FlowFact Sage Officeline Schnittstelle

Hinweis

• Die FlowFact SAGE Schnittstelle unterstützt: Sage Officeline 3.3.
• Die SAGE-Schnittstelle wird stetig gepflegt, weiterentwickelt und dem neusten technischen Stand angepasst.
  
  Die Neuheiten zur aktuellen Version werden in Kürze an dieser Stelle bekannt gegeben.

Kurzbeschreibung

Mit der Erstellung der FlowFact – SAGE Schnittstelle zum Warenwirtschaftssystem SAGE ist es der FlowFact AG gelungen, die interne Kommunikation zwischen den Bereichen Buchhaltung, Office und Vertrieb zu optimieren. Entscheidender Nutzen dieser Schnittstelle ist, dass die doppelte Pflege der Adressen einerseits im SAGE und andererseits im FlowFact der Vergangenheit angehört. Die Neueingabe bzw. Änderung von Adressen wird automatisch zwischen beiden Systemen durchgeführt. Die Adressenreplizierung erfolgt in beide Richtungen. Die Aktualität der Kunden- und Lieferantenadressen ist mit der SAGE Schnittstelle in beiden Systemen gesichert.

Nach dem Prinzip „Richtig informiert jederzeit“ wird ein großer Teil der täglichen internen Kommunikation vereinfacht. Ein weiterer Vorteil der Schnittstelle ist, dass neben den bisherigen Kundeninformationen auch die Buchhaltungsbelege und die Kontennummern in der Kundenhistorie sichtbar werden. Buchungsbelege wie Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen werden als Aktivität in FlowFact mit allen Belegdetails gespeichert.Dank dieser Schnittstelle haben Sie sowohl über FlowFact, als auch von Ihrer Finanz- und Lohnbuchhaltung im SAGE EDV-System aus sofortigen Zugriff auf die Stammdaten Ihrer Debitoren und Kreditoren. Die Eingabe bzw. Pflege dieser Daten erfolgt künftig nur noch an einer Stelle. Diese werden direkt nach der Eingabe von FlowFact nach SAGE und umgekehrt übertragen.

Schnittstellen-Beschreibung:

• Vollautomatischer Adressabgleich zwischen FlowFact und SAGE
• Keine doppelte Pflege der Adressdaten
• Adressabgleich in Echtzeit
• Anlage der SAGE-Belege als Aktivität in FlowFact
• Erstellte Aktivitäten werden in die Kundenhistorie automa-tisch eingebettet
• Vereinfachte Suchfunktion über FlowFact
• Kontennummern werden nach FlowFact repliziert
• Suche auch nach Belegnummer und nach Kontennummer ist möglich
• Zuordnung der Debitoren- bzw. Kreditorenkonten verbleibt im SAGE-System

Anpassungsmöglichkeiten:

• Es kann individuell ausgewählt werden, welche Adressen von FlowFact in das SAGE-System repliziert werden sollen.
• Einmalige Festlegung, welche FlowFact Adresse zu welcher Adressgruppe in SAGE gehört.
• In FlowFact erfolgt die Vorbelegung nach Kunden- oder Lieferantenadresse.
• Individuelle Festlegung, welche Belegart im SAGE zu welcher Aktivitätenart in FlowFact gehört.
• Nicht jeder Beleg soll für jeden FlowFact Anwender sichtbar sein. Einrichtung eines Rechtessystems für zukünftige Zugriffsrechte.

Systemvoraussetzung:

• FlowFact Version 2007
• Sage Officeline 3.3.
• Microsoft SQL-Server 2000 / 2005
• Die Datenbanken der beiden Systeme müssen zwingend auf dem gleichen SQL Server installiert sein!

Anwendungsbeispiel

Adressen und Kontaktdaten werden direkt nach der Eingabe von FlowFact nach SAGE und umgekehrt übertragen. Sie pflegen die Stammdaten Ihrer Kunden nur noch an einer Stelle und sind sofort sowohl in Flowfact als auch in SAGE verfügbar.

Kontonummer der Debitoren und Kreditoren vergeben Sie weiterhin in Ihrer SAGE-Software. Sie werden automatisch in das FlowFact-Feld Stichwort übertragen.

Belege werden von SAGE nach FlowFact übertragen und dort in Form einer neuen Aktivität angelegt und mit der dazugehörigen Adresse verknüpft. Per Mausklick können Sie so von der Adresse aus, die aktuelle Kundenhistorie einsehen.

Hier einer so erzeugten Aktivität:

Installationshinweise

FlowFact SAGE Schnittstellen Setupassistent

1. Melden Sie sich zunächst als Administrator auf Ihrem Zielsystem an (Rechner, auf dem sich Ihr SQL-Server befindet).
2. Kopieren Sie auf diesen Rechner die Setup-Datei, die Sie mit der SAGE Schnittstellen Lizenz erhalten. Sie können dazu einen Ordner Ihrer Wahl verwenden, z.B. "...\flowfact".
3. Starten Sie dann in diesem Verzeichnis das Setup per Doppelklick.
4. Der Schnittstellen Setup Assistent wird automatisch geöffnet. Zuerst müssen Sie sich an Ihrem SQL-Server mit Ihren Zugangsdaten anmelden. Klicken Sie dazu auf CONNECT.
5. Wählen Sie unter DATENBANKNAMEN ...
   a) die FlowfactDatenbank und
   b) die SAGE Datenbank aus.
6. Tragen Sie unter NEUE SCHNITTSTELLE einen neuen Namen ein und klicken Sie auf INSTALLIEREN.
7. Klicken Sie anschließend auf AKTIVIEREN.
   
   

Neuen Benutzer in SAGE einrichten:
Wenn Sie einen neuen Benutzer in Ihrer SAGE-Software einrichten, müssen Sie sich zuerst einmalig beim Starten der SAGE Software unter diesem Benutzer anmelden.

Starten Sie anschließend diesen Schnittstellen Setup Assistent unter \Startmenü\Programme\FlowFact - SAGE Schnittstelle und führen Sie die Funktion neuer SAGE User aus.

FlowFact SAGE Schnittstellen Administrator

Die Administration erfolgt derzeit auf Access-Ebene mit einer ODBC Verbindung, die auf die Schnittstellen Datenbank zeigt. Daher ist zuvor eine derartige ODBC Verbindung auf dem Rechner zu erstellen, von dem aus Sie die SAGE Schnittstelle administrieren wollen. Access Runtime wird bei der Installation vom SAGE auf dem System bereits installiert.

1. Geben Sie im Feld ODBC Verbindung den Name der ODBC Verbindung zur Schnittstellen-Datenbank an und melden Sie mit Ihren Benutzerdaten am SQL Server an.
   
   
2. Mit dem SAGE Schnittstellen Administrator können Sie alle notwendigen Einstellungen vornehmen: