|
|
|
So öffnen Sie dieses
Fenster:
Klicken Sie im Navigator auf den Eintrag
Kalender
Klicken Sie im Menü Datei auf den Eintrag Kalender
Verwenden Sie die Tastenkombination Strg+K
|
|
Nutzen Sie den integrierten Kalender, denn jeder Termin mit Interessenten, Kunden und Partnern gehört zur Kundenhistorie und vervollständigt die Kundenbeziehung. Der FLOWFACT Kalender unterstützt umfassend die Teamarbeit. Gemeinsame Terminabstimmungen mit allen Mitarbeitern sind über den Gruppenplaner Gantt zu realisieren, der genau anzeigt, ob ein Kollege im Termin ist oder ob er an gemeinsamen Treffen teilnehmen kann. Um einen Termin zu erstellen, gehen Sie im Navigator auf Kalender und suchen den Tag aus. Danach markieren Sie mit der linken Maustaste die Zeit des Termins und wählen durch Drücken der rechten Maustaste Neu aus. Tipp: Wenn Sie im Kalender auf die rechte Maustaste klicken und Optionen... wählen, können Sie einfach unter Bildschirmlayout die Anzeigeinhalte, Farben und Schriftart verändern! |
Der FLOWFACT-Kalender ist ein leistungsfähiges Modul. Seine moderne, intuitiv gestaltete und Windows konforme Oberfläche zeigt nicht nur Termine in übersichtlicher Weise an, sondern stellt alle Werkzeuge bzw. Techniken zur Verfügung, die Ihnen...
... auf komfortable Weise möglich machen.
Zunächst wollen wir den FLOWFACT-Kalender unter Berücksichtigung der folgenden Abbildung beschreiben. Am Ende dieses Hilfetextes vertiefen wir die Funktionsweise anhand von Praxis-Beispielen Schritt für Schritt.
Drucken
Sie sich diese
Anleitung der besseren Übersicht halber aus. Klicken Sie dazu
hier mit der rechten Maustaste
und wählen Sie im folgenden Kontext-Menü den Eintrag Thema
drucken... aus.
Der FLOWFACT-Kalender setzt sich aus folgenden Komponenten zusammen (die angegeben Nummern entsprechen der Abbildung):
Zusätzlich zu Ihren Terminen erhalten Sie im Bereich Tagestermine weitere Informationen, wie Feiertage und von Ihnen definierte Tagestermine. Feiertage sind bereits enthalten, so dass dafür keine Aktivitäten vorhanden sein müssen!
Der FLOWFACT-Kalender
zeigt alle Termine, die in den Anzeige-Zeitraum fallen in übersichtlicher
Weise an. Darüber hinaus stellt er eine intuitiv gestaltete und Windows
konforme Bearbeitungsoberfläche
dar, die das
Eingeben, Verschieben (per Drag
& Drop),
Verändern der Termindauer
(per Maus-Slider)
auf komfortable Weise möglich macht.
Bei der Anzeige des Zeitraums können Sie jederzeit zwischen 1, 2, 5, 7
und 14 Tagen wählen. Ihren persönlichen Standardzeitraum
können Sie sich selbstverständlich dauerhaft vorbelegen
lassen (siehe Beschreibung des Kontext-Menüs).
Im Gegensatz zu anderen Produkten kann der FLOWFACT-Kalender
die Termine aller (!) Teilnehmer gleichzeitig darstellen. logischer Weise
nimmt jedoch die Übersichtlichkeit (weniger Textinformationen, kleinere
Zwischenräume) ab, je mehr Teilnehmer für die Darstellung aktiviert sind.
Sie können über das Kontext-Menü jederzeit bestimmen welche Teilnehmer
dargestellt werden sollen.
Jeder Termin (jedoch nicht die Feiertage) ist in FLOWFACT
als Aktivität gespeichert. Welche Aktivitäten als Termin im Kalender angezeigt
werden, bestimmen Sie über die Aktivitätenart.
Die Aktivitätenart legt die Kategorie eines Vorgangs fest. Außerdem können
pro Aktivitätenart verschiedene Einstellungen und Funktionen vorbelegt
werden (mehr dazu finden Sie über die Onlinehilfe im Fenster Extras/Aktivitätenarten).
Dazu zählen u.a. die Freigabe zur Ansicht im Kalender, die Hintergrundsfarbe
etc. Überschneidende Termine werden nebeneinander dargestellt. Termine
können Sie per Drag & Drop auf einfache Weise auf einen anderen Zeitraum
verschieben oder aber auch verkürzen oder verlängern.
Sobald Sie Ihren Mauszeiger über eine Terminzelle bewegen und 1 Sekunde
warten, erscheint ein sog. QuickInfo
mit genauer Datums- bzw. Zeitangabe, Teilnehmerkürzel und Notiz.
Jeder Termin verfügt über einen sog. Zeitbalken
am linken Zellenrand. Die Höhe des Zeitbalkens entspricht der genauen
Termindauer. Der Zeitbalken kann auch als Slider verwendet werden, um
die Anfangszeit bzw. das Ende eines Termins zu verändern.
Standardmässig werden für jeden Termin die Aktivitäten-Merkmale, -Notiz
und Name der verknüpften Adresse in der Terminzelle angezeigt (so weit
dazu der Platz ausreicht). Die Farbe der jeweiligen Terminzelle entspricht
der Einstellung in den Aktivitätenarten. All diese Einstellungen können
Sie auf sehr flexible Weise Ihren persönlichen Vorstellungen entsprechend
anpassen (siehe Beschreibung des Kontext-Menüs).
Das Zeitraster zeigt auf der horizontalen Ebene die Wochen-Nummer sowie die Tage (Wochentag-Kürzel, Datum) an. Das vertikale Zeitraster unterteilt den Tag in gleich große Abschnitte, gemäß Einstellung z.B. stundenweise oder halbstündlich etc. In der ersten Zelle ganz oben wird die Kalenderwoche angezeigt.
Sobald Sie auf einen beliebigen Tag innerhalb
des Tages-Rasters klicken, öffnet sich der Jahreskalender. Der Kalender
lässt sich durch Drücken Ihrer Esc-Taste
wieder schließen, ohne dass dabei Daten übernommen werden.
Durch Markieren sog. Zeitzellen können Sie einen Terminbereich fixieren, um ihn anschließend als Termin zu speichern.
Neuer Termin
Diese Funktion ist nur auswählbar, wenn mindestens eine Zeitzelle markiert ist. Sie erzeugt automatisch eine Aktivität und zeigt diese im Fenster Aktivitäten an. Dabei wird die Termindauer (Aktivitäten-Felder Datum und bis) gemäß der im Kalender vorgegebene Markierung übernommen. Auch die Aktivitätenart, die im Fenster Benutzer (Register Vorbelegung, Bereich Termine) eingestellt wird, ist vorbelegt. Das Notizfeld enthält den Vermerk Neuer Termin. Selbstverständlich können alle Vorbelegungen geändert bzw. überschrieben werden. Evtl. Änderungen werden im Kalender sofort berücksichtigt, sobald Sie von der Aktivität aus den Kalender neu aufrufen.
|
Wenn Sie einen neuen Termin anlegen, sollte bereits eine Aktivitätenart zum Benutzer vorbelegt sein, die für die Anzeige im Kalender freigegeben ist. Um das zu erreichen, sind folgende Schritte notwendig:
|
Datum...
Öffnet eine Jahresübersicht, aus der Sie den gewünschten Zeitraum für die Kalender-Ansicht auswählen können.
>> Gantt
Verzweigt in die Gantt-Ansicht unter Berücksichtigung des im Kalender angezeigten Zeitraums. Auf diese Weise können Sie zwischen den beiden Ansichten hin- und herschalten.
Freien Termin suchen
Verzweigt in die Gantt-Ansicht und blendet dort den Eingabe-Dialog für
die Suche ein. Dabei wird das Datum des im Kalender markierten Tages in
das Feld Suchen ab automatisch übernommen
und als Termindauer 1 Stunde eingestellt. So suchen Sie einen freien
Termin: bitte hier 
klicken.
Anzeigen
Diese Funktion ist nur auswählbar, wenn ein Termin ausgewählt (markiert) ist. Sie zeigt die Aktivität dieses Termins an (das Fenster Aktivität wird geöffnet bzw. aktiviert). Evtl. Änderungen werden im Kalender sofort berücksichtigt, sobald Sie diesen von der Aktivität aus neu aufrufen.
Verschieben
Diese Funktion ist nur bei markiertem Termin auswählbar und ermöglicht das Verschieben des Termins auf einen anderen Tag. Dazu öffnet sich die Jahresübersicht, aus der Sie den gewünschten Tag auswählen können. Terminverschiebungen sind innerhalb des angezeigten Zeitraums und des eingestellten Zeitrasters auch per Drag & Drop möglich.
Teilnehmer...
Öffnet den Dialog Merkmale und Sicherheit, aus dem Sie den bzw. die gewünschten Teilnehmer (z.B. Kollegen bzw. Mitarbeiter) auswählen können, deren Termine anschließend mit angezeigt werden.
Darstellungszeitraum (1 ... 14 Tage)
Hier können Sie den Zeitraum von einem Tag bis 14 Tage einstellen, der im Kalender angezeigt werden soll. Standardmässig wird die Wochenansicht (7 Tage) vorbelegt. Diese Vorbelegung können Sie selbstverständlich ändern (Dialog Optionen).
Optionen...
Öffnet den Dialog Optionen, der Ihnen eine Vielfalt persönlicher Kalender-Einstellungen zur Verfügung stellt. Die einzelnen Einstellungsmöglichkeiten sind weitgehend selbsterklärend. Im Zweifelsfall steht Ihnen selbstverständlich auch dort unsere Direkt-Hilfe zur Verfügung.
Weitere
Hinweise finden Sie hier...
Drucken...
Öffnet den Dialog Drucken. Dort können Sie evtl. einen anderen Drucker und die Anzahl der Seiten auswählen. Die Schaltfläche Seitenansicht gibt das Druckergebnis nicht auf dem Drucker, sondern auf Ihrem Bildschirm aus. Dies ist z.B. sinnvoll, wenn Sie Ihre persönlichen Druckereinstellungen (Dialog Optionen) sofort am Bildschirm überprüfen wollen.
