Sie die Anwendung
per Klick auf die Schaltfläche Schließen
beenden.
In der Windows-Dienstekonfiguration
kann nun der FlowFact-Sync-Service gestartet werden.
Weiterführende Informationen finden Sie in unserer FAQ:
https://flowfact.atlassian.net/wiki/x/K4Dq