Tätigkeitsnachweis (AddIn)

Dieses AddIn bietet Ihnen die Möglichkeit aus Ihrem FlowFact System heraus einen Tätigkeitsnachweis für Ihre Objektanbieter zu erstellen. Diverse Einstellungsmöglichkeiten bieten Ihnen hierbei einen größeren Komfort und genauere Listen, als bei der Funktion Aktivitäten weiterleiten.

Übersicht

Die FlowFact Software bietet unterschiedliche Varianten des Auftraggeber-Reportings an. Je nach dem, welche Variante ihre Auftraggeber favorisieren, können Sie jederzeit einen Überblick über die Vermarktungsaktivitäten zur Verfügung stellen.

Viele Auftraggeber wünschen sich trotz Objekt-Tracking einen regelmäßigen klassischen schriftlichen Vermarktungsstatus. Per Knopfdruck können Sie für eine oder mehrere Immobilien einen Vermarktungsbericht über Word erstellen und diesen einzeln oder als Serien-E-Mail in Form eines PDF-Dokumentes versenden. Durch die Automatisierung sparen Sie Zeit bei der Erstellung von wiederkehrenden Vermarktungsberichten. Die Zeit steht Ihnen somit für die wesentlichen Aufgaben, dem Verkauf oder die Vermietung zur Verfügung.

Das AddIn "Auftraggeber-Reporting" ersetzt die FlowFact Standardfunktion zum Erzeugen eines Tätigkeitsnachweises (bisher "Aktivitäten weiterleiten"). Dabei bringt dieses AddIn mehr Konfigurationsmöglichkeiten und somit auch mehr Freiheit bei der Erstellung mit. Es ermöglicht größere, präzisere Listen von nachzuweisenden Aktivitäten und benutzt eine überarbeitete Technologie zum Einsatz in Word. Dadurch können Sie mit diesem AddIn Ihr Word Dokument so gestalten wie Sie sich dies wünschen.

Installation

Das Zusatzmodul "Tätigkeitsnachweis" ist ein FlowFact AddIn und wird wie alle AddIns über den AddIn Konfigurator installiert. Hier können auch die notwendigen Einstellungen vorgenommen und geändert werden.

Die AddIn-Installation ist z.B. in der Beschreibung zum AddIn Dublettenmanager ausführlich beschrieben.

Einstellmöglichkeiten

Wie bei den meisten AddIns in FlowFact bietet auch der "Tätigkeitsnachweis" vielfältige Einstellmöglichkeiten, welche Sie über den AddIn Konfigurator erreichen können.

Beschreibung der verfügbaren Parameter

Navigatoreintrag

Stellen Sie hier ein ob die Quicklinks des AddIns automatisch in Ihren Navigator eingefügt werden sollen. Der Eintrag 1 bedeutet hier Ja und der Eintrag 0 Nein. Standardwert ist 1.

Empfänger

Das AddIn bietet Ihnen die Möglichkeit zu entscheiden an welche Adresse am Objekt die Tätigkeitsnachweise geschickt werden. Zur Auswahl stehen hier der Anbieter oder die Quelle des Objekts. Mit dem Eintrag 1 gehen alle Nachweise an den Anbieter, mit dem Eintrag 2 an die Quelle. Standardeintrag ist hier 1, also der Anbieter.

Wordvorlage

Tragen Sie hier die Wordvorlage ein die genutzt werden soll um den Tätigkeitsnachweis zu erstellen. Die Pfadangabe hier ist relativ, das bedeutet das AddIn geht ursprünglich immer vom FlowFact Pfad aus. Alle Angaben die Sie hier machen sind also vom FlowFact Pfad aus weiterführend. Standardeinstellung ist hier die Vorlage "\vorlagen\objekte\Tätigkeitsnachweis.doc"

Aktivitätenarten

Dieses AddIn kann, anders als die Standard Tätigkeitsnachweisfunktion von FlowFact, alle Aktivitäten nachweisen und ist nicht auf Offerten beschränkt. Um zu steuern welche Aktivitäten ihren Weg in den Nachweis finden können Sie hier eine Liste von Aktivitätenarten eintragen. Geben Sie einfach die Art ein, welche sie ebenfalls nachweisen möchten. Mehrere Einträge werden hier durch einen Zeilenumbruch getrennt.

Brief pro Objekt

Diese Einstellung ermöglicht es Ihnen zu entscheiden ob ein Eigentümer einen Nachweisbrief pro Objekt oder alle Objekte zusammengefasst in einem Brief erhalten soll. Um pro Objekt einen Brief zu erstellen wählen Sie hier den Eintrag 1, die Auswahl 2 führt zu einem Brief pro Eigentümer. Standardmäßig wird hier die Einstellung 1 genutzt.

Nachweiszeile

Die Nachweiszeile stellt die Zeile pro nachgewiesener Aktivität im Nachweisdokument da. Hier können Sie alle Platzhalter aus FlowFact nutzen, Ihr Ausgangspunkt ist immer die nachzuweisende Aktivität. Bedenken Sie, dass diese Platzhalter mit einem Tab getrennt werden und daher nicht zu viele eingestellt werden sollten. Im Standard werden hier die Platzhalter für das Aktivitäten Datum die Art und die verknüpfte Adresse1 angegeben.

Weiterleiten bei Akt berücksichtigen

Wenn Sie bei dieser Option den Wert 1 eintragen werden nur Aktivitäten berücksichtigt, bei welchen die Option "noch weiterleiten" ausgewählt ist. Nach der Erstellung des Tätigkeitsnachweises wird hier in jeder nachgewiesenen Aktivität diese Option wieder entfernt. Wenn Sie hier die Option 2 wählen ignoriert das AddIn diese Option komplett und reportet immer alle Aktivitäten bei denen die Art mit denen im Paramter "Aktivitätenarten" eingestellten übereinstimmt.

Datumsintervall

Wenn diese Option aktiviert ist wird bei jeder Erstellung ein Datumsintervall abgefragt, welches genutzt wird um den Report zu erstellen. Nur Aktivitäten welche in diesem Intervall liegen werden dann berücksichtigt. Um diese Funktion zu aktivieren wählen Sie die "1" als Eintrag um sie auszuschalten reicht der Eintrag "2".

Erneuter Report

Sollen Aktivitäten die bereits einmal im Nachweis gemeldet wurden nocheinmal reportet werden? Wenn Sie hier "1" eintragen werden alle Aktivitäten noch einmal reportet auch wenn Sie bereits einmal versand wurden. Mit dem Eintrag "2" berücksichtigt das AddIn das eine Aktivität bereits verschickt wurde und filtert diese im nächsten lauf aus. Dies geschieht über eine Untersuchung des Notizfeldes, enthält dieses den Text "weitergeleitet am:" gilt die Aktivität als schon reportet.

Bedienung

Nach der Installation und der Einrichtung finden Sie im Navigator einen neuen Ordner mit Quicklinks vor (Hierzu auch Parameter "Navigatoreintrag" beachten).

Über diese Quicklinks können Sie nun den Tätigkeitsnachweis starten.

Alle Eigentümer mit Objekten:

Diese Funktion bildet den größten Schwung an Tätigkeitsnachweisen ab welchen Sie erstellen können. Ein klick auf diesen Link durchsucht Ihr gesamtes FlowFact System nach noch nachzuweisenden Aktivitäten und erstellt daraufhin die benötigte Menge Tätigkeitsnachweise nach den eingestellten Parametern. Damit ein Objekt reportet wird muss es Aktiv und die Option "Bei Offerten Aktivitäten an ‚Quelle’ weiterleiten" ausgewählt sein. Weiterhin müssen natürlich noch nachzuweisende Aktivitäten an dem Objekt hinterlegt sein.

Angezeigtes Objekt:

Dieser Quicklink startet einen Tätigkeitsnachweis nur für das gerade angezeigte Objekt im FlowFact. Hierbei gelten alle Regeln aus den eingestellten Parametern lediglich die Bedingungen aus dem Link "Alle Eigentümer mit Objekten" wie ob das Objekt Aktiv oder zum weiterleiten markiert ist werden hierbei nicht berücksichtigt, da Sie sich ja selber aktiv dazu entschieden haben eben dieses Objekt zu reporten.

Angezeigter Eigentümer:

Die letzte Funktion ist das reporten eines Eigentümers. Hierbei muss der Eigentümer im Adressfenster angezeigt werden und das AddIn sucht nachzuweisende Aktivitäten zu dieser Person nach den selben Regeln wie die erste Funktion "Alle Eigentümer mit Objekten".