Alarme

Siehe Symbol in der Taskleisten-Systray (neben Uhrzeit), Menü Extras/ Alarm starten

Beschreibung

Das Alarmfenster zeigt nicht nur fällige Termine bzw. Nachrichten benutzerspezifisch an, sondern stellt eine komfortable Bearbeitungsoberfläche zur Verfügung.

Aktivitäten werden nur dann über dieses Alarmsystem gemeldet, wenn im Feld Vorlage außer Datum auch eine Uhrzeit eingetragen ist!

Das FLOWFACT-Alarmsystem kündigt vollautomatisch alle unerledigten Aktivitäten an (z.B. interne Nachrichten von Kollegen, eigene Termine, Neueingänge externer Dokumente usw.), die über eine Uhrzeit (Feld Vorlage) verfügen. Sobald der Rechner hochgefahren (Microsoft Windows gestartet) ist, überwacht ein Programm im Hintergrund (FLOWFACT_Alarm.exe), ob und für welchen Anwender (Benutzeridentifikation über Windows-Login) Termine fällig sind und gemeldet werden müssen. Die Überwachung findet permanent im Hintergrund statt, egal ob FLOWFACT gestartet ist oder nicht.

Zusätzlich ertönt das benutzerspezifisch eingestellte Meldesignal.

Ein Klick mit der linken Maustaste auf das kleine FLOWFACT-Icon genügt, um das Alarmfenster zu öffnen. Hier stehen alle notwendigen Funktionen zur Verfügung, z.B.:

• Anzeige von Verknüpfungen:
  Sind verknüpfte Daten vorhanden, so wird bereits im FLOWFACT Alarm-Fenster darauf hingewiesen (z.B. Eingang von E-Mail-Nachrichten, gescannter Posteingang (Archiv), Textablage, Sprachaufzeichnung etc.).
   
• Alarm später melden
  Der Anwender kann Termine im Alarmfenster vorübergehend verschieben, indem er sich diese zu einem späteren Zeitpunkt wieder anzeigen lässt (1 bis 5 Stunden oder am nächsten Tag).
   
• Nicht mehr im Alarm melden
  Durch Klick auf die Symbolschaltfläche Nicht mehr im Alarm melden bzw. durch Betätigen der Funktionstaste F5 wird in der Aktivität die Uhrzeit im Feld Vorlage entfernt, so dass der Vorgang nicht mehr im Alarm-Fenster erscheint.
   
• Blättern
  Sind zum Zeitpunkt des geöffneten Alarmfensters mehrere Termine fällig, so können diese in zeitlicher Reihenfolge nach vorn oder zurück geblättert werden. Der Anwender kann so auf einfache Weise entscheiden, welchen Termin er zuerst bearbeiten will.
   
• Und vieles mehr - siehe Beschreibung der einzelnen Funktionen weiter unten auf dieser Seite...

Fragen und Antworten zum Melde- bzw. Alarmsystem

Was ist ein Alarm?

• Ein Alarm ist eine Aktivität (Fenster Aktivität), die vom FLOWFACT-Alarmsystem (kleines Symbol im rechten Bereich der Taskleiste) akustisch und optisch gemeldet wird (z.B. interne Mail-Nachricht, externes Dokument). Das Alarmsystem ist von FLOWFACT unabhängig (eigenständiges Programm). Es spielt also keine Rolle, ob FLOWFACT bereits geöffnet ist oder nicht. Das Meldesystem wird unmittelbar nach dem Windows-Start aktiv! Damit FLOWFACT eine Aktivität als Alarm erkennt, muss sich im Feld Vorlage eine Uhrzeit befinden. Ausserdem darf die Aktivität nicht als erledigt markiert sein.

Was versteht man unter externe Dokumente?

• Externe Dokumente sind Dateien wie
  
  gescanntes Dokument,
  Eingangsfax,
  E-Mail,
  VoiceMail usw.,
  
  die über externe Quellen eingelesen und mit einer "Alarm-Aktivität" verknüpft wurden. Das Empfangen bzw. Einlesen externer Dateien sowie das Erzeugen einer jeweils verknüpften "Alarm-Aktivität" kann mit Hilfe von FLOWFACT-Diensten automatisiert werden.

Was ist eine interne Mail-Nachricht?

• Jeder FLOWFACT-Anwender kann anderen Anwendern interne Nachrichten senden, die ebenfalls über das Alarmsystem gemeldet werden. Mail-Nachrichten sind Aktivitäten mit Uhrzeit im Feld Vorlage und mindestens einem aktiven Benutzermerkmal (siehe Fenster Extras/Merkmale).

Wie wird eine Mail-Nachricht beantwortet?

• Der Empfänger einer internen Mailnachricht kann seine Antwort durch Klick auf die Symbolschaltfläche Antworten oder als gelesen markieren in einem separaten Fenster (dessen Bildschirmposition wird beim Schließen gespeichert) eingeben oder zumindest den Empfang darin bestätigen. Das Antworten-Symbol steht sowohl im FLOWFACT-, als auch im Alarm-Fenster zur Verfügung. Es ist nur dann aktiv, wenn der Besitzer (Absender) einer Nachricht nicht mit dem angemeldeten Anwender (Empfänger) identisch ist (sich selbst zu antworten macht ja eigentlich auch keinen Sinn). Hat der Empfänger geantwortet, so wird dessen Merkmal automatisch entfernt (damit er die Nachricht nicht noch einmal bekommt) und das Benutzer-Merkmal des Absenders aktiviert, so dass die Antwort dort gemeldet wird.

Wie wird ein Alarm/eine Mail-Nachricht gemeldet?

• Im Sys-Tray der Task-Leiste blinkt das FLOWFACT-Programmlogo. Ausserdem ist das benutzerspezifisch eingestellte Tonsignal zu hören. Das Tonsignal kann im Alarmfenster ausgeschaltet werden.

Wie oft wird ein Alarm/eine Mail-Nachricht gemeldet?

• Dies hängt vom eingestellten Aktualisierungsintervall ab, der benutzerspezifisch im Fenster Benutzer, Register Vorlage (Feld Aktualisieren nach (Minuten) eingestellt werden kann.

Wie wird eine Mail-Nachricht eingegeben?

• Eine Mail-Nachricht können Sie direkt im Aktivitätenfenster erzeugen. Sie müssen lediglich darauf achten, dass Sie
  
  a) das gewünschte Empfänger-Benutzermerkmal auswählen und
  b) im Feld Vorlage eine Uhrzeit angegeben sowie
  c) die Aktivität nicht als erledigt markiert ist.
  
  Um das Erzeugen von Mail-Nachrichten zu erleichtern, sollten Sie sog. Aktivitätenarten vordefinieren, die dafür sorgen, dass Sie z.B. die Uhrzeit nicht vergessen, da diese automatisch vorbelegt wird. Im Fenster Extras/Aktivitätenarten... können Sie beliebig viele Aktivitätenarten festlegen. Außerdem wird das Erstellen solcher Aktivitäten durch Aufruf des QuickAktivitäten-Dialog enorm erleichtert. Klicken Sie dazu einfach diese Schaltfläche: . Diese Schaltfläche ist zudem auch vom Alarmfenster zu erreichen (oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Alarmsymbol in der Taskleisten-Systray, um im folgenden Kontextmenü den Eintrag QuickAktivität auszuwählen). Sie können sich Ihre "Alarm-Aktivitätenarten" zudem noch als Kontext-Menü anzeigen lassen, sobald Sie das QuickAktivitäten-Symbol anklicken. Auch das definieren Sie im Fenster Extras/Aktivitätenarten... (Funktion QuickAktivität).

Funktionen im Kontextmenü

Normalerweise öffnen Sie das Alarmfenster durch Doppelklick auf das FLOWFACT-Logo im Systray der Taskleiste (neben der Uhrzeit):



bzw.

(wenn bereits ein Alarm gemeldet bzw. das Alarmfenster schon geöffnet wurde).

Klicken Sie hingegen mit der rechten Maustaste, so erscheint das Kontextmenü mit den folgenden Funktionen:

Alarme

Öffnet das Alarm-Fenster, als ob Sie mit der linken Maustaste auf das FLOWFACT-Logo in der Tastleiste klicken.

Telefonie

Öffnet das Fenster Telefonie. Sie können es auch direkt durch Klick auf die Symbolschaltfläche Telefonie vom Alarm-Fenster aus öffnen. Eine Beschreibung dazu finden Sie weiter unten.

FLOWFACT-Start und QuickAktivität

Auch diese beiden, terminunabhängigen Funktionen stellt das Alarmfenster zur Verfügung. Hier zeigt das FLOWFACT-Alarmsystem die Nachricht der jeweiligen Alarm-Aktivität an. Der Inhalt dieses Feldes entspricht exakt den Eingaben des Feldes "Notiz" im FLOWFACT-Fenster "Aktivitäten".

Beschreibung der Fenster-Elemente

Symbol-Schaltflächen

FLOWFACT starten

Zum direkten Start von FLOWFACT (ohne Anzeige des Login-Fensters). Es spielt dabei keine Rolle, ob ein Alarm angezeigt wird oder nicht.

Diese Funktion erreichen Sie auch über das Alarm-Kontextmenü (FLOWFACT starten), welches Sie durch Klick mit der rechten Maustaste auf das FLOWFACT-Emblem in der Sys-Tray der Task-Leiste öffnen.

Kalender

Öffnet das FLOWFACT-Fenster Kalender. Diese Funktion steht auch direkt in FLOWFACT zur Verfügung (siehe Kalender).

QuickAktivität

Öffnet ein Einblend- bzw. Kontext-Menü, welches alle Aktivitäten-Arten enthält, die zur Erzeugung einer QuickAktivität vorgesehen sind. Sobald Sie einen Eintrag auswählen, erscheint das Fenster Aktivitäten im Neuanlage-Modus mit dem bereits vordefinierten Datensatz, den Sie entsprechend Ihrer Nachricht nur noch ergänzen brauchen.

Diese Funktion steht auch direkt in FLOWFACT zur Verfügung (siehe QuickAktivität).

Telefonieren

Öffnet das Fenster Telefonie, Registerkarte Ausgehende Telefonate. Ist die Alarm-Nachricht mit einer Adresse verbunden (es muss min. eine Telefonnummer eingegeben sein), so wird/werden die Telefon-Nummer(n) in der dortigen Liste angezeigt. Ein Mausklick genügt, um den Teilnehmer anzurufen.

Von diesem Fenster aus erreichen Sie alle weiteren Funktionen, die FLOWFACT für die Telefonie zur Verfügung stellt. Das Alarmsystem beinhaltet aber auch die automatische Anruferkennung (sofern die dafür notwendigen Voraussetzungen erfüllt sind). Eine detaillierte Beschreibung dazu finden Sie hier...

Später melden

Klicken Sie auf eine der Schaltflächen in diesem Bereich, um die angezeigte Alarm-Aktivität auf einen späteren Zeitpunkt zu verschieben (je nach Schaltflächenbezeichnung von 1 Stunde bis max. zum nächsten Tag).

Bitte achten Sie darauf, dass trotz Verschieben einer Aktivität auf einen späteren Zeitpunkt die Aktivität selbst unverändert bleibt. Dies wäre z.B. bei periodischen Aktivitäten auch nicht sinnvoll, da Sie dadurch u.U. ungewollt Perioden verändern würden. Haben Sie Aktivitäten verschoben und Windows zwischenzeitlich neu gestartet, so werden diese Aktivitäten erneut gemeldet. Das Verschieben wird aus Sicherheitsgründen nicht gespeichert!

Nicht mehr im Alarm melden

Durch Klick auf diese Symbolschaltfläche bzw. durch Betätigen der Funktionstaste F5 wird in der Aktivität die Uhrzeit im Feld Vorlage entfernt, so dass der Vorgang nicht mehr im Alarm-Fenster erscheint.

Warnsignal ein/aus

Ist dieses Feld deaktiviert, so ist das Tonsignal ausgeschaltet. Das Signal ertönt erst wieder nach Neustart von Windows oder nach Aktivierung des Signal-Feldes (Häkchen).

Ein fälliger Alarm wird immer durch abwechselndes Blinken der beiden Symbole FLOWFACT/Kalender im Sys-Tray der Task-Leiste angezeigt, egal, ob das Signal ein- oder ausgeschaltet ist!

Die Art des Tonsignals stellen Sie im FLOWFACT, Fenster Extras/Benutzer, Register Vorlage, Bereich FLOWFACT-Alarm benutzerspezifisch ein.

Erster Datensatz

Blättert zur ersten Alarm-Aktivität.

Zurück blättern

Anhand dieser Schaltfläche (diese ist nur anklickbar, wenn mehr als eine Alarmaktivität existiert) können Sie im augenblicklichen Bestand der unerledigten Alarmaktivitäten zurück blättern. Dies ist sinnvoll, wenn Sie sich zunächst einen Überblick verschaffen wollen, um z.B. zuerst die Ihres Erachtens wichtigsten Aktivitäten zu bearbeiten.

Der blätterbare Datenbestand wird permanent aktualisiert, so dass Sie dort nur die tatsächlich noch unerledigten Aktivitäten sehen. Das Listenfeld Historie hingegen zeigt immer alle bisher eingegangenen Alarm-Aktivitäten, unabhängig davon, ob diese bereits erledigt wurden oder noch unerledigt sind.

Vor blättern

Anhand dieser Schaltfläche (diese ist nur anklickbar, wenn mehr als eine Alarmaktivität existiert) können Sie im augenblicklichen Bestand der unerledigten Alarmaktivitäten vor blättern. Dies ist sinnvoll, wenn Sie sich zunächst einen Überblick verschaffen wollen, um z.B. zuerst die Ihres Erachtens wichtigsten Aktivitäten zu bearbeiten.

Letzter Datensatz

Blättert zur letzten Alarm-Aktivität.

Manuell aktualisieren

Die Alarm-Aktivitäten werden automatisch aktualisiert. Die Häufigkeit der Aktualisierungen hängt von der Einstellung im Feld Aktualisieren nach (Minuten) ab. Durch Klick auf diese Schaltfläche können Sie eine sofortige Aktualisierung erzwingen. Dies macht z.B. bei länger eingestellten Intervallen Sinn.

Erledigt

Durch Klick auf diese Schaltfläche, können Sie die gemeldete Aktivität direkt als "erledigt" kennzeichnen. Ab diesem Zeitpunkt wird diese Aktivität nicht mehr im Alarmfenster angezeigt.

Antworten/Gelesen

Handelt es sich bei der Meldung um eine Mail-Nachricht, so können Sie durch Anklicken dieser Schaltfläche im darauf folgenden Dialog dem Absender mitteilen, dass Sie seine Mailnachricht gelesen haben. Auch individuelle Antworten sind dort möglich.

FLOWFACT sorgt anschließend dafür (vollautomatisch), dass Ihre Antwort beim Absender der Mailnachricht wieder vorgelegt wird.

Das Mailsystem kann nur dann einwandfrei funktionieren, wenn...

• Mitarbeiter-Merkmale vorhanden sind (mit Mitarbeiterkürzel verbundene Merkmale, siehe Fenster Extras/Merkmale).
• min. eine Aktivitätenarten vorhanden ist, die zur Teilnahme am Mailsystem gekennzeichnet ist (siehe Fenster Extras/Aktivitätenarten...).
• in der Mail-Aktivität eine Mail-Aktivitätenart und min. ein Mitarbeiter-Merkmal ausgewählt wurde.

Zum Löschen markieren

Merkt die jeweilige Aktivität zum späteren Löschen vor. Dabei wird im Feld Zum Löschen markiert am (Register Sonstiges) der betroffenen Aktivität automatisch das Systemdatum eingesetzt und die Funktion Erledigt aktiviert. Über eine spezielle Suchfunktion (Löschdatum älter als ... Tage im Suchen-Dialog des Fensters Aktivitäten) finden Sie alle Aktivitäten mit Löschvermerk, sofern das Löschdatum in den gesuchten Zeitraum fällt. Anschließend können Sie diese Aktivitäten global und endgültig löschen (z.B. gesamte Suchergebnis-Liste markieren und auf Löschen-Symbol klicken.

Rufen Sie diese Funktion nicht vom Fenster Alarm, sondern von einem der Fenster Aktivitäten, Vorlage & Kalender (Vorlage-Liste) oder Archiv (Dokumenteneingang) aus auf, so können über entsprechende Listenmarkierungen gleichzeitig mehrere Datensätze zum Löschen vorgemerkt werden.

Da nach Klick auf diese Schaltfläche die Aktivität nicht direkt gelöscht, sondern nur zum späteren Löschen vorgemerkt wird, können Sie diese Funktion durch Entfernen des Löschdatums wieder rückgängig machen. Dennoch sollten Sie mit dieser Funktion überlegt umgehen. Evlt. ist es besser eine Aktivität zu erledigen (und evtl. zusätzlich zu archivieren), ohne diese unwiderruflich zu Löschen.

Registerkarten

Wie direkt in FLOWFACT, so werden auch im Alarmfenster mögliche Datenverzweigungen in Form von Registern angezeigt. Vor dem Registereintrag befindet sich ein kleines Symbol, welches entweder darauf hinweist, dass

 noch keine Daten bzw.
 bereits verknüpfte Daten

vorhanden sind.

Nach Anklicken einer Registerkarte wird der gemeldete Alarm aus dem laufenden Bestand des Alarmfensters entfernt und zum nächsten Vorgang weitergeblättert (falls vorhanden).

Änderungen hinsichtlich Position und Gesamtanzahl der Aktivitäten können Sie in der Fortschrittsanzeige (rechts neben dem Listenfeld Historie) nachvollziehen. Lassen Sie angezeigte Aktivität unerledigt, so wird diese spätestens nach der nächsten Aktualisierung wieder in den Alarmbestand mit aufgenommen.

Die Dauer der automatischen Aktualisierungsabstände sind benutzerspezifisch im Fenster Extras/Benutzer, Register Vorlage, Feld Aktualisieren nach (Minuten)einstellbar.

Das Alarmfenster umfasst folgende Register (weitere Informationen erhalten Sie durch Klick auf den jeweiligen Eintrag):

Anhänge

Zeigt an, dass in der Aktivität Dateianhänge gespeichert sind. Nach Anklicken dieser Registerkarte wird die Aktivität in FLOWFACT angezeigt (Fenster Aktivitäten, Registerkarte Aktivitäten (Liste)).

Archiv

Ist die gemeldete Aktivität mit einem Archiv-Dokument verknüpft (z.B. gescannter Eingangsbrief, Vertrag oder eingefügte Grafik, etc.), so können Sie es durch Klick auf dieses Register direkt öffnen (Fenster   Archiv).

Aktivität

Über diese Registerkarte wird die gemeldete Alarm-Aktivität in FLOWFACT angezeigt (Fenster Aktivitäten, Registerkarte Aktivitäten (Liste)). Diese Registerkarte kann immer ausgewählt werden (buntes Verzweigungssymbol).

Selbstverständlich können Sie eine in FLOWFACT geöffnete Alarm-Aktivität wie alle anderen Aktivitäten weiter bearbeiten (sofern es die Zugriffsrechte zulassen). Wenn Sie z.B. die Aktivität zeitlich verschieben (Feld Vorlage), wird der Alarm zu einem späteren Zeitpunkt erneut gemeldet. Setzen Sie die Aktivität hingegen auf Erledigt, verschwindet die Aktivität sowohl im Alarmsystem, als auch in der Liste Vorlage).

Vorgang

Zeigt an, dass die gemeldeten Aktivität Bestandteil eines Vorgangs ist (das bedeutet, dass mindestens zwei Aktivitäten zu einem Vorgang miteinander verknüpft sind). Nach Anklicken dieser Registerkarte wird die Aktivität in FLOWFACT angezeigt (Fenster Aktivitäten, Registerkarte Aktivitäten (Liste)), Listenansicht Vorgang).

Nachrichtenfelder und Historie

Betreff-Zeile und Nachrichtenfeld

Hier zeigt das FLOWFACT-Alarmsystem die Nachricht der jeweiligen Alarm-Aktivität an. Übernommen werden die Inhalte der Felder Betreff (Fettschrift) und Notiz aus dem FLOWFACT-Fenster Aktivitäten.

Historie

Unterhalb der Textfelder Betreff/Nachricht finden Sie das Listenfeld Historie. Es beinhaltet immer alle bisher eingegangenen Alarm-Aktivitäten, unabhängig davon, ob diese bereits erledigt wurden oder noch unerledigt sind.

Auf diese Weise können Sie z.B. eine versehentlich entfernte Nachricht (z.B. durch Klick auf Erledigt oder Antworten )wieder zurückholen (sofern diese nicht in der Zwischenzeit gelöscht wurde).

Wenn Sie Ihren Mauszeiger über die Bezeichnung Historie fahren, so zeigt ein QuickInfo den angemeldeten Benutzer (gem. Anmeldung in Windows bzw. Standardbenutzer) und den Pfad des gestarteten Alarm-Programms an.

Der Inhalt dieses Listenfeldes wird beim Beenden des Alarmsystems FLOWFACT_Alarm.exe bzw. Beenden von Windows gelöscht!

Fortschrittsanzeige

Hier wird die Blättern-Position und Gesamtanzahl der noch unerledigten Alarm-Aktivitäten angezeigt.