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Eine der innovativen Besonderheiten von FLOWFACT ist die Fähigkeit Daten miteinander zu vernetzen. Dies spart nicht nur viel Zeit, weil die doppelte oder dreifache Datenpflege mit der entsprechenden Fehlerquote entfällt, sondern bietet darüber hinaus eine enorme Sicherheit, und Übersichtlichkeit, wenn es darum geht vernetzte Daten wieder zu finden.
Mit FLOWFACT können Sie außerordentlich komfortabel z.B. alle im Laufe der Zeit gesammelten Kundendaten (Vorgänge wie Termine, Notizen, Ablagedokumente, E-Mails, Briefe, Angebote, Kostenvoranschläge, Verträge, Telefongespräche, gescannte Eingangspost, beliebige Dateianhänge usw.) mit einem einzigen Mausklick abrufen. Komplette Kundenhistorien in Form von übersichtlichen Listen, aus denen u.a. unerledigte Vorgänge sofort zu erkennen sind.
Das FLOWFACT Verknüpfungsprinzip erstreckt sich praktisch über alle
Fenster, die FLOWFACT für die Erfassung bzw. Bearbeitung von Kunden- bzw.
Geschäftspartnerdaten zur Verfügung stellt.
FLOWFACT stellt dort, wo es Sinn macht Daten zu verknüpfen bestimmte Elemente zur Verfügung, die es ermöglichen Verknüpfungen herzustellen (Verknüpfungsfelder) oder bereits verknüpfte Daten aufzurufen (Verknüpfungs-Registerkarten). Hier zwei typische Beispiele:
Die meisten Vorgänge stehen mit Adressen in unmittelbarem Zusammenhang. Aus diesem Grund erzeugt FLOWFACT bei fast* allen erzeugten Aktivitäten, die von der dazugehörigen Adresse aus angelegt werden, automatisch eine Verknüpfung. Sie brauchen Sie also nicht um die Verknüpfung kümmern, wenn Sie z.B. einem Kunden einen Brief oder eine E-Mail schreiben. Der Brief oder die E-Mail sind automatisch mit dem Adressaten verknüpft.
*) Das automatische Verknüpfung von Aktivitäten mit Adressen kann abgeschaltet werden. Da die in der Regen je nach Aktivitäten-Art unterschiedlich gewünscht sein kann, finden Sie die Funktion Adressenverknüpfung lösen im Fenster Extras/Aktivitätenarten.
Alle anderen Verknüpfungen (wie z.B. die Verknüpfung zwischen zwei Datensätzen aus dem Fenster Aktivität und Fenster Projekt) werden manuell erzeugt. Selbstverständlich können Sie bestehende Verknüpfungen auch im Nachhinein manuell lösen oder mit einem anderen Datensatz verknüpfen (wenn z.B. eine Verknüpfung mit der falschen Adresse erzeugt wurde).
Es ist sehr einfach, eine Verknüpfung herzustellen, gehen Sie bitte wie folgt vor:
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf "verknüpfen" und wählen
Sie im darauf folgenden Einblendmenü den Befehl Verknüpfen aus. Wenn Sie von einer Adresse
aus das Aktiviätenfenster öffnen (z.B. durch Klick auf eine QuickAktivität
- siehe folgende Beispielabbildung), wird die Verknüpfung automatisch
vorbelegt. Das Verknüpfungsfeld enthält dann an Stelle der Bezeichnung
"verknüpfen" eine Kurzbezeichnung des verknüpften Datensatzes.
Aufruf einer QuickAktivität:
Tragen Sie im Dialog Daten manuell zuweisen
den Suchbegriff ein, um den Datensatz zu finden, der verknüpft werden
soll. Ist die Suche erfolgreich und existiert der Suchbegriff nur ein
einziges Mal, so wird der verknüpfte Datensatz sofort an Stelle der Bezeichnung
"verknüpfen" angezeigt.
Werden mehrere Datensätze gefunden, so wird eine Liste eingeblendet, aus
der Sie den richtigen Datensatz auswählen und übernehmen können.
Tipp: Die Größe des Listen-Dialogs können Sie durch Ziehen der Seitenränder
...
... selbst festlegen und die darin enthaltene Liste samt Spalten durch
Ziehen der Spaltengrenzen in den Spaltenüberschriften ...
... anpassen. Die Einstellungen werden beim Schließen (auch bei Abbruch)
automatisch gespeichert und beim nächsten Aufruf wieder hergestellt.
Anschließend gehen wir weiter auf die Zusammenhänge der Verknüpfungen und die damit verbundenen Elemente näher ein. Im Anschluss daran werden einige Lehrgänge die Arbeit mit Verknüpfungen vertiefen.
Abbildungsbeispiel: mit einer Adresse verknüpfte Aktivitäten
In den untergeordneten Datensätzen (hier Aktivitäten) wird der übergeordnete Stammdatensatz (hier z.B. Adresse "Fogt") anhand des jeweiligen Verknüpfungsfeldes angezeigt. Außerdem kann über dieses Verknüpfungsfeld von jedem untergeordneten Datensatz aus der Stammdatensatz angezeigt werden (siehe folgende Abbildung).
Dank der Einführung sog. Register bzw. Registerkarten (optisch und funktionell mit herkömmlichen Karteikarten-Reitern vergleichbar) können zusammengehörende Funktions- bzw. Datenbereiche optisch sauber voneinander getrennt werden. Auch Datenverknüpfungen zeigt FLOWFACT in solchen Registern übersichtlich an. Im jeweiligen Reiter erscheint nicht nur der Name des verzweigten Fensters, sondern auch ein kleines Symbol, welches auf den Zustand der Verzweigung hinweist. Das Symbol kann zwei unterschiedliche Formen annehmen:
Noch keine Datenverknüpfung
Dieses Symbol weist darauf hin, dass zu dem (im jeweiligen Registerblatt angegebenen) Fenster eine Datenverknüpfung möglich ist. Sobald Sie auf die Registerkarte klicken, wird das entsprechende Fenster geöffnet bzw. aktiviert. Wenn Sie dort einen neuen Datensatz anlegen, ist er automatisch mit dem Ausgangsfenster verknüpft.
Verknüpfte Daten vorhanden
Dieses Symbol bedeutet, dass bereits weitere Daten im angegebenen Fenster (gem. Registerblatt-Eintrag) vorhanden und mit dem Ausgangsfenster verknüpft sind. Sobald Sie auf die Registerkarte klicken, wird das entsprechende Fenster geöffnet bzw. aktiviert und darin die verknüpften Daten angezeigt.
Register
bzw. : Pro Datensatz (z.B. Adresse)
sind beliebig viele Verknüpfungen (z.B. Aktivitäten) möglich. Die Anzahl
verknüpfbarer Daten ist allerdings abhängig von der Speicherkapazität
des Systems und der FLOWFACT-Version! Handelt es sich bei den verknüpften
Daten um Microsoft Word- bzw. Microsoft Excel-Dokumente oder Audiodaten
(FLOWFACT-Audiorecorder bei Aktivitäten), so kann jeweils nur ein Dokument
gespeichert werden.
Vorhandene Verknüpfungen erkennen Sie an der Kurzbezeichnung des verknüpften Datensatzes (z.B. Name/Firmenname bei Adressen), welche in blauer Farbe und unterstrichen dargestellt wird:
Sobald Sie Ihren Mauszeiger über ein Verknüpfungsfeld bewegen, ändert sich die Beschritungsfarbe in Rot und der Mauszeiger verwandelt sich in eine Hand. Dieses Verhalten entspricht einem sog. Link auf Internetseiten (wie Sie es sicher schon von Ihrem Internet-Explorer her kennen). Es genügt also nur noch ein Klick mit der linken Maustaste, um in den verzweigten Datensatz zu wechseln. Klicken Sie z.B. von einer Aktivität aus auf die Adressenverknüpfung, so wird das Fenster Adressen geöffnet und der Datensatz dort angezeigt.
Ist noch keine Verknüpfung vorhanden, sieht das Verknüpfungsfeld so aus:
Ein rechter oder linker Mausklick blendet ein Kontextmenü ein, welches die notwendigen Verknüpfungsfunktionen zur Verfügung stellt. Um das Kontextmenü auch bei bereits vorhandener Verknüpfung zu öffnen, klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf die Verknüpfung.
Das Kontextmenü bietet folgende Funktionen:
Um das Verzweigungs-Kontextmenü aufzurufen, klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste in das jeweilige Verknüpfungsfeld hinein (bei leeren Verknüpfungen funktioniert auch die linke Maustaste). Das Kontextmenü stellt folgende Funktionen zur Verfügung:
Fax-Nummer bei zwei verknüpften Adressen
Platzhalter für die zweite verknüpfte Adresse
, sofern
dies nicht bereits geschehen ist. 
Aktivitäten (damit alle vorhandenen Datenverknüpfungen
automatisch gesucht werden). 
. 
OK. 
Im folgenden Beispiel, suchen wir verknüpfte Aktivitäten zu einer bestimmten Adresse.
Adressen.
(oder Drücken der Taste [F9]), z.B. Frau Fogt
Aktivitäten
(das bunte Symbol zeigt
an, dass mindestens eine Aktivität verknüpft ist).
Aktivitäten
an. Adressen.Im folgenden Beispiel suchen wir alle Aktivitäten zu einer bestimmten Adresse. Der einfachste Weg wäre, zuerst die Adresse zu suchen und von dort aus die Registerkarte Aktivitäten anzuklicken. Im folgenden Beispiel wollen wir Ihnen zeigen, dass Sie die Suche auch direkt im Fenster Aktivitäten durchführen können. Es ist also möglich, Verknüpfungsfelder in die Suche mit einzubeziehen.
Aktivitäten
(z.B. im Navigator oder Menü Datei).
Spezialsuchen
in der Symbolleiste Bearbeiten.
OK zu bestätigen.Im folgenden Anwendungsbeispiel gehen wir von einem Werbeauftrag aus, der aus einem Haupt- und zwei Unterprojekten besteht. Grundsätzlich empfehlen wir, alle Vorgänge mit einer Adresse zu verknüpfen. In unserem Beispiel wollen wir das neue Projekt mit der Adresse unserer Muster-Anwenderin Frau "Doris Freundlich" verknüpfen.
Projekte (im Navigator
oder im Menü Datei). Projekte auf das 
Neu Symbol und wählen Sie im Kontextsymbol den Eintrag
Projektbeschreibung aus:
OK Schaltfläche, damit
die Kennung eingetragen wird.
Neu Symbol und anschließend
auf Projektbeschreibung.
Projekte außer der Kennung
auch die Felder Bezeichnung und
Stichworte für die Suche verwenden
können. 
Neu Symbol und anschließend auf Projektbeschreibung. OK.
Da in untergeordneten Projekten oft gleiche
Feldarten enthalten sind (z.B. verknüpfte Adresse des Auftraggebers),
ersparen Sie sich doppelte Arbeit, wenn Sie vom eingegebenen Hauptprojekt
zunächst entsprechend viele Kopien machen (
). Anschließend
brauchen Sie nur die Daten zu berichtigen bzw. zu ergänzen und die Verknüpfungen
im Nachhinein vorzunehmen.
