FLOWFACT Mobile Sync Service

 

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Auf Grund der multifunktionalen Arbeitsweise des mobile Sync Service, treffen Sie bitte folgende Entscheidung per Mausklick:

 
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(zum Fortfahren ohne Installation bitte einfach anklicken...)

 
 

Einführung

Ihr Büro für unterwegs!

Rasant zunehmende Mobilität zeichnet den heutigen Geschäftsalltag aus. Ungenutzt bleiben hierbei Wartezeiten in Flughäfen, Bahnhöfen, im Zug oder in Hotelzimmern. Diese Zeit kann mit der neuen Lösung der FlowFact AG, dem "Mobile Sync Service", produktiv genutzt werden.

Der Mobil Sync Service ist ein Zusatzmodul und separat zu erwerben.

Auf wichtige Ereignisse kann jetzt auch neben den Bürozeiten flexibel und professionell reagiert werden: Aufgaben werden schnell bearbeitet und bleiben während der Abwesenheit vom Büro nicht liegen - die kurzfristigen Reaktionen verbessern den Service erheblich.

Die Vernetzung zwischen Kunden, Außendienst und Büro ist optimal. Der mobile Abgleich kann als PUSH oder auch als PULL Replikation erfolgen. Dies ist abhängig vom verwendeten Endgerät.

Bei der PULL Replikation wird der Datenabgleich immer durch den Anwender ausgelöst. Dies kann manuell oder aber auch nach einem vorgegebenen Zeitplan erfolgen. Im Gegensatz hierzu werden die Daten bei der PUSH Replikation durch den Server direkt auf Ihr mobiles Endgerät übermittelt.

Der Mobile Sync Service ist der Synchronisationsdienst, der Ihr iPhone oder Ihr Smartphone via Internet und ab FlowFact 2007 dank Push-Replikation mit Terminen, Adressen und Aufgaben/ToDo´s aus Ihrem FlowFact System im Büro abgleicht und aktualisiert.

Bei der Synchronisation werden für jeden Benutzer die Daten berücksichtigt, welche über entsprechende Merkmale verfügen. Welche Merkmale für die Adressen und Aktivitäten berücksichtigt werden, legen Sie in der FlowFact Konfiguration fest (siehe Abschnitt Installation weiter unten) . Es werden alle geänderten oder neu angelegten Daten synchronisiert, deren Änderungsdatum (Touch) im Zeitraum zwischen der letzten und dem Beginn der aktuellen Synchronisation liegen.

Für die Synchronisation von E-Mails empfehlen wir den Abgleich per IMAP. Weitere Informatione hierzu erhalten Sie hier

Praxisbeispiele

Synchronisationsregeln

Adressen

Windows Mobile Geräte können pro Kontakt mehrere Adressen verwalten. Um Konflikte zu vermeiden, werden FlowFact Adressen auf dem Endgerät immer als geschäftliche Adresse (PDA-Feld Adr. Büro) eines Kontaktes abgeglichen. Weitere Adressen, die für einen Kontakt auf dem Endgerät angelegt wurden, bleiben von der Synchronisation unberührt.

Bei Adressen werden die Felder Firma, Name, Straße, Postleitzahl, Ort, Land, Fax, E-Mail und Notiz von FlowFact mit denen des mobilen Endgerätes abgeglichen.

Telefonnummern werden nach einer neu eingeführten Zuordnung abgeglichen. Es können bis zu 8 Telefonnummern übertragen werden. Hierbei erfolgt die Zuordnung zu den entsprechenden PDA-Feldern anhand der Reihenfolge in FlowFact.

Wie in den folgenden Abbildungen zu sehen, wird die erste Rufnummer aus FlowFact (oben) in das Feld Telefon Büro des Endgeräts übertragen. Für diese Zuordnung sind die ersten 8 Telefonnummern aus FlowFact reserviert.




Der Bemerkungstext für eine Telefonnummer bleibt von der Synchronisation  unberührt.

Kontakte, die der Kategorie privat zugeordnet sind, können je nach Konfiguration ebenfalls synchronisiert werden. In diesem Fall erhält der Benutzer die alleinigen Rechte auf diesen Kontakt.

Wenn eine Adresse aus FlowFact gelöscht wird, wird diese ebenfalls auf dem mobilen Gerät entfernt. Im umgekehrten Fall wird lediglich das Benutzermerkmal von der FlowFact Adresse entfernt.

Termine

Synchronisiert werden alle Termine, die im Kalender angezeigt werden und über die entsprechenden Merkmale verfügen. Hier kann allerdings durch den Administrator eine Einschränkung vorgenommen werden, die angibt, über welchen Zeitraum vergangene Termine mit übertragen werden. Die Terminart - wie Termin extern - wird auf dem Endgerät als Teil des Terminbetreffs angezeigt. Die Felder Beginn, Ende, Betreff, Alarm und Notiz werden 1 zu 1 in die entsprechenden Felder des Endgeräts übertragen.

Verknüpfte Informationen - wie Teilnehmer und Adressen - werden als zusätzliche Information dem Notiztext angefügt. Dies ist im Abschnitt FFDATA im Notizfeld zu erkennen.

Änderungen, die Sie in diesem Abschnitt auf Ihrem mobilen Gerät vornehmen, werden nicht nach FlowFact übertragen!

Termine, bei denen die Vertraulichkeit auf dem Endgerät (Funktion ist nicht auf allen Engeräten vorhanden) auf privat gesetzt ist, können je nach Konfiguration ebenfalls synchronisiert werden. In diesem Fall erhält auch hier der Nutzer die alleinigen Rechte an diesem Termin.

        

 

Wenn verknüpfte Adressen zu einem Termin vorhanden sind, werden diese zusätzlich als Kontakte auf das Endgerät übertragen. Nachdem ein Termin in FlowFact auf erledigt gesetzt wurde, wird dessen Erinnerungsfunktion (Alarm) auf dem Endgerät deaktiviert.

Wird ein Termin in FlowFact auf erledigt gesetzt, dann wird die Erinnerungsfunktion des Termins auf dem mobilen Gerät entfernt. Der Termin wird nicht gelöscht.

Wenn Sie einen Termin in FlowFact löschen, so wird dieser ebenfalls auf dem mobilen Gerät gelöscht. Im umgekehrten Fall wird Ihr Benutzermerkmal in der FlowFact Termin-Aktivität entfernt.

Vergangene Termine, bei denen die Erinnerungsfunktion auf dem mobilen Endgerät deaktiviert wurde, werden in FlowFact auf erledigt gesetzt.

 

Installation

FlowFact für die Synchronisation vorbereiten

Über die Benutzereinstellungen von FlowFact legen Sie fest, welche Daten auf Ihr mobiles Gerät übertragen werden. Weiterhin legen Sie fest, welche Aktivitätenarten bei dem Import neu angelegter Daten aus Ihrem Endgerät verwendet werden.

  1. Öffnen Sie hierzu die Benutzereinstellungen durch Klick auf das Menü Extras, Eintrag Benutzer und wählen Sie hier (wie im Ausschnitt zu sehen) die Registerkarte Vorlage:



    Bei korrekter FlowFact-Einrichtung sollte hier Ihr Benutzermerkmal vorgegeben werden. Die Merkmale, die Sie hier festlegen, werden zur Synchronisierung  von Terminen und Aufgaben (Fenster Aktivitäten) verwendet. Alle Termine und Aufgaben, welche über diese Merkmale verfügen, werden mit Ihrem mobilen Endgerät abgeglichen. Wenn Sie nur Ihre eigenen Vorgänge von unterwegs aus sehen bzw. bearbeiten wollen, brauchen Sie hier keine weiteren Merkmale einzufügen.

  2. Damit auch Ihre Adressen bei der Synchronisierung  berücksichtigt werden, klicken Sie bitte nun auf die Registerkarte Dienste/Outlook.



    WICHTIG:
    Damit die Synchronisation funktionieren kann, muss hier das eindeutige Benutzermerkmal eingetragen werden! Darüber hinaus können Sie noch andere Merkmale für die Synchronisation verwenden.
     
  3. Legen Sie nun fest, welche Aktivitätenarten in FlowFact automatisch bei importierten Aktivitäten vorbelegt werden sollen, die Sie in Ihrem Endgerät neu eingegeben haben (ausgehende E-Mails und Termine). Öffnen Sie dazu bitte die Registerkarte Vorbelegung.



    Wenn Sie FlowFact standardmäßig eingerichtet haben, sollten hier bereits die richtigen Aktivitätenarten vorbelegt sein, z.B.:

    Bereich AusgehendeE-Mail: Aktivitätenart für Ausgangs-E-Mails.
    Bereich Termine: Aktivitätenart für Termine.

FlowFact Mobile Sync Service auf dem Server installieren

Nach der erfolgreichen Bestellung des Mobile Sync Dienstes erhalten Sie eine E-Mail mit den Informationen zum Download des Mobile Sync Dienstes sowie den benötigten Zugangsdaten.

Anwender der FlowFact Online Version können diesen Abschnitt überspringen und direkt mit der Einrichtung Ihrer Endgeräte fortfahren (Abschnitt "Einrichten der mobilen Endgeräte"). Die Installation des Mobile Sync Services wird seitens FlowFact durchgeführt.

Bitte gehen Sie wie folgt vor, um FlowFact Mobile Sync Service auf Ihrem Server bzw. Flowfact Hauptrechner zu installieren:

  1. Nachdem Sie das Installationsprogramm setup.exe erfolgreich herunter geladen haben, können Sie mit der Installation beginnen. Klicken Sie dazu die Datei setup.exe per Doppelklick an.
  2. Es erscheint der Installationsassistent, der den Mobile Sync Dienst auf Ihrem System installiert.

  3. Klicken Sie hier bitte auf die Schaltfläche Weiter >, um mit der Installation zu beginnen.

  4. Klicken Sie wieder auf die Schaltfläche Weiter >, um mit der Installation fortzufahren. Im nächsten Schritt sehen Sie den Fortschritt der Installation.



  5. Nachdem die Installation erfolgreich durchgeführt wurde, sehen Sie den nachfolgenden Dialog.

  6. Klicken Sie nun auf Schließen, um die Installation abzuschließen. Der Mobile Sync Dienst wurde nun erfolgreich auf Ihrem System installiert.

Benutzerzuordnung

Anwender der FlowFact Cloud Version können diesen Abschnitt überspringen und direkt mit der Einrichtung Ihrer Endgeräte fortfahren (Abschnitt "Einrichten der mobilen Endgeräte"). Die Zuordnung der Benutzer wird seitens FlowFact durchgeführt.

Nach der Installation muss die Benutzerzuordnung eingerichtet werden, hierzu führen Sie im Installationsverzeichnis die FlowFactSyncServiceConfiguration.exe aus. Im Dialog betätigen Sie den Button "Konfiguration", um zur Benutzerverwaltung zu gelangen. Jedem Postfach, das in die Synchronisierung mit einbezogen werden soll, muss ein FlowFact Benutzer zugeordnet werden. Die Daten (Kontakte, Termine, etc.) dieses Benutzers werden dann in den mobilen Abgleich mit einbezogen.

Nachdem Sie für jedes Postfach eine Zuordnung getroffen haben, speichern Sie die Einstellungen durch Anklicken der Schaltfläche Speichern.
Jetzt können Sie die Anwendung per Klick auf die Schaltfläche Schließen beenden.
In der Windows-Dienstekonfiguration kann nun der FlowFact-Sync-Service gestartet werden.

Einrichtung der mobilen Endgeräte

Weiterführende Informationen finden Sie in unserer FAQ:

 https://flowfact.atlassian.net/wiki/x/K4Dq