Einen neuen (weiteren) Benutzer eingeben

Einleitung

Im Rahmen der Erstinstallation wird automatisch der FLOWFACT Grundeinrichtungs-Assistent gestartet, der Ihnen die einfache Eingabe Ihrer Benutzer- und Firmen-Daten anhand einer übersichtlichen Oberfläche ermöglicht. Der Grundeinrichtungs-Assistent bzw. Benutzereinrichtungs-Assistent vereinfacht die Eingabe der Daten, kann aber immer nur die Daten des in FLOWFACT angemeldeten Benutzers ändern. Bei einer Neuanlage greift der Assistent auf den in Windows angemeldeten Benutzer zurück. Die Eingabe weitere Benutzer über den Assistenten ist von einem Arbeitsplatz aus aufgrund dieser Einschränkungen nicht möglich. Verwenden Sie deshalb für die Anlage weiterer Benutzer-Datensätze das Fenster Benutzer im Menü Administration.

Im Fenster Administration/Benutzer werden nicht nur die FLOWFACT-Logindaten und die damit verbundenen Zugriffsberechtigungen festgelegt, sondern eine Reihe weiterer, benutzerspezifischer Vorbelegungen und Einstellungen, z.B.:

Auf dieser Seite erhalten Sie eine Schritt-für-Schritt Anleitung, wie Sie ohne Assistent, also direkt im Fenster Administration/Benutzer einen neuen bzw. weitere neue Benutzer eingeben.

Neuen Benutzer eingeben

Nachdem Sie bei der Erstinstallation mit Hilfe des Grundeinrichtungs-Assistenten den ersten Benutzer eingegeben haben, steht Ihnen das Benutzer-Fenster zur Eingabe weiterer Benutzer zur Verfügung.

  1. Öffnen Sie bitte das Fenster Benutzer. Klicken Sie dazu im Menü Administration auf diesen Eintrag:

  2. Legen Sie jetzt einen neuen Benutzer-Datensatz an, indem Sie auf die Neu-Schaltfläche klicken. Das Fenster wartet nun auf Ihre Eingaben (in der Kopfzeile wird Benutzer - Neu angezeigt).
  3. Geben Sie den Namen (Vor- und Zuname) im Feld Name ein.
  4. Tragen Sie im Feld Benutzername den Windows Login-Namen des Benutzers ein. Stimmt der Windows Loginnamen mit dem Benutzernamen überein, wird er bereits richtig im FLOWFACT Loginfenster (sofern keine automatische Anmeldung eingestellt ist) vorbelegt. Auch beim automatischen Start des FLOWFACT-Alarmsystems (FLOWFACT-Symbol im rechten Bereich der Taskleiste) wird dieser Name verwendet.
  5. Wählen Sie im Listenfeld Profil am besten Standard aus. Fortgeschrittene Benutzer können sich eigene Profile anlegen und hier auswählen.
  6. Das Feld mit der Bezeichnung Verknüpfte Adresse ist ein sog. Verknüpfungsfeld. Hier haben Sie die Möglichkeit eine evtl. vorhandene Benutzer-Adresse zu verknüpfen. Wie dies geschieht zeigt Ihnen z.B. der Kurs Verknüpfung manuell erzeugen.
  7. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche Benutzermerkmal anlegen (alle anderen Felder brauchen Sie im Moment nicht zu beachten) und bestätigen Sie die folgende Frage mit JA.

  8. Diese Funktion nimmt Ihnen einige wichtige Eingaben bzw. Voreinstellungen ab. Sie erstellt ein Benutzer-Merkmal (die Bezeichnung entspricht der Eingabe im Feld Name) und belegt dieses für die Wiedervorlage und für die Neuanlage von Datensätzen vor. Damit wird sichergestellt, dass u.a. in der Liste Wiedervorlage nur Datensätze angezeigt werden, die sich auf den Benutzer beziehen bzw. dieses Merkmal enthalten. Die Vorbelegungen können Sie in der Liste Merkmale in den Registerkarten Wiedervorlage, Vorbelegung und Diente/Outlook überprüfen. Wollen Sie den Namen des Benutzermerkmals ändern, stehen Ihnen die Funktionen des Fensters Administration/Merkmale zur Verfügung.
  9. Klicken Sie die nächste Schaltfläche Kennwort ändern an, um im folgenden Dialog ein Kennwort einzutragen. Diese Eingabe ist freiwillig, jedoch insbesondere bei Netzwerk-Installationen auf jeden Fall zu empfehlen. Nur wer das Passwort kennt, kann sich in FLOWFACT einloggen!

  10. Klicken Sie nun auf die Registerkarte Berechtigung, um dem jeweiligen Benutzer Administrationsrechte zu geben bzw. zu entziehen. Außerdem können Sie den Benutzer in eine vorhandenen Gruppe aufnehmen (siehe Administration/Benutzergruppen), die Neuanlage bei bestimmten Fenstern sperren und das Erscheinen des Dialogs Merkmale und Sicherheit festlegen (Listenspalte Automatische Sicherheitsanfrage).

  11. Die Einstellung im Listenfeld Ab Priorität (Registerkarte Wiedervorlage) bezieht sich auf die Wiedervorlage. Wenn z.B. alle unerledigten Vorgänge erscheinen sollen, wählen Sie den Eintrag Nicht wichtig (es werden alle Aktivitäten ab Priorität Nicht wichtig bis Sehr wichtig berücksichtigt).
  12. Im Listenfeld Signal können Sie den Signalton für das FLOWFACT-Alarmsystem einstellen. Im Ordner ...\flowfact\system finden Sie einige Beispiele, die Sie verwenden können.
  13. Die Funktion Bei Windows-Start automatisch... sollten Sie aktivieren (Häkchen setzen), damit das Alarmsystem automatisch mit dem Einloggen in Windows gestartet wird.
  14. Überprüfen Sie die Liste Merkmale, ob darin das richtige Merkmal vorbelegt wurde (Funktion Benutzermerkmal anlegen). Soll der Benutzer auch Wiedervorlagen anderer Benutzer überwachen, so können Sie hier weitere Merkmale (maximal fünf) hinzufügen.

     
  15. Auch in der Registerkarte Vorbelegung sollte das richtige Merkmal angezeigt werden. Es wird künftig bei jedem neu erzeugten Datensatz (Adresse, Aktivität usw.) vorbelegt, sodass die Datensätze benutzerspezifisch zugeordnet werden können.
  16. Im Feld Additiver Textpfad können Sie einen Ordnernamen eintragen. Achten Sie auf den Backslash, der sich vor dem Namen befinden muss, z.B. \weitere Einzeldokumentenvorlagen. Ist dieser Ordner im jeweiligen Dokumenten-Vorlagenordner vorhanden (er muss mindestens eine Vorlage enthalten), so öffnet sich dieser Ordner automatisch. Folgendes Beispiel bezieht sich auf den Bereich "Adressen" (...flowfact\vorlagen\adressen\weitere Einzeldokumentvorlagen):

  17. Wenn Sie das Feld Temporäre Dateien beim Beenden löschen aktivieren, werden alle Dateien im benutzerspezifischen, temporären FLOWFACT-Ordner (z.B. C:\Dokumente und Einstellungen\Markus Herrlich\Eigene Dateien\FlowFact\) beim Beenden von FLOWFACT automatisch gelöscht, sofern diese älter als 3 Tage sind.
  18. Stellen Sie in den Listenfeldern Aktivitätenart die gewünschte Aktivität ein, die künftig automatisch voreingestellt werden soll, sobald Aktivitäten über einen Netzwerkscanner, mit der E-Mail-Funktion oder vom Terminkalender aus erzeugt werden. Wählen Sie z.B. E-Mail für ausgehende E-Mails.

  19. Wollen Sie, dass bei jeder ausgehenden E-Mail automatisch eine Signatur angehängt wird, so tragen Sie den entsprechenden Text (z.B. Ihre Absenderangaben) unter der Registerkarte e-Mail ein.



    Für die Signatur im HTML-Format finden Sie im Ordner ...\FlowFact\vorlagen.mus\Signaturen eine Vorlage. Mehr dazu finden Sie auf der Seite E-Mail Briefpapier, Signatur (Visitenkarte), Vorlagen verwenden.
  20. Auf die Registerkarte Dienste/Outlook können Sie die Merkmale hinterlegen, die für die Mobile Sync Synchronisierung genutzt werden sollen, sollten Sie diese Modul freigeschaltet haben. Bei Fragen zum Mobile Sync steht Ihnen Ihr FLOWFACT Kundenbetreuer gerne zur Verfügung.

  21. In der Registerkarte AutoText können Sie benutzerspezifische Textbausteine (Autotexte) definieren, auf die Sie praktisch von jedem Textfeld aus zugreifen können. Wollen Sie mehr dazu wissen, so absolvieren Sie einfach den Kurs Textbausteine verwenden (AutoText). Im Fenster Administration/Grundeinstellungen können firmenweite Textbausteine definiert werden, die allen Benutzern zur Verfügung stehen.

  22. In der Registerkarte Briefdaten können Sie benutzerspezifische Daten eintragen, die z.B. in Briefköpfen automatisch ausgeben werden. Das funktioniert nur, wenn in den Dokumenten-Vorlagen die dazugehörigen Platzhalter vorhanden sind. Auf diese Weise sind z.B. Änderungen (neue Rufnummer, geänderte Anschrift etc.) auf einfachste Weise möglich: nur noch ein Mal direkt im FLOWFACT-Fenster ändern und alle Word-Dokumente stimmen automatisch.
  23. Damit Ihre Eingaben gespeichert werden schließen Sie entweder das Fenster Benutzer oder klicken Sie auf das Symbol.
  24. Wenn Sie über eine lizenzierte FLOWFACT-Version verfügen (z.B. FLOWFACT Immobilien), so müssen Sie zum Schluss noch die Module für den neuen Benutzer freischalten.

    Öffnen Sie dazu das Fenster Registrierung (Navigator Administration), Registerkarte aktive Benutzer und klicken Sie die gewünschten Module an. Aktive Module werden mit einem Häkchen gekennzeichnet:


     

Weitere Benutzer eingeben

  1. Wollen Sie mehrere Benutzer eingeben, so können Sie z.B. auch von der Funktion Duplizieren Gebrauch machen. Wählen Sie einen Benutzer aus, dessen Daten dupliziert werden sollen und klicken Sie auf die Symbolschaltfläche Duplizieren.



    Der Eintrag "Benutzer - Neu" bestätigt, dass es sich bei den angezeigten Daten nicht um die Quell-, sondern um die duplizierten Daten handelt.

  2. Ändern Sie im nächsten Schritt den Namen und Benutzernamen, da sonst beim Speichern eine Fehlermeldung erscheinen würde (doppelte Namen nicht erlaubt). Achten Sie bei der Vergabe des Benutzernamens darauf, dass diese mit dem jeweiligen Windows-Loginnamen übereinstimmen sollte. FLOWFACT wird dann im Login-Dialog den korrekten Namen vorbelegen und somit das Anmelden erleichtern.
  3. Legen Sie im nächsten Schritt ein Benutzermerkmal (wie oben gezeigt) an.
  4. Vergessen Sie bitte nicht, das mitkopierte Benutzermerkmal des Quell-Datensatzes aus den Merkmale-Listen (Registerkarten Wiedervorlage und Vorbelegung) zu entfernen. Klicken Sie dazu zuerst auf die Merkmale-Liste ...



    ... und dann auf den Eintrag, der entfernt werden soll ...



    ... sodass nur noch das richtige Benutzer-Merkmal sichtbar bleibt:



    Bestätigen Sie anschließend durch Klick auf die Schaltfläche Übernehmen.
  5. Ändern Sie nun noch die übrigen Daten in den restlichen Registerkarten, insbesondere die E-Mail-Signatur und Briefdaten.

Benutzer-Eigenschaften übertragen

Mit Hilfe dieser Funktion können Sie bestehende Eigenschaften von einem Anwender (Quelle) auf einen anderen Benutzer (oder mehrere) übertragen. Diese Funktion ist besonders hilfreich, wenn es darum geht, mehrere Benutzer-Datensätze gleichzeitig anzupassen.

  1. Öffnen Sie zuerst das Fenster  Administration/Benutzer.
  2. Ziel auswählen: Markieren Sie über die linke (graue) Spalte die Zeile bzw. Zeilen, deren Benutzerdaten geändert bzw. aktualisiert werden sollen.


    Bitte nur die Zelle des jeweiligen Benutzers, nicht aber auf die linke (graue) Spalte klicken (siehe folgende Abbildung)!

    Das Ziel ist gem. diesem Beispiel Andrea Ansbach.
  3. Quelle auswählen: Wählen Sie den Benutzer aus, dessen Daten als Vorlage zur Änderung der anderen Benutzer dienen soll. Markieren Sie dazu ebenefalls über die linke (graue) Spalte die Zeile des Benutzers. Mit der Strg Taste und dem Mausklick sind nun beide Benutzer markiert.


    Bitte nur die Zelle des jeweiligen Benutzers, nicht aber auf die linke (graue) Spalte klicken (siehe folgende Abbildung)!

    Die Quelle ist gem. diesem Beispiel Markus Herrlich.
  4. Klicken Sie jetzt auf die Schaltfläche Eigenschaften übertragen. Kontrollieren Sie im folgenden Dialog zuerst, ob die richtige Benutzervorlage ausgewählt wurde. Prüfen Sie dazu den Benutzernamen, der im Hinweis unterhalb der Dialog-Kopfzeile genannt wird.
  5. Legen Sie anschließend fest, welche Eigenschaften bei den Änderungen berücksichtigt werden sollen. Klicken Sie dazu die entsprechende Funktionsschaltfläche an, so dass ein Häkchen sichtbar wird (erneutes Klicken nimmt die Auswahl wieder zurück).
  6. Nachdem Sie Ihre Auswahl getroffen haben, starten Sie die Funktion durch Klick auf die Schaltfäche Übertragen. Sind Sie sich jedoch nicht sicher, so brechen Sie durch Klick auf die Schaltfläche Abbrechen ab.