Word-Symbol, Weiterleitungsvorlage
auswählen, sofort ausgeben) Word-Symbol, Weiterleitungsvorlage
auswählen, sofort ausgeben)Mit Hilfe dieser besonders interessanten Funktion können Sie praktisch per Knopfdruck Ihre Objektanbieter informieren, welche Interessenten von Ihnen über den Verkauf bzw. Vermietung seines Objekts bzw. seiner Objekte per Offerte informiert wurden. Diese Funktion eignet sich hervorragend auch als weitere Grundlage zu Ihrem Kundenschutz.
FLOWFACT durchsucht dabei den gesamten Aktivitätenbestand. Als Treffer
gelten dabei alle Aktivitäten, deren
Funktion Noch weiterleiten (Aktivitäten-Registerkarte
Sonstiges) aktiv, also mit einem
Häkchen versehen ist:
Dieses Häkchen wird im Zuge einer automatischen Nachweisbuchung im Rahmen der Offertenerstellung automatisch von FLOWFACT gesetzt, wenn im Fenster Objekte beim jeweiligen Objekt (Registerkarte ...2) über die aktive Einstellung (Häkchen) der Funktion Bei Offerten Aktivitäten an 'Quelle' weiterleiten die Erlaubnis dazu erteilt wurde.
Sie können also pro Objekt entscheiden, ob die damit verbundenen Nachweise (die z.B. im Rahmen der Offerten-Erstellung automatisch von FLOWFACT erzeugt werden) in Form eines Benachrichtigungsschreibens (Tätigkeitsnachweis) dem jeweiligen Objekt-Anbieter bekannt gegeben werden sollen oder nicht.
Die Weiterleitungsfunktion wird immer von Fenster Akvitäten aus durch Klick auf das Word-Symbol, anschließender Auswahl der Word-Vorlage und
Bestätigung mit Sofort ausgeben
gestartet.
Dabei spielt es keine Rolle, ob das Fenster noch leer ist bzw. ob es bereits eine Liste enthält. Eine vorhandene Liste wird im Zuge dieser Funktion überschrieben. Notfalls sollten Sie diese zuvor über die Listenfunktion Inhalt -> Speichern sichern.
Beim Start der Funktion Aktivitäten weiterleiten durchsucht FLOWFACT den Aktivitäten Datenbestand nach aktiven Einstellungen zum Feld Noch weiterleiten. Anschließend ordnet FLOWFACT diese Aktivitäten über das jeweils verknüpfte Objekt die Adresse des Verkäufers zu. Die Daten werden schließlich so aufbereitet, dass pro Verkäufer bzw. Vermieter ein Schreiben erzeugt wird, welches nach Objekt sortiert (sofern mehrere Objekte mit der Adresse verbunden sind) die Offertendaten entsprechend der Platzhalterdefinition in der Word-Vorlage wie z.B. Ort und Straße des Objekts, Datum des Angebots, Aktivitätenart, Name und Adresse des Interessenten in Form einer Liste ausgibt.
Der Weiterleitungsbefehl wird wie oben bereits erwähnt vom Fenster Aktivitäten aus gestartet. Aus diesem Grund sollte sich die Wordvorlage im dazugehörigen Order ...FLOWFACT\vorlagen.mus\AKTIVI bzw. ...FLOWFACT\vorlagen\AKTIVI befinden. Zwei Vorlagen werden im Musterorder (vorlagen.mus) mit installiert:_Tätigkeitsnachweis.DOC und _Tätigkeitsnachweis_anonym.DOC. Das Besondere an diesen Vorlagen ist, dass sich im Kopfbereich nicht nur der eigentliche Briefkopf befindet, sondern darüber hinaus auch die Anschrift, das Datum, die Briefanrede und der Text. Dies ist notwendig, damit Word die Nachweisdaten (und nur diese) in Listenform einfügen kann.
Nachdem alle Daten abgearbeitet sind, erhalten Sie eine Meldung, die es Ihnen ermöglicht alle abgearbeiteten Weiterleitungs Aktivitäten zurück zusetzen, sodass diese bei der nächsten Weiterleitungsaktion nicht noch einmal dem Anbieter übermittelt werden.
