Mit FlowFact automatisch PDF-Dokumente erzeugen

Um die Vorteile sog. PDF-Dokumente zu erkennen, sollte man zunächst wissen, was man eigentlich unter einem PDF-Dokument versteht. Desweiteren ist es notwendig zu wissen, welche Voraussetzungen dafür notwendig sind und von welchen FlowFact Programmstellen aus PDF-Dokumente erzeugt werden können. All dieses Wissen vermittelt Ihnen dieses Onlinehilfekapitel.

Was ist ein PDF-Dokument?

Empfänger können Dateien, die sie z.B. per E-Mail erhalten oft nicht öffnen, da sie nicht über die Anwendungen verfügen, in denen die Dokumente ursprünglich erstellt wurden. Verfügen Sie über ein solches Programm, so können Sie eine fremde Datei (z.B. MS Word) in der Regel verändern, wodurch gegenüber dem Verfasser eine Sicherheitslücke entstehen kann. Ausserdem besteht keine Garantie dafür, dass das Erscheinungsbild des Empfänger-Dokuments exakt mit dem Original des Absenders übereinstimmt (z.B. fehlende Schriftarten).

All diese Probleme löst das PDF-Format. PDF steht für "Portable Document Format". Ein von Adobe bereits vor über 10 Jahren aus der PostScript-Sprache entwickeltes Format, um fertig formatierte Dokumente plattformunabhängig(!) anzeigen bzw. drucken zu können. PDF wird weltweit als De-facto-Standard für den zuverlässigen und sicheren Austausch von elektronischen Dokumenten aller Art eingesetzt.

Welche Software muss installiert werden, damit FlowFact PDF-Dokumente erzeugen kann?

FlowFact unterstützt zwei unterschiedliche Systeme zur Erzeugung von PDF-Dokumenten:

• Adobe PDF-Writer:
  Die Adobe PDF-Anbindung von FlowFact basiert auf dem kosten- und lizenzpflichtigen PDF-Writer von Adobe (Version 5). FlowFact erkennt ihn am Eintrag Acrobat PDFWriter im Verzeichnis für Drucker bzw. Faxgeräte. Dieser Eintrag wird bei der Installation des PDF-Writer automatisch erzeugt und darf im Nachhinein nicht verändert werden!

Bei der Installation bitte unbedingt beachten:
Klicken Sie im Setup-Dialog auf den Setup-Typ Benutzer und wählen Sie anschließend zusätzlich die Komponente Acrobat PDFWriter-Dateien aus! Fahren Sie dann mit der Installation fort.

• FreePDF:
  Wie der Name schon sagt, handelt es sich hierbei um eine kostenlose Lösung. Sie bietet zwar weniger Funktionen, ist aber im Zusammenhang mit FlowFact vollkommen ausreichend.
  
  FlowFact sucht nach den Druckertreibern Acrobat PDFWriter sowie FreePDF und erkennt diese automatisch. Technisch funktioniert die Anbindung dieser beiden Systeme völlig unterschiedlich. FreePDF basiert auf Ghostscript (Version 7.0). Die beiden Programme (FreePDF Version 2.0 und Ghostscript 7.05) sind zwar kostenlos, aus lizenzrechtlichen Gründen muss sich der Anwender diese jedoch selbst downloaden. Die Links dazu stellen wir Ihnen auf unserer Homepage zur Verfügung, einfach diesem Link folgen.

Bei der Installation bitte unbedingt beachten:
Installieren Sie bitte zuerst Ghostscript und dann FreePDF! Andernfalls bricht die FreePDF-Installation ab.

Die Qualität Schlecht (FreePDF Einstellungen) reicht in der Regel für Briefe aus. Ein Dokument, welches mit der Qualitätsstufe Hoch erzeugt wurde und eine Dateigrösse von 61 KB hat, benötigt bei der Einstellung Schlecht lediglich 15 KB!

Sind beide Systeme installiert, bevorzugt FlowFact den Adobe PDF-Writer!

Wann bzw. wo erzeugt FlowFact PDF-Dateien?

FlowFact erzeugt ein PDF-Dokument, wenn Sie...

• in der Liste Anhänge ein Dokument auswählen, dann mit der rechten Maustaste anklicken und im folgenden Einblendmenü die Funktion PDF-Datei erzeugen starten. Bei unbekannten Dateiformaten erhalten Sie eine Meldung, dass die Konvertierung nicht möglich ist.
   
• im Auswahldialog für Word- bzw. Excel-Vorlagen die Funktion wenn möglich als E-Mail senden aktivieren und die jeweilige Adresse über eine E-Mail-Adresse verfügt.
  
  FlowFact fügt der E-Mail-Nachricht das umgewandelte Word-Dokument als PDF-Anhang bei. Ausserdem erscheint im Text der E-Mail der Hinweis Nachricht befindet sich im Anhang als PDF-Dokument.

Sie erstellen eine Adressenliste für ein Rundschreiben. Das zuvor erstellte Rundschreiben wählen Sie im Word- bzw. Excel Vorlagendialog aus. Anschließend aktivieren Sie dort die Funktion wenn möglich als E-Mail senden und bestätigen anschließend durch Anklicken der Schaltfläche Sofort ausgeben. FlowFact erzeugt nun automatisch bei allen Adressen mit vorhandener eMail-Adresse eine E-Mail-Nachricht (Aktivität), wandelt das Rundschreiben in ein PDF-Dokument um und fügt es als Anhang der jeweiligen eMail-Nachricht bei. Bei FlowFact Immobilien funktioniert das gleiche Verfahren selbstverständlich auch vom Fenster Selektion aus, wenn dort die Offertenerstellung aktiviert wird.

Den Standard-Hinweis Nachricht befindet sich im Anhang als PDF-Dokument können Sie für jede Textvorlage individuell ändern. Dazu steht Ihnen im FlowFact Word-Menü die Funktion E-Mail-Text für PDF-Versand festlegen... zur Verfügung.