Netzwerkscanner FLOWFACT-Dienst

Kurzinfo

Papierdokumente auf einfache Weise im Netzwerk verteilen und archivieren. Dieser Dienst erzeugt automatisch Aktivitäten für die zuständigen Benutzer. Die FLOWFACT-Benutzer werden über den Netzwerknamen (wie beim FLOWFACT-Alarm) identifiziert.

Dieser Dienst unterstützt Scannermodelle, welche die Funktion Scan to File besitzen (also automatisch eingescannte Dokumente in einem definierten Zielverzeichnis ablegen).
 

Auf einen Blick

• Papierdokumente an zentraler Stelle einscannen.
• Auswahl der Ziele wie Mitarbeiter, Abteilungen oder Archiv direkt am Scanner.
• Automatische Verteilung der Dokumente an vorbestimmte Mitarbeiter.
• FLOWFACT meldet auf Wunsch visuell und akustisch ankommende Dokumente am jeweiligen Arbeitsplatz.
• Erledigte Dokumente sind archiviert und bleiben in der Historie enthalten.
   

Die sogenannten Netzwerkscanner digitalisieren Ihre Papierdokumente, wie...

• Posteingang
• Lieferscheine
• Berichte
• Verträge usw.

und legen diese im definierten Zielverzeichnis ab (welches bereits am Scanner eingestellt wird). FLOWFACT kann über den Dienst die Dokumente vollautomatisch an die zuständigen Mitarbeiter "weiterleiten".

Auf Wunsch kann FLOWFACT den Posteingang beim jeweiligen Arbeitsplatz akustisch bzw. visuell melden.

Weitere Funktionen

Die meisten gängigen Netzwerkscanner bieten die folgenden Funktionen, die ebenfalls vom FLOWFACT Netzwerkscannerdienst unterstützt werden können:

• Archivdienst: eingescannte Dokumente einscannen und über die Technologie "scan to folder" weiterleiten.
• E-Mail-Versand: eingescannte Dokumente über die Technologie "scan to email" versenden.

Installationshinweise

ACHTUNG: Bitte beachten Sie, dass die FLOWFACT-Dienste (z.B. auch Maildienst) immer alle neu installiert werden müssen. Installieren Sie jetzt den ScannerDienst und haben Sie bereits einen Maildienst installiert - so müssen Sie diesen ebenfalls erneut installieren.

Der FLOWFACT Archivierungsdienst ist ein echter NT-Dienst, der im Hintergrund arbeitet und bereits beim Systemstart (vor dem Login) automatisch gestartet wird.

Im Fenster Benutzer können für die Dienste Aktivitätenarten vorbelegt werden. Dabei wird die Voreinstellung aus dem Aktivitätenartenfenster (erledigt, Vorlage in x Tagen etc.) übernommen.

Legen Sie sich z.B. einen virtuellen Benutzer Archiv an und schon werden eingescannte Dokumente archiviert (Vorbelegung: erledigt).

Einstellungen im FLOWFACT Administrationsassistenten

Die folgenden Anweisungen helfen Ihnen anhand von Musterabbildungen, auf welche Einstellungen Sie bei der David-Einbindung achten müssen.

• Rufen Sie den Installations-Manager FLOWFACT_Admin.exe auf (er befindet sich im FLOWFACT-Hauptverzeichnis) und wählen Sie zunächst diese Einstellung aus:
  
  
  
  
• Klicken Sie mit Weiter zum nächsten Dialog. Der FLOWFACT-Ordner (Speicherort der FLOWFACT.EXE auf dem Server) wird automatisch vorbelegt.
  
  
  
  
• Klicken Sie auf weiter und tragen Sie den Pfad Ihrer Scannerinstallation ein. Also z.B. \\S2\HPSSCAN. In diesem Verzeichnis befinden sich weitere Verzeichnisse für jeden Benutzer im Netzwerk.
  
  Bitte beachten Sie, dass der Dienst für das Verzeichnis HPSSCAN und alle darunter liegenden Verzeichnisse volle Zugriffsrechte (inkl. Löschen!) besitzen muss.
  
  Ereignisprotokolle werden auf Wunsch im Dat-Verzeichnis angelegt (*.LOG).
  
  
  
  
• Klicken Sie auf Weiter und aktivieren Sie im nächsten Dialog die Funktion FLOWFACT Dienst Archivierung. Befinden sich der Dienst und der SQL Server auf dem gleichen Rechner, sollten Sie die Funktion im unteren Bereich des Dialogs aktivieren.
  
  
  
  
• Klicken Sie auf Weiter und starten Sie die Installation im letzten Dialog durch Klick auf die Schaltfläche Fertigstellen:
  
  
  
  

Wichtige Hinweise zur Einbindung des HP 9100C Digital Senders

Der FLOWFACT Netzwerkscanner-Dienst unterstützt beide HP Netzwerkscanner HP ScanJet 5 und HP 9100 C Digital Sender (auch bei gemeinsamer Nutzung)! FLOWFACT erkennt sowohl den HP ScanJet5, also HP 9100 C Digital Sender automatisch.

Bei der Installation des HP 9100 C Digital Senders sind zusätzlich noch folgende Schritte zu beachten:

• Benutzer definieren: Da der HP 9100 C Digital Sender die Benutzernamen nicht automatisch einlesen kann, müssen diese manuell definiert werden. Dies geschieht über die Funktion Benutzerdefinierte Funktionstasten im Fenster des Programms HP Adress Book Manager. Verwenden Sie als Schlüsselwort (Menü Datei/Neu) z.B. FLOWFACT. Die Benutzernamen (Funktionstasteneintrag) können Sie frei bestimmen, ohne dass diese mit den FLOWFACT-internen Benutzernamen übereinstimmen müssen. Als Verzeichnis verwenden Sie das definierte Scanner-Grundverzeichnis (z.B. \\S2\HPSSCAN - mehr dazu siehe oben). Weitere Informationen zur Einrichtung von benutzerdefinierte Funktionstasten finden Sie im Kapitel Benutzerdefinierte Funktionstasten für Drittanbieterprogramme des Administratorhandbuchs zum HP 9100 C Digital Sender.
• Dateiformat: Bitte achten Sie bei der Konfiguration darauf, dass FLOWFACT derzeit nur das Format MTIFF unterstützt. Verwenden Sie dabei nur die beiden SendequalitätenSW-Dokument oder Farbdokument (Vorsicht - große Datenmengen). Zum Scannen des Posteingangs ist also die Einstellung SW-Dokument zu empfehlen. Mehr dazu finden Sie im Kapitel Dateiformate und -Größen (Administratorhandbuch).
• Schnittstellen-Anpassung für FLOWFACT: Der Digital Sender wurde in seiner derzeitigen Ausführung zum direkten Anschluß an TCP/IP-Netzwerke vorgesehen. Dabei werden gescannte Dokumente (Schwarzweiß oder Farbe) in ein elektronisches Format konvertiert und bei Bedarf direkt über Internet (E-Mail-Adressen), Fax-Anschluß (bei installierter LAN-Fax-Software), PC’s, Programme, Drucker, HP JetSend-fähige Geräte verteilt. Damit der Digital Sender innerhalb eines Netzwerkes mit FLOWFACT kommunizieren kann, muss der HP-eigenen Dienst HP Digital Sender Service installiert werden (nur unter NT lauffähig!), welcher im Lieferumfang des Digital Sender enthalten ist.

Die Verarbeitungszeit von der Vorlage bis zur Präsents in FLOWFACT nimmt beim Digital Sender etwas mehr Zeit in Anspruch, als beim HP ScanJet 5 (insbesondere beim Dateiformat Farbdokument). Dies liegt nicht an FLOWFACT, sondern am HP-eigenen Dienst HP Digital Sender Service, der für die Umwandlung des internen Formats in das o.g. Format MTIFF verantwortlich ist.

Gescannte Dokumente im PDF-Format:
Der Digital Sender ist in der Lage, Dokumente direkt im PDF-Format zu erzeugen. Auch solche Dokumente kann FLOWFACT einlesen. Allerdings stehen Sie dort nicht im Fenster Archiv, sondern als verknüpfte Dateien im Fenster  Aktivitäten (Registerkarte Anhänge) zur Verfügung.