Benutzer

Im Fenster Benutzer werden alle FLOWFACT-Benutzer-Datensätze gespeichert, die z.B. mit Hilfe des Grundeinrichtungs-Assistenten bzw. Benutzereinrichtungs-Assistenten (Menü ? Hilfe) eingegeben worden sind. Diese Daten können im Nachhinein in diesem Fenster eingesehen, überprüft und gegebenenfalls geändert bzw. ergänzt werden. Beachten Sie bitte in diesem Zusammenhang, dass Sie nur dann Vollzugriff auf diese Daten haben, wenn Sie FLOWFACT-Benutzer mit Administrator-Berechtigung (siehe weiter unten) sind.

Wollen Sie als Administrator von Ihrem Arbeitsplatz aus mehrere Benutzer eingeben, so verwenden Sie die hier gebotenen Funktionen. Der Benutzereinrichtungs-Assistent ist im Gegensatz dazu nur sinnvoll, wenn vom jeweiligen Arbeitsplatz jeweils ein Benutzer-Datensatz eingeben wird.

Im folgenden zeigen wir Ihnen anhand eines Beispiels, welche Schritte notwendig sind, um einen Benutzer manuell (ohne Verwendung des Assistenten) notwendig sind.

Anleitungen

Auf der Seite Weitere Benutzer eingeben stehen Ihnen folgende Schritt-für-Schritt-Anleitungen zur Verfügung:

Fenster-Elemente

Das Fenster stellt dem FLOWFACT Administrator folgende Registerkarten zur Verfügung:

Sowohl das FLOWFACT-Programm, als auch das FLOWFACT-Alarmsystem (wird bei ordnungsgemäßer Einrichtung bereits nach Windows-Start aktiv) greifen auf die Daten des jeweiligen Benutzers zu, um z.B. dessen Wiedervorlagen und anstehenden Termine zu melden.

Aus Sicherheitsgründen erscheinen nur beim Administrator alle Register und alle Benutzer. Andere Benutzer (ohne Administrator-Berechtigung) können nur die eigenen Benutzerdaten ändern. Außerdem fehlt die Registerkarte Berechtigung (und Register Internet bei Version "Immobilien"). Die Schaltfläche Eigenschaftenübertragen (oberhalb der Liste Name) ist deaktiviert.

Auf der rechten Seite des Fensters befinden sich die Liste aller eingetragenen Benutzer und die darüber liegende Schaltfläche Eigenschaften übertragen. Beide Elemente sind immer sichtbar, egal welche Registerkarte aktiv ist.

Wollen Sie einen Benutzerdatensatz ansehen oder bearbeiten, klicken Sie einfach den jeweiligen Listeneintrag an. Die Benutzerdaten werden dabei in das Fenster übertragen. Anschließend können Sie den Benutzerdatensatz ergänzen, ändern oder löschen.

Diese Liste zeigt nicht nur alle gespeicherten Benutzer an, sondern dient auch der Auswahl der Quellen- und Ziel-Daten für die Übertragung der Eigenschaften.

Mit Hilfe dieser Funktion können Sie bestehende Eigenschaften von einem Anwender (Quelle) auf einen anderen Benutzer (oder mehrere) übertragen. Diese Funktion ist besonders hilfreich, wenn es darum geht, mehrere Benutzer-Datensätze gleichzeitig anzupassen.

Sofern in FLOWFACT die "mehrsprachigkeit" aktiviert ist, kann für den jeweiligen Benutzer die Sprache für sein Profil voreingestellt werden.

Tragen Sie hier den Vor- und Zunamen des entsprechenden Benutzers ein. Dieser Eintrag dient lediglich der besseren Übersicht in der Benutzerliste am rechten Fensterrand. Außerdem können sie den Inhalt dieses Feldes über einen Platzhalter in Ihren Dokumenten ausgeben. Bei der Anmeldung im FLOWFACT bzw. Windows spielt dieses Feld keine Rolle!

Hier können Sie festlegen, ob Benutzerdaten aktiv oder inaktiv sind. Inaktive Benutzerdaten werden im FLOWFACT nicht mehr berücksichtigt. Sie bleiben aber zur Erinnerung im Fenster Benutzer erhalten.

In diesem Feld wird der Name des jeweiligen Benutzers in gekürzter Schreibweise eingegeben. Er erscheint im Login-Fenster von FLOWFACT und muss mit dem jeweiligen Benutzernamen in der Windows-Anmeldung (dazu müssen sog. Benutzerprofile definiert sein) übereinstimmen, wenn das FLOWFACT-Alarmsystem unabhängig von FLOWFACT funktionieren soll. Je kürzer dieser Name (wir empfehlen max. 3 Zeichen), desto einfacher ist die Anmeldung im FLOWFACT (und Windows) und desto übersichtlicher ist die Darstellung in Listen (z.B. im Kalender von FLOWFACT)!

Die doppelte Eingabe von Benutzernamen ist nicht möglich, damit das damit verbundene Sicherheitssystem (Zugriffsrechte) nicht umgangen werden kann. FLOWFACT

-Alarmsystem: Das FLOWFACT-Alarmsystem funktioniert nur im Zusammenhang mit der Windows-Kennworteingabe. Wenn Sie Windows starten, sollte der Willkommen-Dialog für Benutzername und Kennwort erscheinen. Ist dies nicht der Fall, so müssen Sie dies zuerst einstellen.

Das hier ausgewählte Profil wird beim FLOWFACT-Start eingelesen. Sie können jedem Benutzer ein individuelles oder mehreren Benutzern das gleiche Profil zuorden.

Wenn Sie hier ein anderes Profil auswählen, so wird diese Einstellung erst beim nächsten FLOWFACT Start aktiv. Wollen Sie sich vorab ein anderes Profil ansehen oder aus einer FLOWFACT Sitzung heraus andere Profile ändern bzw. anpassen (Funktion Anpassen, beschrieben auf der Seite FLOWFACT Befehle sichtbar machen/entfernen (FLOWFACT-Menü anpassen), so verwenden Sie bitte das Listenfeld Momentan aktives Profil im darunter liegenden Bereich Profile verwalten.

Administratoren können Profile für jeden Benutzer bestimmen, die ein Benutzer dann selbst auswählen darf. Klicken Sie dazu auf die neue Schaltfläche "Wählbare Profile..." und wählen Sie im darauf folgenden Dialog die gewünschten Profile aus (Häkchen). Die Liste enthält alle vorhandenen Profile.

So wird's gemacht

Hier können Sie die Benutzerdaten mit der Benutzeradresse (Adressenfenster) verknüpfen. Es stehen Ihnen dabei alle Adressendaten als Platzhalter zur Verfügung. Damit FLOWFACT erkennt, dass es sich um Benutzer-Platzhalter handelt, müssen Sie die Platzhalter manuell um den Begriff Benutzer_, z.B. { MERGEFIELD BENUTZER_AD_ANSCHRIFT \*ZEICHENFORMAT } ergänzen.

Zur Einbindung von Benutzer-Daten in Ihren Briefköpfen empfehlen wir jedoch die Registerkarte Briefdaten, welches weiter unten beschrieben wird.

Soll eine Abteilung benutzerspezifisch vorbelegt werden, so tragen Sie in dieses Feld die zur entsprechenden Abteilung zugeordneten Nummer ein. Weitere Informationen hierüber finden Sie im Abschnitt Extras/Grundeinstellungen.

Dieses Feld wird momentan nur zum Einsatz des FLOWFACT Scanner-Dienstes in Verbindung mit Konica-Scannern "Digital Document Systeme" der Serie 7XXX verwendet. Über den Eintrag in diesem Feld (z.B. "005") kann ein Konica-Postfach dem jeweiligen Benutzer zugeordnet werden.

Diese Funktion nimmt Ihnen verschiedene Schritte ab und ist z.B. besonders im Rahmen der Alarmsystem-Einrichtung (Schrittkurs Alarmsystem einrichten) zu empfehlen. Folgende Funktionen (diese sind für das einwandfreie Funktionieren des Alarmsystems notwendig) werden automatisch durchgeführt:

Um ein neues Kennwort festzulegen bzw. ein vorhandenes Kennwort zu ändern oder zu entfernen, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche Kennwort ändern. Für die Anzeige des einzugebenden Kennwortes, kann festgelegt werden ob dieses in Klarschrift angezeigt werden soll, oder nicht.

Tragen Sie im folgenden Dialog zwei mal Ihr Kennwort (welches Sie sich unbedingt merkem müssen!) ein und bestätigen Sie mit OK.
Das Kennwort ist nach außen nie sichtbar. Jedes eingegebenen Zeichen wird aus Sicherheitsgründen als Doppelkreuz (#) dargestellt. Beim nächsten FLOWFACT-Start, müssen Sie dieses Kennwort eingeben, um Zugang zu erhalten.

Nach Programmstart fordert FLOWFACT zur Eingabe des Kennwortes auf. Selbstverständlich lässt FLOWFACT nur dann mit sich arbeiten, wenn das Kennwort mit dem dazugehörigen Benutzernamen korrekt eingegeben wurde.

Unbedingt beachten: FLOWFACT kann nur mit gültigem Kennwort (sofern definiert) gestartet werden! Andernfalls bleibt Ihnen der Zugang zu Ihren Daten verwehrt!

Wollen Sie die Kennwort-Abfrage künftig abschalten (nicht zu empfehlen), lassen Sie die beiden Kennwort-Felder einfach leer und bestätigen ohne Eingabe durch Klick auf die OK-Schaltfläche.

Neben Schaltfläche Kennwort ändern befindet sich eine Schaltfläche, deren Bezeichnung der momentan eingestellen Schriftart und Schriftgröße entspricht. Sobald Sie diese Schaltfläche anklicken, öffnet sich der Dialog Schriftart, in dem Sie nicht nur Schriftart, sondern auch den Schriftschnitt (Standard, Kursiv, Fett, Fett Kursiv) und die Schriftgröße (Schriftgrad) einstellen können.

Alle hier durchgeführten Änderungen sind benutzerspezifisch und wirken sich auf die gesamte FLOWFACT-Oberfläche (Menüs, Labels, Explorer, Feldarten, Textfelder, Listen etc.) aus.

Dieses Listenfeld beinhaltet alle vorhandenen Profile. Sobald Sie ein Profil auswählen, wird es wirksam ohne FLOWFACT dafür neu starten zu müssen. Auf diese Weise können Sie selbstverständlich jedes gewünschte Profil ändern (Dialog Anpassen), ohne FLOWFACT verlassen zu müssen.

Bitte beachten Sie, dass das hier eingestellte Profil nur innerhalb der offenen FLOWFACT Sitzung gilt. Die Auswahl eines Profils über dieses Listenfeldes hat nur den Sinn, zwischen verschiedenen Profilen zwecks administrativer Arbeiten umschalten zu können. Sobald Sie FLOWFACT neu starten, wird wieder das Profil eingestellt, welches dem Benutzer über das Listenfeld Profil im Bereich Benutzer zugeordnet ist. Achten Sie daher, welches Profil dort ausgewählt ist.

Diese Funktion ist nur bei Anwendern ohne Administrator-Rechte (Register Berechtigung) wirksam. Der Administrator kann durch Aktivierung der Funktion das jeweils ausgewählte Profil (im Listenfeld links neben dieser Funktion) vor Änderungen schützen. Diese Einstellung ist profilspezifisch und wird in der Datei GUI.INI (welche sich im jeweiligen Profile-Ordner befindet) gespeichert (aktiv: PROFILELOCKED=1, nicht aktiv: PROFILELOCKED=0). Auf diese Weise kann der Administrator den Schutz bzw. die Freigabe mit nur einem Klick auf beliebig viele Anwender gleichzeitig anwenden.

Damit FLOWFACT das gewünschte Profil beim Start einlesen kann, muss es zuvor im Listenfeld Profil (rechts neben Feld Benutzername) des jeweiligen Benutzerdatensatzes ausgewählt sein!

Öffnet den Ordner, in dem sich das in der Liste Momentan aktives Profil angezeigte Profil befindet.

Legt ein neues Profil an. Dabei werden die Einstellungen des in der Liste Momentan aktives Profil angezeigten Profils kopiert. Diese Kopie beinhaltet:

Startet den im Lieferumfang enthaltenen VBS-Editor, welcher das VB-Script (Datei autoexec.vbs) des aktiven Profils (Liste Momentan aktives Profil) anzeigt.

Dieses Register steht nur dem Administrator zur Verfügung! Dort werden insbesondere Mitgliedschaften in Benutzergruppen sowie Berechtigungen zum Öffnen bestimmter Fenster und die Sperrung von Datensatz-Neuanlagen festgelegt.

Der FLOWFACT Administrator hat zu allen Programmfunktionen uneingeschränkten Zugriff. Hier eine Gegenüberstellung der Rechte:

Editierbare Funktionen/Fenster	Admin	ohne Admin-Rechte
Extras/Grundeinstllungen	ja	nein
Extras/Merkmale	ja	entscheidet Admin
Extras/Benutzer	ja	Nur der eigene Datensatz ist sichtbar/editierbar. Register Benutzer und Internet werden ausgeblendet.
Extras/Benutzergruppen	ja	nein
Extras/Aktivitätenarten	ja	entscheidet Admin
Extras/Feldarten	ja	entscheidet Admin
Extras/Eingabehilfen	ja	entscheidet Admin
Extras/Registrierung	ja	nein
Datei/Connex	ja	entscheidet Admin
Datei/Importassistent	ja	entscheidet Admin

Es muss mindestens ein Benutzer als Administrator angemeldet sein, da nur dieser weitere Benutzer anlegen und Berechtigungen verteilen, sowie das Fenster Grundeinstellungen bearbeiten darf. Dem letzten Administrator kann dieses Recht nicht entzogen werden. Wird dies versucht, so erscheint eine entsprechende Meldung.

Die Funktionen Fenster "Connex" und Fenster "Import" sowie Fenster "Eingabehilfen, Feldarten..." sind beim Administrator immer aktiv (auch wenn diese nicht explizit ausgewählt sind)!

Bei Versionen mit eingeschränktem Funktionsumfang (z.B. FLOWFACT RDM Gold) stehen nicht alle oben angegebenen Funktionen bzw. Fenster zur Verfügung!

Bei inaktiver Einstellung (kein Häkchen) wird der Menüeintrag Datei/Connex ausgeblendet, so dass das Datenaustausch-Modul Connex (Notebook- und Filialen-Replikationsdienst) nicht mehr zur Verfügung steht. Diese Einstellung kann nur vom Administrator durchgeführt werden!

Diese Funktion ist beim Administrator immer aktiv (auch wenn diese nicht explizit ausgewählt ist)!

Bei inaktiver Einstellung (kein Häkchen) werden die jeweiligen Menüeinträge (Menü Extras)...

Diese Funktion ist nur Administratoren zugänglich und immer aktiv (auch wenn diese nicht explizit aktiviert wurde)!

Bei inaktiver Einstellung (kein Häkchen) wird der Menüeintrag Datei/Importassistent ausgeblendet, so dass der Import externer Daten (Adressen und Details) für den jeweiligen Benutzer nicht mehr möglich ist. Diese Einstellung kann nur vom Administrator durchgeführt werden!

Diese Funktion ist beim Administrator immer aktiv (auch wenn diese nicht explizit ausgewählt ist)!

In dieser Liste wird angezeigt, in welchen Gruppen der angezeigte Benutzer Mitglied ist. Jede Mitgliedschaft wird durch ein rotes Häkchen gekennzeichnet. Um eine neue Gruppe zuzuweisen, genügt ein Mausklick auf die Funktionsfläche am linken Listenrand in der jeweiligen Zeile. Erneutes Klicken nimmt die Auswahl wieder zurück.

Bei aktiver Einstellung sind unberechtigte Anwender (Anwender ohne Administrator-Staus) nicht in der Lage Änderung bzw. Neudefinitionen von Rechteschablonen durchzuführen. Versuche seitens unberechtigter Anwender werden durch einen Hinweis quittiert:

Klicken sie auf diese Schaltfläche, um den Dialog Rechteschlonen einstellen zu öffnen.

Von hier aus können Sie (wie auf der Seite Merkmale und Sicherheit beschrieben) für jeden Benutzer Rechteschablonen definieren.

Achten Sie bitte unbedingt darauf, dass sich die hier durchgeführten Änderungen auf den gerade ausgewählten Benutzer beziehen. Wählen Sie den gewünschten Benutzer vorher in der Benutzerliste aus. Im obigen Abbildungsbeispiel werden die Rechteschablonen von Doris Freundlich angezeigt.

Diese Daten und Vorbelegungen beziehen Sie auf das Fenster Vorlage sowie Alarm. Auch das Erscheinungsbild des Kalenders wird durch entsprechende Vorbelegungen beeinflusst.

Die Vorlage-Liste

enthält ein Listenfeld gleicher Bezeichnung. Bestimmen Sie hier, welche Priorität dort künftig voreingestellt sein soll.

Steht in diesem Feld eine Null, so werden die in der Vorlage-Liste

aufgeführten Vorgänge rückwirkend zum jeweiligen Tagesdatum angezeigt. Das Tagesdatum kann vordatiert werden, um auch Aktivitäten bzw. Termine, die in der Zukunft liegen, in der Liste zu berücksichtigen. Geben Sie die Zahl der Tage ein, die auf das Tagesdatum aufgerechnet werden sollen.

Mit Hilfe dieser Multiselektionsliste können Sie bis zu max. 5 Standardmerkmale auswählen, die in der Vorlage-Liste

vorbelegt werden. Klicken Sie zumindest Ihr Benutzer-Merkmal an.

Damit unerledigte Aktivitäten (für Kalender, Vorlage und Alarmsystem) tatsächlich gemeldet werden, sollten Ihre Datensätze zumindest ein Benutzer-Merkmal enthalten. Der Schritt-Kurs Mailsystem einrichten... zeigt Ihnen, was Sie in diesem Zusammenhang alles beachten müssen.

Sofern hier kein Merkmal angegeben wird, werden automatisch alle Aktivitäten in seiner Wiedervorlage angezeigt. Es sind selbstverständlich nur die Aktivitäten auf welche er Zugriff hat (Sicherheit) und welche in den für die Wiedervorlage eingestellten Zeitraum fallen!

zeigt einen Alarm (Aktivität mit Uhrzeit) durch wechselseitiges Blinken der beiden Symbole für Kalender- und FLOWFACT-Programm im Sys-Tray der Task-Leiste an. Zusätzlich kann ein Alarm auch akustisch gemeldet werden. In diesem Feld stellen Sie die Art des Tonsignals ein:

WAV-Dateien können nur mit Hilfe eines Spezialtreibers bzw. einer entsprechenden Soundkarte abgespielt werden!

Nach Mausklick auf diese Schaltfläche öffnet sich ein Datei-Auswahldialog mit dessen Hilfe Sie nach der gewünschten Wave-Datei (Sound-Datei) suchen können.

Einen ausgewählten Sound können Sie anhand dieser Schaltfläche testweise anhören.

Bei Windows-Start automatisch ausführen (Diese Einstellung bezieht sich auf den momentanen Arbeitsplatz)

In der Regel sollte diese Funktion aktiv (abgehakt) sein. Denn nur dann profitieren Sie von dem einzigartigen FLOWFACT-Alarmsystem. Bei aktiver Einstellung wird automatisch das Programm FLOWFACT_Alarm.exe geladen, sobald Sie Windows starten. Dieses Programm arbeitet vollkommen im Hintergrund und nimmt nur sehr wenig Recourcen in Anspruch. Es ist für die permanente Überwachung (die Aktualisierungsabstände werden im Feld Aktualisieren nach... eingegeben) und Meldung von Termin-Aktivitäten zuständig. Selbstverständlich werden nur dann Aktivitäten gemeldet, wenn diese über eine Uhrzeit (Fenster Extras/Aktivitäten, Feld Vorlage) und ein aktives Benutzermerkmal verfügen. Ein Benutzermerkmal erkennt FLOWFACT als solches nur dann, wenn es mit dem Benutzerkürzel aus dem Fenster Extras/Benutzer verbunden ist.

Zu Alarm-Aktivitäten zählen auch sog. Mail-Nachrichten. Diese können Sie selbstverständlich direkt im Aktivitätenfenster, jedoch viel einfacher über das Fenster QuickAktivität

in der FLOWFACT-Symbolleiste oder Funktion QuickAktivität im Kontextmenü der Alarmanzeige im Sys-Tray der Task-Leiste) eingeben.

Bei installiertem Terminalserver können bestimmte Funktionen zu Problemen führen, wie z.B. das Blinken von Icons oder das Melden akustischer Signale bzw. das Abspielen von Sounddateien (FLOWFACT-Alarm). Bei aktiver Einstellung werden solche Funktionen ausgeschaltet.

Diese Einstellungen werden erst beim nächsten Start des Alarmsystems (FLOWFACT_Alarm.exe) aktiv!

Bei Windows NT 4.0* ohne Netzwerk und Windows 95 ohne Benutzerkennworte kann FLOWFACT-Alarm den aktuellen Benutzer nicht ermitteln. Sobald Sie nach Klick auf diese Schaltfläche die folgende Meldung mit JA beantworten, wird der aktive Benutzer (welcher FLOWFACT gestartet hat) als Standardbenutzer für FLOWFACT-Alarm festgelegt. Beantworten Sie die Meldung mit NEIN, wird ein evtl. vorhandener Standardbenutzer entfernt. Diese Einstellungen werden online in der Windows-Registrierdatenbank vorgenommen.

Zusätzlich kann FLOWFACT-Alarm über das Menü Extra, Funktion FLOWFACT Alarm manuell starten, gestartet werden. Dies ist z.B. sinnvoll, wenn Sie FLOWFACT nur testen wollen. FLOWFACT-Alarm wird dann mit dem gleichen Benutzer initialisiert der gerade im FLOWFACT ist.

Im FLOWFACT-Alarm wird der gerade angemeldete Benutzer und dessen Pfad als Tooltip zur Beschriftung Historie angezeigt.

Bei Windows NT 4.0 ohne Netzwerk meldet FLOWFACT bei aktiviertem Alarmsystem, man solle die Kennungsverwaltung aktivieren. Dies ist unter NT natürlich nicht möglich, da man sich dort immer anmelden muss. Leider gibt es keine Möglichkeit den Benutzernamen in dieser Umgebung zuverlässig auszulesen.

Dieser Eintrag bezieht sich auf die Pausen zwischen den automatischen Aktualisierungen. Bitte geben Sie hier einen Wert von min. 1 an (ab 1 Minute) ein. Dieser Eintrag macht erst dann Sinn, wenn die Funktion Bei Windows-Start automatisch ausführen, aktiv (abgehakt) ist. Erst dann tritt die automatische Aktualisierung in Kraft. Da das automatische Aktualisierungssystem von FLOWFACT praktisch unbemerkt im Hintergrund arbeitet (dafür ist das Programm FLOWFACT_Alarm.exe zuständig), können Sie bedenkenlos eine höhere Aktualisierungs-Frequenz einstellen (z.B. 2 Minuten),.d.h., je niedriger die Zahl, desto häufiger die Aktualisierung und desto aktueller werden Termine bzw. Mail-Nachrichten gemeldet. Wir empfehlen daher, nicht mehr als 5 Minuten einzustellen.

Hier sind weitere Einstellungen möglich, wie z.B.: Die Vorbelegung eines bestimmtem Merkmals (auch mehrere), welches bei jeder Datensatz-Neuanlage automatisch erscheint. Festlegung benutzerspezifischer Pfade für individuelle Textvorlagen. Vorgabe von Aktivitätenarten, die von Diensten (optional) automatisch vergeben werden.

Im FLOWFACT-Textvorlagen-Auswahldialog (erscheint z.B., wenn Sie von einer Adresse aus auf das Wordsymbol in der FLOWFACT-Symbolleiste klicken), stellt FLOWFACT automatisch den Textvorlagen-Pfad ein (bei Adressen z.B. ...Vorlagen/Adressen). Diesem Pfad können sie ein weiteres, benutzerspezifisches Unterverzeichnis zuordnen. Das macht z.B. Sinn, wenn mehrere Benutzer mit FLOWFACT arbeiten und jeder Benutzer seine eigenen Text-Dokumentvorlagen hat.

Jetzt wird sich künftig für den entsprechenden Anwender das für Ihn angelegte Verzeichnis automatisch öffnen. Dabei berücksichtigt FLOWFACT, von welchem Fenster aus (richtiger Pfad!) das Textauswahl-Fenster (Word-Schaltfläche) geöffnet wurde.

Bitte beachten Sie, dass das benutzerspezifische Verzeichnis nur dann geöffnet wird, wenn sich darin mindestens eine (Text-)Datei befindet!

Achten Sie darauf, dass nur Ordner erkannt bzw. geöffnet werden, die sich im Verzeichnis des fensterspezifischen Pfades befinden (additiver Verzeichnisname, bestehend aus ...FLOWFACT/muster/xxxx/xxxx...)!

Gerade bei größeren Firmen ist es sinnvoll, die Bild-Dateien (Objektbilder im Verzeichnis pic.obj) auf weitere Unterverzeichnisse zu verteilen, so dass eine optimale Übersicht in der Dateistruktur erreicht wird. Welche Bezeichnung die einzelnen Ordner tragen und in welchen Zeitabständen diese automatisch angelegt werden sollen, wird in diesem Feld für jeden Benutzer individuell bestimmt. Die benutzerspezifische Definition macht die Aufteilung in Gruppen bzw. Abteilungen möglich. Die hier definierten Einstellungen werden bei jeder neuen Objekt-Anlage aktiv.

Das hier beschriebene Feld nimmt sowohl normale Zeichenketten, als auch Platzhalter auf. Erst über die Platzhalter wird eine vollautomatische Ordneranlage erreicht.

In der folgenden Übersicht werden die zur Verfügung stehenden Platzhalter aufgeführt und deren Funktion erläutert:

Vergessen Sie bitte nicht, die Klammern{xxx}direkt vor und direkt nach der Bezeichnung einzugeben!

{Kennung}	Die Kennung des Objekts. Dadurch können Sie sich für jedes Objekt einen eigenen Multimedia-Ordner anlegen lassen.
{Jahr}	Bei ausschließlicher Verwendung dieses Platzhalters würde pro Jahr für alle Anwender ein neuer Ordner erzeugt werden, z.B. 2000. Zur Anlage derartiger Ordner pro Benutzer (Abteilung) kann der Platzhalter mit einer Zeichenkette ergänzt werden, z.B. ZUF_2000 oder 2000.ZUF etc.
{Quartal}	Wie oben. Allerdings werden die Ordner bei jedem Quartalswechsel erzeugt.
{Monat}	Wie oben, allerdings monatliche Ordneranlage.
{Tag}	Wie oben, jedoch tägliche Anlage.

Darüber hinaus können selbstverständlich hier die englischen Namen für die Platzhalter verwendet werden;

{Year}, {Month}, {Day} und {Quarter}

Alle genannten Platzhalter sind mit beliebigen Zeichen kombinierbar. Die Reihenfolge der Anordnungen spielt dabei keine Rolle. Hier einige Beispiele:

ZUF	Nur benutzerspezifische Unterteilung. Der Ordner (nach diesem Beispiel trägt er den Namen "ZUF" wird nur einmal angelegt.
{Jahr}_{Quartal}_{Monat}_{Tag}_ZUF	Es wird pro Tag (sofern in diesem Zeitraum ein neues Objekt gespeichert wird) ein Ordner mit dem Namen "2000_3_08_10_ZUF" angelegt.
KK_{Jahr}{Quartal}{Monat}.VK	Es wird pro Monat (sofern in diesem Zeitraum ein neues Objekt gespeichert wird) ein Ordner mit dem Namen "KK_2000308.VK" angelegt.
ZUF-{Quartal}-VK.{Jahr}	Es wird pro Quartal (sofern in diesem Zeitraum ein neues Objekt gespeichert wird) ein Ordner mit dem Namen "ZUF-3-VK.2000" angelegt.

Dank dieser neuen Funktion, kann man beispielsweise abteilungsbezogene Ordner definieren und damit unterschiedliche Sicherheitseinstellungen auf NT-Ebene verbinden.

Wenn Sie im Fenster Aktivitäten Feldarten verwenden und Ihre Bildschirmauflösung genügend Raum bietet, sollten Sie die Feldarten und Eingabehilfen aus der Registerkarte Sonstiges auf die Hauptseite verschieben. Dadurch ersparen Sie sich das Hin- und Herklicken zwischen den beiden Registern beim Betrachten, Ändern und neu Anlegen von Aktivitäten.

Diese Einstellung ist benutzerspezifisch (Fenster Benutzer, Register Vorbelegung) und wird erst dann wirksam, wenn Sie anschließend das Fenster Aktivitäten geschlossen und wieder neu geöffnet haben.

Die Null (Voreinstellung) blendet die Feldarten und Eingabehilfen im Aktivitäten-Register Sonstiges ein. Höhere Werte bewirken das Verschieben in das Hauptregister Aktivitäten und die Anzahl der dort gleichzeitig angezeigten Zeilen sowohl für Feldarten, als auch Eingabehilfen.

Geben Sie z.B. eine 5 ein, so werden zur Darstellung der Feldarten/Eingabehilfen auf der ersten Seite des Aktivitäten-Fensters 5 Zeilen reserviert.

Bei der Ablage bzw. beim Aufruf abgelegter Word- bzw. Excel-Dokumente muss jeweils eine physikalische Datei erzeugt werden, damit diese von Word bzw. Excel weiter verarbeitet bzw. angezeigt werden kann. Auch die Funktion Temporär Speichern erzeugt eine solche Datei. Außerdem erzeugen alle anderen Programme temporäre Dateien, die u.U. nicht mehr gelöscht werden. In der Regel beginnen die Namen temporärer Dateien mit einer Raute (~).

Wenn Sie diese Funktion aktivieren, werden alle Dateien, die mit einer Raute (~*.*) beginnen, beim Beenden von FLOWFACT automatisch gelöscht, sofern diese älter als 3 Tage sind.

Haben Sie einen Text versehentlich gelöscht, sollten Sie zunächst prüfen, ob sich noch eine Version im Temp-Verzeichnis befindet. Sortieren Sie zur Orientierung den Inhalt am besten nach Änderungs-Datum. Diese Dateien verfügen über das Suffix von Word (DOC) bzw. Excel (XLS). Die dazwischenliegende Zeichenfolge wird entsprechend der Konventionen von Microsoft automatisch erzeugt. Beispiel: ~im97.doc.

Wählen Sie anhand dieser Multiselektionsliste für den jeweiligen Benutzer bis max. 5 Standardmerkmale aus, die bei jeder Neuanlage vorgegeben werden.

Damit unerledigte Aktivitäten (für Kalender, Vorlage und Alarmsystem) tatsächlich gemeldet werden, sollten Ihre Datensätze zumindest ein Benutzer-Merkmal enthalten. Der Schritt-für-Schritt-Kurs Mailsystem einrichten zeigt Ihnen, was Sie in diesem Zusammenhang alles beachten müssen.

Die hier eingestellten Vorbelegungen wirken sich auf Aktivitäten aus, die von FLOWFACT automatisch erzeugt werden. Bei der Neuanlage einer solchen Aktivität wird die hier ausgewählt Aktivitätenart vorbelegt und alle damit verbundenen Einstellungen, wie z.B. mit oder ohne Alarm, Vorlagedatum usw. automatisch berücksichtigt.

Der Netzwerkscanner-Dienst ist auf die Einbindung eines unterstützten Netzwerkscanners spezialisiert. Je nach Ausführung des Scanners ist u.U. die direkte Auswahl des Mitarbeiters möglich, bei dem das gescannte Dokument ankommen bzw. gemeldet werden soll. Im Listenfeld Aktivitätenart stellen Sie eine benutzerspezifische Aktivitätenart ein, welche bei jeder neu erzeugten Aktivitäten automatisch eingestellt wird. Da Aktivitäten wiederum mit definierbaren Funktionen bzw. Vorbelegungen verbunden werden, stehen Ihnen sehr komplexe Möglichkeiten zur Verfügung.

Sie haben ein Benutzermerkmal mit der Bezeichnung Werbung angelegt, dem Sie eine Aktivitätenart Später löschen zugeordnet haben. Für diese Aktivitätenart haben Sie u.a. die Vorbelegung Als erledigt kennzeichnen festgelegt.

Sie erhalten einen Werbebrief, den Sie archivieren wollen. Vor dem Scannen dieses Dokuments stellen Sie am HP-Scanner als Empfänger Werbung ein. Jetzt ordnet der FLOWFACT-Dienst dieser Mitteilung automatisch die Aktivitätenart Werbung zu und kennzeichnet dabei noch die Aktivität als erledigt.

Öffnet den Dialog Sicherheit, um Ihnen die Möglichkeit zu geben eingescannte Dokumente mit entsprechenden Zugriffsrechten zu verbinden.FLOWFACT

Diese Einstellung ist wichtig, damit bei Ausführung der Funktion

eine neue Aktivität angelegt wird.

Bitte achten Sie ferner darauf, dass die eingestellte Aktivitätenart die Anzeige der View-Registerkarte E-Mail sicherstellt (Fenster Extras/Aktivitäten, FeldAnsichten).

Wenn Sie vom Kalender bzw. von der Gantt-Ansicht aus, einen neuen Termin erzeugen, wird die hier ausgewählte Aktivitätenart in der neuen Aktivität vorbelegt. In dieser Liste erscheinen selbstverständlich nur die Aktivitätenarten, die über das Fenster Extras/Aktivitätenarten zur Ansicht im Kalender definiert sind.FLOWFACT

Alles, was Sie in diesem Feld eingeben, wird automatisch am Textende Ihrer ausgehenden E-Mail-Nachricht eingeblendet. Tragen Sie hier z.B. Ihren Absender ein. Hier ein Beispiel:

Über eine zusätzliche Registerkarte (HTML-Signatur, im Fenster Extras/Benutzer) haben Sie die Möglichkeit eine Signatur im HTML-Code zusammen mit Ihren E-Mail-Nachrichten zu versenden.

Die benutzerspezifische Signatur, z.B. in Form einer visuellen Visitenkarte (mit Bild) wird am Ende Ihrer E-Mail-Nachricht automatisch mit ausgegeben und übertragen. In unserer Mustervorlage sind bereits Platzhalter enthalten, die eine weitgehend automatische Generierung möglich machen. Auf diese Weise können Sie praktisch per Mausklick eine Ansprechende Signatur erstellen.

Die Mustervorlage enthält Platzhalter zum automatischen Einfügen der jeweiligen Benutzer- bzw. Mitarbeiterdaten:

Wenn Sie z.B. HTML-Code über einen Editor kopieren und hier in das Fenster einfügen, kann dies zu höheren Zeilenabständen führen. Klicken Sie in einem solchen Fall auf diese Schaltfläche. Die Zeilenabstände sollten anschließend korrekt dargestellt werden.

Im diesem Register können Sie die Überwachung evtl. installierter Dienste aktivieren. Der zweite Bereich des Registers bezieht sich auf Einstellungen bzw. Vorbelegungen, die bei vorhandenem PalmPilot notwendig sind.

Anhand der hier aufgeführten Funktionen können Sie für jeden FLOWFACT-Dienst die Überwachung aktivieren bzw. ausschalten. Diese Einstellungen sind benutzerspezifisch und sorgen dafür, dass am jeweiligen Arbeitsplatz über das FLOWFACT-Alarmsystem ein Hinweis (optisch und akustisch) erscheint, wenn aus irgend welchen Gründen auch immer der entsprechende FLOWFACT-Dienst nicht mehr arbeitet (Programm nicht mehr gestartet).

Der PalmPilot" Organizer ersetzt ein komplettes Time-System und hat zudem einen direkten Draht zu Ihrem Rechner im Büro (das können Sie sogar wörtlich nehmen!). Ihre Notizen, Ideen, Termine, Aufgaben usw. gehen automatisch in den Arbeitsprozess im Büro über, ohne dass irgend etwas übersehen wird. Denn: Dort wo es keine Zettel gibt, können auch keine Zettel mehr liegen bleiben oder gar unter gehen.

Damit FLOWFACT mit dem PalmPilot kommunizieren kann, müssen Sie hier den Pfad Ihrer PalmPilot-Datei address.dat eingeben, z.B. C:\palm\MeierK\address\address.dat. Mit der danebenliegenden Schaltfläche (...) können Sie die Datei mit Hilfe eines Öffnen-Dialogs direkt auswählen.

Die address.dat wird automatisch angelegt, sobald Sie zum ersten Mal (nach der Installation der PalmPilot-Software) das Programm PalmPilot Desktop starten. In Verbindung mit FLOWFACT werden Sie dieses Programm ansonsten nicht mehr benötigen.

Klicken Sie auf die Schaltfläche (...) um den Dialog zur Auswahl der PalmPilot-Datei address.dat direkt auszuwählen. Selbstverständlich können Sie den Pfad, z.B. C:\palm\MeierK\address\address.dat auch direkt in das danebenliegende Textfeld eingeben.

Damit Adressen (Fenster Adressen) und Merkzettel (Fenster Aktivitäten) zum PalmPilot übertragen werden, müssen diese über bestimmte Merkmale verfügen. Pro Benutzer stehen 5 Merkmale zur Verfügung. In dieser Liste muss also mindestens ein Merkmal ausgewählt bzw. sichtbar sein (wählen Sie Ihre Merkmale entsprechend aus).

Dieses Register erscheint nur in der Version FLOWFACT Immobilien und steht nur dem Administrator zur Verfügung! Hier werden die zur Übertragung an Internet Immobilienbörsen notwendigen Objektrechte festgelegt, die bei jeder Objekt-Neuanlage als Vorbelegung berücksichtigt werden.

In dieser Tabelle können Sie Objektrechte vordefinieren, die bei der Neuanlage von Objekten automatisch in die dortige Matrix übernommen werden. Anhand der Objektrechte können Sie für jeden von FLOWFACT unterstützten Immobilienbörsen-Provider bestimmen, ob für die Öffentlichkeit nur ein Kurz- oder Langexposé bzw. beide Formen sowie die Adresse des Objekt-Verkäufers/-Anbieters sichtbar sein sollen.

Tragen Sie bitte in dieser, direkt editierbaren Liste Ihre Textbausteine und die dazugehörigen Bezeichnungen (Kürzel) ein.

Die firmenbezogenen Daten werden im Fenster Grundeinstellungen, Register Firmendaten eingegeben.

Die hier eingegebenen Daten sind benutzerspezifisch und dienen dazu, in Wordvorlagen wie z.B. Briefköpfen, Angeboten und dergleichen über Platzhalter (sogar mit Unterschrift) eingefügt zu werden. Auf diese Weise sind z.B. Änderungen (neue Rufnummer, geänderte Anschrift etc.) auf einfachste Weise möglich: nur noch ein Mal direkt im FLOWFACT-Fenster ändern und alle Word-Dokumente stimmen automatisch.

Die Platzhalter können Sie über den Dialog Platzhalter in Textverarbeitung einfügen (siehe Menü FLOWFACT bzw. FLOWFACT-Menü über F12-Taste in Word) direkt einfügen. Wählen Sie dazu im dortigen Listenfeld den Eintrag Benutzer aus.

Microsoft Word Platzhalter:

*)Bitte achten Sie darauf, dass die in roter Farbe markierten, geschreiften Klammern in Word nur dann als Platzhalter (Seriendruckfelder) erkannt werden, wenn diese über die Funktion (Tastenkombination) [Strg] + [F9] erzeugt worden sind!

Datenquelle	Platzhalter *
Anschrift des Mitarbeiters (sofern mit dem Benutzerdatensatz verlinkt)	{ MERGEFIELD BEN_AD_ANSCHRIFT\*ZEICHENFORMAT }
Name des Mitarbeiters (Feld Name, Registerkarte Benutzer)	{ MERGEFIELD BEN_Name \*ZEICHENFORMAT }
Feld Titel (Registerkarte Briefdaten)	{ MERGEFIELD BEN_Titel \*ZEICHENFORMAT }
Telefon Buero	{ MERGEFIELD BEN_TelefonBuero \*ZEICHENFORMAT }
Telefon Funk	{ MERGEFIELD BEN_TelefonFunk \*ZEICHENFORMAT }
Fax	{ MERGEFIELD BEN_Fax \*ZEICHENFORMAT }
E-Mail	{ MERGEFIELD BEN_Email\*ZEICHENFORMAT }
Position	{ MERGEFIELD BEN_Position \*ZEICHENFORMAT }
Sonderinfo 1	{ MERGEFIELD BEN_Sonderinfo1 \*ZEICHENFORMAT }
Sonderinfo 2	{ MERGEFIELD BEN_Sonderinfo2 \*ZEICHENFORMAT }
Sonderinfo 3	{ MERGEFIELD BEN_Sonderinfo3 \*ZEICHENFORMAT }
Unterschrift	{ FFINCLUDEPICTURE { MERGEFIELD BEN_Unterschrift } } Bitte tragen Sie hier nur den Dateinamen mit Extender (z.B. muster.bmp) ohne Pfad ein, da Word die Verlinkung zur Datei nicht korrekt ausführt. Die Datei muss sich im Verzeichnis ...\FLOWFACT\logos befinden!

Benutzer

Einleitung

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Fenster-Elemente

So wird's gemacht

Microsoft Word Platzhalter: