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bzw.
ExcelOder über die Symbolleiste:
bzw. So starten Sie diesen Dialog:
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Oder über die Symbolleiste:
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bzw. Word bzw. Excel
Bei der Installation von FlowFact werden die Word- und Excel-Einbindungen automatisch mitinstalliert. Die Word Einbindung von FlowFact besteht aus einer Reihe sehr nützlicher Makros und beschränkt in keiner Weise die vielfältigen Möglichkeiten, die Ihnen Microsoft Word bietet.
Sind Sie mit Microsoft Word bereits vertraut, so können Sie Ihre Erfahrungen selbstverständlich auch bei Ihren FlowFact-Vorlagen in jeder Hinsicht nutzen. Bei der Entwicklung der Word Einbindung wurde besonderen Wert auf Komfort gelegt. Durch die optimale Kooperation zwischen FlowFact und Microsoft Word entsteht der Eindruck, dass es sich um ein einziges Programm handelt.
Auch die Excel-Einbindung fügt die (je nach Platzhalter vorbestimmten) Daten automatisch in Excel ein.
FlowFact unterstützt "nur" noch
Microsoft Word ab Version 97!
Die (in den FlowFact Textvorlagen festgelegten) Platzhalter werden in Microsoft Word durch die echten FlowFact-Daten ersetzt. Dies geschieht völlig automatisch, ohne dass Sie den Microsoft Word Seriendruck beherrschen müssen, der mit einigen Funktionen verbunden ist (z.B. Daten importieren, Datenquelle erstellen, Datenquelle öffnen, Seriendruck-Manager ausführen usw.).
Die Ausgabe von Dokumenten kann sowohl über einen Drucker, per Fax oder E-Mail erfolgen.
Das Wordvorlagen-Auswahlfenster ist weitgehend
identisch mit dem Excelvorlagen-Auswahlfenster. Es bildet praktisch die
Schnittstelle zu Microsoft Word und stellt alle Funktionen zur Verfügung,
die Sie von der Auswahl der gewünschten Vorlage bis zur Übernahme in Microsoft
Word benötigen.
Bitte beachten Sie, dass sich der Inhalt
dieses Dialogs fensterspezifisch ändert. In der folgenden Kapitel werden
alle Elemente Beschrieben, ungeachtet darauf, von welchem Fenster aus
die Funktion Globales Ändern aufgerufen wurde.
Es lassen
sich praktisch alle Elemente bzw. Einstellungen dieses Dialogs als Vorbelegung
speichern (siehe Schaltfläche Vorbelegungen
>>).
Dateiliste
In diesem Listenfeld wählen Sie die gewünschte Word- bzw. Excel-Vorlage aus, indem Sie es einfach anklicken.
Word
Mustervorlagen (Erläuterungen + Abbildungen)
Erläuterungen zu Excel-Mustervorlagen
Vorbelegte Aktivitätenart
Falls für die ausgewählte Vorlage eine Aktivitätenart vorbelegt wurde, erscheint hier deren Bezeichnung. Wie alle Vorbelegungen, so können Sie auch die Aktivitätenart vorgeben. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Vorbelegungen >> und wählen Sie im folgenden Dialog die Aktivitätenart im gleichnamigen Listenfeld aus.
Verzeichnis
Hier werden die Dateiverzeichnisse angezeigt. FlowFact legt automatisch das richtige Verzeichnis (invers dargestellt) vor. Je nach dem, von welchem Fenster aus Sie in das Auswahlfenster öffnen. Selbstverständlich können Sie auch im Nachhinein das Verzeichnis manuell ändern, wie Sie es von anderen Windows-Programmen her gewohnt sind. Dies ist z.B. der Fall, wenn sich die gewünschte Vorlage in einem anderen Verzeichnis befindet oder wenn Sie selbst angelegte Unterverzeichnisse öffnen wollen.
Unterverzeichnisse lassen sich ebenfalls
automatisch öffnen. Diese können Sie benutzerspezifisch vergeben! Dazu
dient das Feld Additiver Pfad
im Fenster Extras/Benutzer (Registerkarte
Vorbelegung). Dort finden Sie weitere
Informationen.
Laufwerk
FlowFact stellt die Laufwerke und Verzeichnisse automatisch ein. Anhand dieses Listenfeldes können Sie diese Voreinstellung bei Bedarf ändern. Rufen Sie das Textvorlagen-Auswahlfenster erneut auf, wird die Voreinstellung wieder vorgenommen.
Muster-Vorlagen anzeigen
Klicken Sie dieses Kontrollfeld an, so verzweigt FlowFact automatisch in das im Lieferumfang enthaltene Musterverzeichnis (FlowFact\vorlagen.mus). Durch erneutes Klicken wird das Benutzerverzeichnis (FlowFact\vorlagen) geöffnet. Selbstverständlich wird sowohl bei der Muster-, als auch bei den Benutzerdokumenten jeweils das fensterspezifische Unterverzeichnis (z.B. FlowFact\vorlagen\adressen) berücksichtigt. Diese Einstellung bringt Ordnung in Ihre Dokumentvorlagen, es wird sauber zwischen Ihren eigenen und den mitgelieferten Dokumenten getrennt.
Vorbelegungen >>
Diese Schaltfläche öffnet den Vorbelegungsdialog. Dort legen Sie fest, welche Funktionen bzw. Optionen beim Anklicken eines Vorlagendokuments automatisch voreingestelllt werden sollen
Das Speichern der Vorbelegungen erspart Ihnen einige Mausklicks und Überlegungen. Sind alle Einstellungen vordefiniert, brauchen Sie nur noch auf die jeweilige Textvorlage in der Liste zuklicken, um diese zu übernehmen und durch Betätigen der [Return]-Taste auszuführen.
Alle Einstellungen dienen im Auswahldialog als Vorbelegung, d.h. dass Sie diese dort jederzeit ändern können.
Alle hier
vorgenommenen Einstellungen werden in einer sog. CLD-Datei gespeichert.
Diese Dateien tragen den gleichen Namen, wie die dazugehörige Word- bzw.
Excel-Datei, jedoch mit der Endung (Suffix) .cld.
Sie dienen außerdem als sog. Steuerdatei für die Microsoft Word Seriendruckfunktion.
Aktivitäten weiterleiten (nur FF Immobilien)
Mit Hilfe dieser Funktion ist es möglich, mit nur einem Befehl die Objektanbieter Ihrer Wahl über Ihre Aktivitäten zu unterrichten. Weitere Informationen dazu finden Sie hier...
Offertendruck (nur FF Immobilien)
Nur vom Fenster "Selektionen" aus zugänglich! Nach erfolgter Selektion können Sie über diese Option den Druck der Angebote bzw. Offerten starten. FlowFact stellt die Dokumente entsprechend der Selektionsergebnisliste zusammen. Um überhaupt Offerten erstellen zu können, müssen selbstverständlich zuerst die dazu notwendigen Daten vorhanden sein!
Vermittler abrechnen (Nur FlowFact-Versicherung)
Startet den automatischen Abrechnungsdruck.
Einzeldatensatz
Wenn Sie beispielsweise nur einen Brief zu einer Adresse schreiben oder ein Excel-Dokument erstellen wollen, aktivieren Sie zuerst diese Funktion. Damit wird sichergestellt, dass die Textvorlage ausschließlich für den angezeigten Datensatz aufbereitet wird. Evtl. in der Suchergebnisliste angezeigte Datensätze bleiben unberücksichtigt.Liste
Erst wenn mehr als ein Datensatz zur Verfügung stehen (z.B. Adressen, die Sie über die Merkmalsuche im Adressenfenster ermittelt haben), kann dieses Feld aktiviert werden. Die Anzahl der Datensätze wird in Klammern rechts neben der Bezeichnung angegeben. Wollen Sie eine Liste der gefundenen Datensätze oder diesbezüglich eine Excel-Auswertung erzeugen, dann klicken Sie nach Auswahl der Listen-Textvorlage diese Optionsschaltfläche an.
Seriendokumente
Erst wenn mindestens zwei Datensätze zur Verfügung stehen (z.B. Adressen, die Sie über die Merkmalsuche im Adressenfenster ermittelt haben), kann dieses Feld aktiviert werden. Die Anzahl der Datensätze wird in Klammern rechts neben der Bezeichnung angegeben. Wollen Sie Serienbriefe bzw. Excel-Dokumente für die gefundenen Datensätze erzeugen, dann klicken Sie nach Auswahl der Serienbrief- bzw. Excel-Vorlage diese Optionsschaltfläche an.
Word-Vorlagen: Achten Sie darauf, dass
Sie in Serienbriefvorlagen keine Abfragedialoge definieren, da Microsoft
Word sonst im Hintergrund nach jedem Datensatz stehen bleibt! Eine solche
Vorlage sollte also (abgesehen von den individuellen Empfängerdaten),
bereits fix und fertig sein (dazu gehört z.B. auch der Betreff!).
Übernehmen
Sobald Sie diese Schaltfläche anklicken, verzweigt FlowFact entweder in Microsoft Word oder Microsoft Excel (je nachdem über welche Funktionsschaltfläche Sie den Dokumentenvorlagendialog aufgerufen haben) und ersetzt dabei die vorhandenen Platzhalter durch das entsprechende Ergebnis (Daten aus FlowFact). Das so aufbereitete Dokument kann nun weiter bearbeitet, anschließend ausgedruckt und auf Wunsch in der FlowFact-Ablage (Aktivität, z.B. mit Wiedervorlage) gespeichert werden. Beim Schließen eines Dokuments werden Sie automatisch an die Ablage erinnert, welche insbesondere bei Individualbriefen empfohlen werden muss. Entsprechende Mustervorlagen sind im Lieferumfang bereits enthalten.
Sofort ausgeben
Klicken Sie diese Schaltfläche an, wenn Sie eine Vorlage verwenden, die ohne weitere Änderungen ausgedruckt, gefaxt oder per E-Mail gesendet werden kann. Dies sollte immer der Fall sein, wenn Sie z.B. einen Brief in Serie drucken wollen (vorher fertige Serienbrief-Vorlage ohne Abfragen erstellen!). Zuerst ersetzt FlowFact alle Platzhalter durch das Ergebnis und druckt anschließend das fertige Dokument aus. Die Funktion ist selbstverständlich nur dann möglich, wenn Sie zuvor ein Vorlagedokument ausgewählt haben.
Haben
Sie vorher die Funktion wenn möglich als
Fax senden aktiviert, werden nur die Texte ausgedruckt, deren Adresse
keine Fax-Nummer enthalten. Alle anderen (mit hoffentlich richtiger Faxnummer)
werden direkt an das Fax-Modem (bzw. softwaregesteuerte Warteschlange)
weitergeleitet.
Dokument neu
Diese Schaltfläche erzeugt ein neues (leeres) Microsoft Word- bzw. Microsoft Excel-Dokument. Diese Funktion ist z.B. sinnvoll, wenn Sie ein Dokument vollkommen neu erstellen wollen, ohne eine bereits vorhandene Vorlage zu nutzen.
Explorer
Öffnet den original Windows-Explorer (unter Berücksichtigung der richtigen Pfadeinstellung!), der Ihnen alle notwendigen Dateifunktionen zur Verfügung stellt (z.B. Datei bzw. Verzeichnis löschen, umbenennen, neues Verzeichnis erstellen usw.).
Vorlage öffnen
Wählen Sie diese Funktion, wenn Sie eine Dokumentenvorlage ändern oder anhand einer bestehenden Vorlage eine neue Dokumentenvorlage erstellen wollen. Wählen Sie zuvor das Dokument aus der Dateiliste aus, indem Sie es einmal anklicken (Markierung). FlowFact verzweigt sodann in Microsoft Word bzw. Microsoft Excel und liest die gewünschte Dokumentenvorlage ein. Dabei werden keinerlei Platzhalter ersetzt. Vergessen Sie nicht, Ihre Änderungen (ggf. unter einem anderen Namen) zu speichern.
Schließen
Schließt den Dialog ohne Ausführung einer Funktion. Evtl. Änderungen in den Listenfeldern Standard und Fax (Bereich Drucker) bleiben bis zur nächsten Einstellung erhalten.
Aktivitäten automatisch buchen
Bei aktiver Funktion öffnet FlowFact das Fenster Aktivitäten, sobald die Druckausgabe beendet ist. Diese Aktivität dient als Kopiervorlage für alle weiteren Aktivitäten, die FlowFact nach dem Start der Verbuchungsfunktion (durch Klick auf die OK-Schaltfläche) für jede an der Aktion teilgenommene Adresse automatisch erzeugt. Die wichtigsten Felder sind bereits sinnvoll vorbelegt, z.B. Datum von/bis, Vorlagedatum, Merkmal, Link zum Vorlagendokument auf der Aktivitäten-Registerkarte Sonstiges. Ist das Vorlagendokument mit der Einstellung einer bestimmten Aktivitätenart verbunden (siehe Schaltfläche Vorbelegungen >>), so wird die Vorbelegung über die jeweilige Aktivitätenart gesteuert (siehe Fenster Extras/Aktivitätenarten).
Die hier beschriebene Funktion ist nur dann sichtbar und sinnvoll, wenn der Ausgabe-Dialog für Vorlagendokumente von einem Fenster aus geöffnet wurde, welches unmittelbar mit einer bestehenden Adressenliste in Zusammenhang steht. Die Ausgangsliste muss also über Einträge verfügen, die direkt (ohne weitere Verknüpfung) den dazugehörigen Datensatz im Fenster Adressen öffnen können, wie diese:
Wenn Sie Ihre Liste in einem anderen (oben nicht erwähnten) Fenster für eine Aktion verwenden wollen, so übertragen Sie die Liste zuerst in das Fenster Adressen. Öffnen Sie dazu das Fenster Adressen, während sich Ihre Liste (z.B. im Fenster Aktivitäten) noch im Hintergrund befindet. Klicken Sie im Bereich der Adressen-Liste mit der rechten Maustaste und wählen Sie aus dem Einblendmenü die Funktion Einfügen aus -> Aktivitäten (bzw. ein anderes Fenster) aus. Nun wird die Liste in das Fenster Adressen übertragen, von wo aus Sie nun Ihre Aktion starten und dabei die automatische Verbuchungsfunktion verwenden können.
Wie bereits erwähnt, starten Sie das automatische Verbuchen von der
vorbereiteten Aktivität aus. Zuvor sollten Sie noch prüfen, ob evtl. Vorbelegungen
geändert werden sollten (z.B. anderes Vorlagedatum, einen Hinweis im Feld
"Betreff", eine Notiz etc.). Im Anschluss daran brauchen Sie
nur noch auf 
OK-Schaltfläche zu klicken. FlowFact
erzeugt daraufhin für jede Adresse (gemäß den Einträgen in der Adressenliste)
eine Aktivität gem. der zuvor angezeigten Musteraktivität. Die Anzahl
der erzeugten Aktivitäten können Sie in der Statusleiste verfolgen.
Sie können die automatische Nachweisverbuchung
abbrechen, indem Sie anstelle der OK- die 
Abbruch-Schaltfläche
anklicken.
Nur Anschreiben erzeugen
Nur für Version FlowFact-Immobilien! Ist diese Funktion aktiv, wird das Drucken der Exposés unterdrückt.
Keine Ausgabe erzeugen
Wollen Sie z.B. im Nachhinein Aktivitäten automatisch verbuchen lassen, so können Sie den Druckvorgang erneut starten, ohne dass dabei ein Ausdruck erfolgt. Anstatt zu drucken verzweigt FlowFact sofort in das Fenster "Aktivitäten" und bereitet eine Musteraktivität vor, die Sie ggf. noch ändern können. Durch Klick auf das Speichern-Symbol (OK-Symbol) starten Sie das automatische Verbuchen (dies funktioniert selbstverständlich nur, wenn im Dokumenten-Auswahlfenster die Funktion "Aktivitäten automatisch buchen" aktiv (abgehakt) ist.
Wenn möglich als E-Mail senden
Ist dieses Kontrollfeld angeklickt (abgehakt) und bei Verwendung der Funktion "Sofort ausgeben", sendet FlowFact Ihre Nachricht vollkommen automatisch per E-Mail, sofern Sie über einen Internet-Anschluß und ein konfiguriertes E-Mail-Programm verfügen (mehr dazu unter "siehe auch"). In der Regel werden die so erzeugten E-Mails im Postausgang des E-Mail-Programms zwischengespeichert, um dann geschlossen gesendet zu werden. Das mach bei E-Mails durchaus Sinn, da im Gegensatz zur Fax-Übertragung nur eine Verbindung (nämlich zum Internet) aufgebaut werden muss, egal ob Sie nur eine Nachricht oder ein Massenrundschreiben als E-Mail versenden. Die Internet-Verbindung bleibt die gleiche. Es ändert sich nur die jeweilige E-Mail-Adresse.
Klicken Sie anstatt auf die Schaltfläche "Sofort ausgeben" auf "Übernehmen", so wird Ihre zuvor ausgewähltes Dokument übertragen, um dort weiter bearbeitet werden zu können. Die Ausgabe erfolgt dort in gewohnter Weise (FlowFact-Funktion Ausgeben und ablegen...).
Bitte
achten Sie darauf, dass bei "Sofort ausgeben" Ihre Textvorlage
schon fix und fertig sein sollte (Rundschreiben), da Sie in MS Word bzw.
Excel keine Möglichkeit mehr haben, Ergänzungen vorzunehmen.
Das sollten Sie über E-Mail-Textvorlagen wissen
Ist dieses Kontrollfeld angeklickt (abgehakt), so sendet FlowFact Ihre Individualbriefe, Serienbriefe, Exposés, Listen, Excel-Dokumente usw. (auch mit Bild, Briefkopf, Firmenlogo etc.) vollkommen automatisch per Fax (auch nach 18 Uhr). Ohne Umweg "Papier", ohne manuelles Anwählen der Rufnummer! Das papierlose "Faxen" geht wesentlich schneller und ist qualitativ viel besser, als mit einem herkömmlichen Faxgerät. Die Bildschirmdarstellung ist 100% mit der Übertragung identisch! Selbstverständlich benötigen Sie dazu eine ordnungsgemäß installierte und konfigurierte Fax-Karte (oder ein separates Modem) mit entsprechender Fax-Software. Damit FlowFact zwischen Drucker und Fax umschalten kann, müssen Sie im Dokumenten-Auswahlfenster (Listenfelder "Standard" und "Fax" im Bereich "Drucker") die jeweiligen Druckertreiber auswählen. Diese Einstellung bleibt bis zur nächsten Änderung erhalten.
Grundsätzlich lässt sich jede Fax-Software benutzen, die Serienfaxe versenden kann und in der Lage ist, von Fremdprogrammen per Makro bzw. Script die Empfängerdaten zu übernehmen.
Wählen Sie bitte ein Standardprodukt wie TOBIT Faxware oder David bzw. Ferrari-Fax etc. und vermeiden Sie "Exoten", auch wenn diese teilweise kostenlos zur ISDN-Karte mitgeliefert werden.
Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass die FlowFact AG nicht alle auf dem Markt befindlichen Faxprogramme testen und proprietär unterstützen kann. Weitere Hinweise dazu finden Sie in unserer Knowledge Base www.flowfact.com/kb (Suchbegriff "Faxsoftware").
Fritz!Fax Unterstützung: FlowFact 2003 unterstützt auch Fritz!Fax (Version 3.04, Revision 1.47). Die Übergabe der Daten samt der damit verbundenen Versandinformationen erfolgt vollautomatisch sowohl bei Einzel- als auch Serien-Dokumenten.
Fax-Nummer
bei zwei verknüpften Adressen
Billigtarif
Wählen Sie diese Funktion an, wird das entsprechende Faxdokument erst morgens nach 02:00 Uhr zum verbilligten Tarif übertragen. Diese Funktion ist nicht bei jeder Fax-Software möglich! Fragen Sie Ihren Fachhändler.
Fein
Ist diese Einstellung aktiv, erfolgt die Fax-Übertragung in höherer Auflösung und erreicht den Empfänger somit in besserer "Druck"-Qualität. Diese Funktion ist nicht bei jeder Fax-Software möglich! Fragen Sie Ihren Fachhändler.
Standard-Drucker
Wählen Sie hier Ihren Standard-Drucker aus. Stehen Ihnen mehrere Drucker zur Verfügung, so können Sie selbstverständlich jederzeit einen anderen Drucker bestimmen.
Die hier
vorgenommene Einstellung bleibt bis zur nächsten Änderung erhalten.
Fax-Drucker
Bei ordnungsgemäß installiertem Modem (externes Gerät oder interne Karte) und entsprechender Fax-Software (z.B. David von Tobit, WinFax, Fritz! Fax) können Sie von der automatischen Fax-Übertragung Gebrauch machen (siehe Funktion Wenn möglich als Fax senden). Wählen Sie hier Ihren Fax-Treiber aus, der von Ihrer Fax-Software eingerichtet wurde.
Die
hier vorgenommene Einstellung bleibt bis zur nächsten Änderung erhalten.
Wichtige Hinweise zur Excel-Einbindung Die Excel-Einbindung befindet sich in der Datei FlowFact\FlowFact.XLA. Unter bestimmten Voraussetzungen kopiert Excel diese Datei in sein Add-In-Verzeichnis. Das kann bei Updates zu Problemen führen (z.B. wird eine evtl. neuere FlowFact-Symbolleiste nicht aktualisiert). Ist dies der Fall müssen Sie die Einbindung vorher manuell löschen, gehen Sie bitte wie folgt vor: