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So öffnen Sie dieses
Fenster:
Klicken Sie in der Symbolleiste Fenster
auf das Icon
Klicken Sie im Navigator auf den Eintrag
Objekte
Klicken Sie im Menü Datei auf den Eintrag Objekte
Verwenden Sie die Tastenkombination Strg+O
Die Daten von Wohn- oder Gewerbeimmobilien, Grundstücken, Investments usw. gespeichert werden nur an einer Stelle in FLOWFACT gespeichert, nämlich im Fenster Objekte. Von hier aus gelangen die Objektdaten per Mausklick:
vergleicht diese Angaben bei jeder Selektion mit den Suchkriterien Ihrer erfassten Interessenten. Vom Selektionsfenster aus werden die Offerten erzeugt und die Nachweise verbucht.
Klicken Sie in der obigen Abbildung auf die jeweilige Registerkarte, werden
die Informationen dazu angezeigt.
Auch das Objekte-Fenster unterstützt konsequent die einzigartigen Vorteile der Dateneingabe mittels sog. Feldarten (frei definierbare Felder für die Erfassung von Daten jeglicher Art), die in der FLOWFACT Immobilien-Version im Standardumfang enthalten sind. In der obigen Abbildung sind die Feldarten leicht an den farblich hinterlegten Eingabefeldern zu erkennen.
Im übrigen ist die Funktionsweise des Objekte-Fensters gegenüber des Anfragen-Fensters sehr ähnlich:
Um eine optimale Übersicht zu gewährleisten, ist das Fenster Objekte über verschiedene Register-Seiten aufgeteilt. Die numerierten Registerbezeichnungen deuten auf eine sinnvolle Reihenfolge der Dateneingabe hin. Außerdem soll dadurch erkennbar werden, dass die in den einzelnen Registern enthaltenen Daten in unmittelbarem Zusammenhang stehen und für die Präsentation des Objekts mittels Exposé bzw. Internet notwendig sind.
Die einzelnen Registerkarten und deren Elemente wollen wir uns anschließend näher betrachten:
Preview-Anzeige (HTML-Format)
Die Daten des in der Liste ausgewählten Objekts werden im Preview-Bereich (oberer Fensterbereich) übersichtlich dargestellt. Dabei handelt es sich um eine Zusammenfassung der Objektdaten aus den einzelnen Registerkarten. Diese Anzeige kann nicht editiert werden. Evtl. vorhandene Bilder erscheinen am rechten Rand.
Die darunter angeordnete Liste verfügt über Zwei Listen-Registerkarten:
Liste
Dieses Element und die damit verbundenen Funktionen stehen in mehreren FLOWFACT-Fenstern zur Verfügung. Die Beschreibung dazu finden Sie im Index unter Suchergebnisliste.
Sobald Sie in der Liste (siehe vorausgehender Abschnitt) ein Objekt
auswählen, welches mit weiteren Objekten verknüpft ist, erscheint diese
Listenregisterkarte mit hervorgehobener Beschriftung.
Klicken Sie auf diese Registerkarte, um die Hierarchieliste in den Vordergrund
zu stellen.
Das übergeordnete Objekt (Hauptobjekt, z.B. Mehrfamilienhaus) befindet
sich in der 1. Zeile. Darunter sind die untergeordneten Objekte (z.B.
Wohneinheiten) entsprechend ihrer Hierarchie nach rechts versetzt, dargestellt.
Ein Klick auf den jeweiligen Eintrag genügt, um das gewünschte Objekt anzuzeigen. Wie
Sie mehrere Objekte miteinander hierarchisch verknüpfen, erfahren Sie
in der Beschreibung zum Verknüpfungsfeld Übergeordnetauf dieser Seite.
Seit dem Upgrade FLOWFACT 2012 R2 stehen in der Hierarchieliste zahlreiche Möglichkeiten zur Sortierung der Unterobjekte zur Verfügung. Weitere Informationen dazu finden Sie hier.
Zudem gibt es seit diesem Upgrade die Möglichkeit sich Objekthierarchien als 2D-Modell anzeigen zu lassen und hierüber weitere Untereinheiten im Hauptobjekt anzulegen. Weitere Informationen dazu finden Sie hier.
Verknüpfte Daten anzeigen: Über ein Einblend- bzw. Kontext-Menü (es öffnet sich, sobald Sie mit der rechten Maustaste innerhalb der Hierarchieliste klicken) können Sie sich die verknüpften Daten anzeigen lassen, die sich auch auf andere Fenster beziehen (z.B. Adressen). Wählen Sie im o.g. Einblenmenü einfach das gewünschte Fenster aus. Die Suche nach verknüpften Daten bezieht sich dabei auf den markierten und die darunter angeordneten Listeneinträge.
Klicken Sie auf das 
Icon (auf der rechten Seite innerhalb
der Hierachie-Liste), um deren Inhalt zu aktualisieren.
Bei sog. Hierarchielisten (wie z.B. Ansprechpartner
im Adressenfenster) ist das Ein- bzw. Ausschalten der Aktualisierungsautomatik
frei wählbar. Verwenden Sie dazu die Funktion Hierachieliste
aktualisieren (Menü Ansicht).
Bei eingeschalter Funktion (Häkchen), findet das Aktualisieren der Hierachieliste
automatisch bei jedem neuen Datensatzaufruf statt.
Anbieter
Quelle
Um ein Höchstmaß an Flexibilität und Übersichtlichkeit zu erreichen, werden Daten in verschiedenen Fenstern erfasst. So ist es z.B. möglich, jeder Adresse beliebig viele Objekte zuzuordnen. Die Objektdaten können mit zwei unterschiedlichen Adressen verknüpft werden (Anbieter und Quelle). In der Regel werden beide Felder mit einer Adresse vorbelegt. Wurde z.B. der Kontakt über einen "Tipp-Geber" hergestellt, so können Sie dessen Adresse über das Feld Quelle verknüpfen.
Diese Elemente und die damit verbundenen Funktionen stehen in mehreren FLOWFACT-Fenstern zur Verfügung. Die Beschreibung dazu finden Sie im Index unter Verknüpfungsfeld, Verzweigungsfeld bzw Datenverknüpfung.
Musteranfrage
Auch dieses Feld ist ein sog. Verknüpfungsfeld.
Es verbindet eine zum Objekt angelegte Musteranfrage. Das Erstellen von
Musteranfragen ist nur dann sinnvoll, wenn Sie von der manuellen
Selektion (gleichnamiges Register im Fenster 
Selektion)
Gebrauch machen. Bei der manuellen Selektion werden Anfragen für Interessenten
automatisch erzeugt, indem FLOWFACT die jeweilige Musteranfrage kopiert
und mit der Interessentenadresse verknüpft.
Über das Verzweigungsfeld Musteranfrage (Fenster Objekte) haben Sie die Möglichkeit auf einfache Weise eine Musteranfrage zu erzeugen, deren Suchkriterien sich aus den Daten des Objekts ableiten. Welche Feldarten aus dem Objekt in die Musteranfrage hineinkopiert werden, bestimmen Sie mit Hilfe der Funktion Musteranfrage im Fenster Extras/Feldarten.
Sie brauchen also nicht für jedes Objekt
eine Musteranfrage neu erstellen. Es genügt, wenn Sie mehrere vergleichbare
Objekte mit nur einer Musteranfrage verknüpfen. Sie sollten nur darauf
achten, dass die wichtigsten Suchkriterien, wie Objekt- bzw. Grundstücksart,
Ort und Preis in etwa übereinstimmen. Dazu stehen Ihnen selbstverständlich
alle Möglichkeiten zur Verfügung, die Ihnen FLOWFACT bei der Definition
von Feldarten bietet: z.B. Alternativen (mehrfache Eingabe gleicher Feldarten
mit unterschiedlichen Angaben) oder mit Intervallen (von/bis).
Die zugeordnete Musteranfrage wird im Verzweigungsfeld in blauer Schrift angegeben. Eine Musteranfrage erkennen Sie am aktiven Register Objekte für Musteranfrage (Fenster Anfragen).
Kennung
Dieses Feld dient der unverwechselbaren Kennzeichnung eines Datensatzes. Gemäß Vorbelegung (Fenster Extras/Grundeinstellungen, Registerkarte Allgemein, Bereich Kennungen) erscheint bei der Neuanlage zunächst ein Doppelkreuz (#), welches beim Speichern des Datensatzes durch eine fortlaufene Nummer ersetzt wird. Diese Vorbelegung kann geändert werden, auch eine individuelle Eingabe ist möglich. Wir empfehlen aber, die Vorbelegung beizubehalten, da eine nicht einheitliche Kennzeichnung zu Verwirrungen führen könnte. Aus diesem Grund besteht im o.g. Fenster u.a. die Möglichkeit, Kennungs-Felder zu schützen (Funktion Kennungen sind nicht editierbar).
Bezeichnung intern
In diesem Textfeld tragen Sie am besten die bei Ihnen gebräuchliche Kurzinformation ein, nach der Sie im innerbetrieblichen Geschäftsbetrieb Objekte bezeichnen bzw. suchen oder ablegen. Dieses Feld kann über seine Größe hinaus mehr Daten enthalten (horizontales Scrollen).
Das Feld Bezeichnung Intern ist für die Objektsuche innerhalb des Objektfensters sehr wichtig. Bei der Standardsuche z.B. vergleicht FLOWFACT Ihren Suchbegriff mit dem Inhalt (Beginnt-Suche!) dieses Feldes.
Beginnen
Ihre Eintragungen im Feld Bezeichnung Intern mit einem Objektartenkürzel
(EFH für Einfamilienhaus, RH für Reihenhaus, ETW für Eigentumswohnung
etc.) und lautet ihr Suchbegriff z.B. EFH, so werden Ihnen alle Einfamilienhäuser
in der Suchergebnisliste angezeigt.
Diese Funktion macht es möglich, beliebig viele Objekte mit all deren Daten mit einem Hauptobjekt zu verbinden (sog. Objektgruppe, z.B. Gesamtobjekt bestehend aus Wohnungen und Gewerbeflächen). Diese Verknüpfungen sind nicht nur auf eine Ebene beschränkt, sondern machen beliebige Unterordnungen möglich, die in der Liste Hierarchie (im unteren Bereich der Objekte-Registerkarten Objekte (Liste) und Daten 1) veranschaulicht werden.
Das Feld Übergeordnet zeigt nicht nur das übergeordnete Objekt bzw. Hauptobjekt (sofern vorhanden) an, sondern stellt über das Kontextmenü (es öffnet sich durch Klick mit der rechten Maustaste) alle notwendigen Verknüpfungsfunktionen zur Verfügung:
Mehr
dazu im Schritt-Kurs "Objektverknüpfungen erstellen"
Priorität
Bei der FLOWFACT-Version Immobilien können Sie Prioritäten auch für Interessenten und Objekte vorsehen, auf die Sie darüber hinaus auch bei der Selektion zugreifen und somit eine weitere Auswahl treffen können. Die Priorität Normal wird bei der Neuanlage vorbelegt.
Sie wollen für Ihren Interessenten nur
Objekte mit hoher Priorität anbieten. Im Fenster Selektion, Register Optionen, Bereich Automatische
Selektion - Anfragen stehen Ihnen zwei Listenfelder zur Verfügung
Priorität von... und ... bis. Stellen Sie dort gemäß unserem Beispiel
in beiden Feldern jeweils die Priorität Sehr
wichtig ein und starten Sie dann die Selektion.
Abteilung
Dieses Element und die damit verbundenen Funktionen stehen in mehreren FLOWFACT-Fenstern zur Verfügung. Die Beschreibung dazu finden Sie im Index unter Abteilung.
Aktiv
Wollen Sie ein Objekt vorübergehend zurückstellen (z.B. weil Sie in Abschlussverhandlungen stehen oder eine Objektreservierungsvereinbarung getroffen haben), so deaktivieren Sie diese Funktion (Häkchen verschwindet). Inaktive Objekt-Daten werden bei Selektionen, die von einem Interessenten aus gestartet wurden sowie innerhalb eines Globalabgleichs, nicht berücksichtigt. Dies gilt nicht, wenn Sie vom inaktiven Objekt aus selektieren, da FLOWFACT davon ausgeht, dass eine Selektion auf jeden Fall erwünscht ist. Sie können inaktive Objekte jederzeit durch erneutes Anklicken dieser Funktion (Häkchen sichtbar) wieder in den aktiven Datenbestand einbeziehen. Bei der Neuanlage wird naturgemäß Aktiv vorbelegt (Kästchen angekreuzt).
Die Einstellung Archiv (Listenfeld Status)
steht in unmittelbarem Zusammenhang zum Funktionsfeld Aktiv! Archivierte Objekte können nicht als
"aktiv" gekennzeichnet werden, da die Einstellung Archiv Vorrang hat. Andererseits wird bei der
Archivierung eines Objekts (Listenfeld Status,
Eintrag Archiviert) das Feld Aktiv automatisch deaktiviert.
Anhand dieses Listenfeldes können Sie drei Einstellungen vornehmen:
Die Vorbelegung des Kriteriums Art (Kauf/Miete)
bestimmen Sie in der Eingabehilfe (Menübefehl Extras/Eingabehilfen. Nachträgliche
Änderungen sind selbstverständlich auch hier jederzeit möglich!
Stichwort
Auf Wunsch nimmt dieses Feld einen beliebigen Suchbegriff auf, welcher bei den Suchfunktionen mit einbezogen werden kann. Bei der Standardsuche (Fernglassymbol oder F9-Taste) werden Stichworteingaben automatisch mit geprüft! Dieses Feld eignet sich hervorragend als Kennungs-Zusatz bei untergeordneten Objekten (siehe auch Hilfetext zu den Feldern Übergeordnet und Objektgruppe).
Beispiel einer Wohnanlage, bestehend aus 5 Eigentumswohnungen:
Das Wohngebäude befindet sich in der Sonnenalle 12 mit der Objekt-Nr.
20045. Die einzelnen Wohnungen sind unter der gleichen Objekt-Nr. gespeichert,
sie unterscheiden sich aber durch das Stichwort. Hier könnte z.B. stehen:
fortlaufende Nummer, Wohnungs-Nr. laut Teilungserklärung, Wohnungslage
(z.B. EG. Links) etc.
Status
Dieses Element und die damit verbundenen Funktionen stehen in mehreren FLOWFACT-Fenster zur Verfügung. Die Beschreibung dazu finden Sie deshalb hier...
Merkmale/Sicherheit
Dieses Element und die damit verbundenen Funktionen stehen in mehreren FLOWFACT-Fenster zur Verfügung. Die Beschreibung dazu finden Sie im Index unter Merkmale und Sicherheit.
Tragen Sie hier weitere Informationen ein, die Sie nicht über die Feldarten definieren wollen. Notizen können fast beliebig lang sein.
Das Notiz-Feld erscheint (nebst evtl. Inhalt) sowohl auf der Registerkarte Daten 1, als auch auf der Registerkarte ...2.
Textbausteine
einfügen - AutoTexte (Kurs)
Sinnvolle Shortcuts für Textfelder
Eingabehilfen
Oberhalb der Feldarten befindet sich das Listenfeld zur Auswahl der
Eingabehilfen:
Hier können Sie im Nachhinein, die bei der Neuanlage im Kontext-Menü ausgewählte
Eingabehilfe ändern.
Eine genaue Beschreibung der Eingabehilfen
finden Sie im Kapitel "Funktionen im Detail", Abschnitt "Extras",
Seite "
Eingabehilfen".
In
dieser Liste werden die wichtigsten Objektdaten anhand sog. Feldarten
(Eingabefelder und deren Bezeichnungen) erfasst. Dabei spielen die Eingabehilfen
eine besondere Rolle, die das Befüllen der Liste mit den jeweils passenden
Eingabefeldern steuern. Bei der Neuanlage (
Neu)
eines Objekts erscheint zunächst ein Einblend-Menü, aus dem Sie die zum
Objekt passende Eingabehilfe auswählen. Anschließend wird die Liste mit
den Eingabefeldern befüllt, die Sie dann Zeile für Zeile ausfüllen können.
Haben Sie bei der Neuanlage versehentlich eine falsche Eingabehilfe ausgewählt,
so können Sie sich auch im Nachhinein für eine andere Eingabhilfe entscheiden.
Verwenden Sie dazu das o.g. Listenfeld (welches sich direkt über dem Feldarten-Bereich
befindet).
U m ein Optimum an Übersicht zu erreichen sind die Feldarten in Gruppen aufgeteilt, welche über Registerkarten (z.B.Basis, Zusatz, Exposé) ausgewählt werden. Jede Registerkarte filtert die jeweiligen Feldarten aus.
Weitere Informationen zu Feldarten-Registerkarten
und Eingabehilfen finden Sie im Kapitel "FLOWFACT einrichten",
Seite " Feldarten und Eingabehilfen definieren".
Das Ausfüllen der Feldarten (zumindest der wichtigsten) ist für die automatische Selektion (Abgleich der Interessentenwünsche mit den Objektdaten) unbedingt erforderlich!
Ausserdem werden Feldarten für die Aufbereitung des Exposés und zur Darstellung der Objektdaten in Internet Immobilienbörsen (z.B. Webserver, ImmobilienScout 24 etc.) benötigt. Auch Suchmaschinen der Immobilienportale bereiten die Daten der Feldarten auf, um dem Immobilieninteressenten anhand von Such-Dialogen Objekt-Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung zu stellen.
Detaillierte Informationen zur Feldarten Eingabeliste
finden Sie im Kapitel "Funktionen im Detail", Abschnitt "Datei/Immobilien-Version",
Seite " Feldarten Eingabeliste".
Im Kapitel "Einführung (Lehrgänge)",
Abschnitt "Immobilienversion" finden Sie den Lehrgang " Objekt eingeben",
der u.a. Informationen zum Bearbeiten von Feldarten
Diese Liste stimmt exakt mit der Liste überein, die in der Registerkarte Objekte (Liste) angezeigt wird. Dieses Element und die damit verbundenen Funktionen stehen in mehreren FLOWFACT-Fenstern zur Verfügung. Die Beschreibung dazu finden Sie im Index unter Suchergebnisliste.
Notiz
Siehe oben - Registerkarte Daten 1
Provision
FLOWFACT rechnet Ihnen die Provisionen automatisch aus, sobald Sie eines der Provisionsfelder mit der [Tab]-Taste verlassen. Das Ergebnis zum jeweils ausgefüllten Provisionsfeld wird unmittelbar darunter angezeigt, sobald Sie zum nächsten Feld wechseln ([Tab]-Taste). Als Grundlage dient immer die Eingabe in der FeldartKaufpreis! bzw. Miete. Bei Intervalleingabe (z.B. 300 bis 400) geht FLOWFACT vom zuletzt eingegebenen Betrag (üblicherweise der höhere) aus. Selbstverständlich wird bei der Ausrechnung berücksichtigt, ob sich die Provision aus %, Monats- oder Jahresmieten errechnet. Achten Sie bitte darauf, dass die Berechnungsgrundlagen im richtigen Verhältnis zur eingetragenen Preisbasis stehen müssen, da Sie sonst falsche Ergebnisse erhalten.
Tragen Sie zuerst Ihren Provisionssatz
(inkl. Mehrwertsteuer) ein, dann die jeweilige Berechnungsgrundlage (in
Grossschrift), die dem eingegebenen Provisionssatz vorangestellt wird
(dazwischenliegende Leerzeichen werden ignoriert):
xx% = Provisionssatz in % (z.B. 3,57%)
xxMM = Provisionssatz in Monatsmieten (z.B. 2,38MM)
xx = absoluter Betrag (z.B. 10500 oder 1.500,50)
Beim Ausfüllen von Textfeldern (wie z.B. auch
die Provisions-Felder) können Sie selbstverständlich auch auf Textbausteine
zurückgreifen (einfach F4-Taste drücken). Weitere Informationen dazu finden
Sie hier: Mit Textbausteinen arbeiten (AutoText)
Quelle
Bei Gemeinschaftsgeschäften tragen Sie dort die Provision ein, die der objektakquirierende Kollege oder Informant bei Vertragsabschluss erhält. Auch evtl. vereinbarte Tip-Provisionen können Sie dort eintragen.
Eigene
Hier geben Sie Ihre Gesamtprovision (Interessent und Anbieter) ein.
Partner
In diesem Feld können Sie einen weiteren Partner (z.B. freier Handelsvertreter) berücksichtigen, mit dem Sie eine Provisionsvereinbarung, im Zusammenhang mit diesem Objekt, getroffen haben.
Provision Interessent/Käufer/Mieter
Hier wird die Provision eingetragen, die der Interessent bei erfolgreichem Abschluss zu zahlen hat.
Provision Anbieter/Verkäufer/Vermieter
Das Feld muss die Provision beinhalten, die der Anbieter zu zahlen hat.
Mitarbeiter
Tragen Sie hier den Provisionssatz Ihres Mitarbeiters (dient nur der Information).
Datei
Anhand dieser Eintragung erkennt FLOWFACT, wo sich das Exposé bzw. die Multimedia-Daten (Objektbilder) befinden. Der dort ohne Extender angegebene Dateiname leitet sich aus dem Inhalt des Feldes Kennung ab und ist Bestandteil der Exposé- bzw. Bild-Dateinamen. Ist FLOWFACT so eingestellt, dass Bilder und Exposés in Unterverzeichnissen gespeichert werden (Fenster Benutzer, Register Vorbelegung Feld Ordner-Prefix Objekte), so wird hier zusätzlich auch der jeweilige Pfad angegeben (z.B. ZUF\_1001). Beispiele für daraus erzeugte Dateinamen:
Exposé: _1001.DOC (Ordner Exposes, bzw. gem. o.g. Beispiel Exposes\ZUF)
Bild: _1001-kurz#Aussenansicht Strassenseite.jpg (Ordner pic.obj, bzw. gem. o.g. Beispiel pic.obj\ZUF)
Objektbilder empfangener Objekte (nur
RDM Immonet):
Bilder, die Sie über RDM-ImmoNet empfangen haben (sofern ein entsprechendes
ABO gespeichert wurde), werden im Verzeichnis FLOWFACT\pic.obj\RDMAbo
gespeichert. FLOWFACT zeigt diese pro Objekt automatisch in der Bild-Übersicht
an (Fenster Objekte, Register Multimedia). Es können maximal zehn Bilder
je Objekt übertragen werden (1 Bild für das Kurzexposé, neun Langexposébilder).
Auftragsende
Tragen Sie hier das Datum ein, an dem Ihr Auftrag abläuft.
Kollege Kennung
Dieses Feld brauchen Sie nur dann auszufüllen, wenn das Objekt im Rahmen eines Gemeinschaftsgeschäft angeboten werden soll und der Kollege eine eigene Objekt-Nummer angibt. Diese tragen Sie hier ein (Sie haben ja Ihre eigene Objekt-Nr. im Feld Kennung). Bezieht sich der Kollege bei etwaigen Rückfragen, auf seine Objekt-Nummer, haben Sie sofort den Überblick (sie dient als Suchbegriff z.B. bei der Standardsuche). Außerdem werden dadurch Verwechslungen vermieden.
Bei Offerten Aktivitäten an Quelle weiterleiten
Wenn Sie dieses Kontrollfeld aktivieren (ankreuzen), wird FLOWFACT bei jeder automatischen Nachweisverbuchung (im Zuge der Offertenerstellung) bei den jeweiligen Aktivitäten das dortige Kontrollfeld Noch weiterleiten automatisch aktivieren. Dadurch wird es möglich, in von Ihnen bestimmten Zeitabständen mit nur einem Befehl die Objektanbieter Ihrer Wahl über Ihre Aktivitäten zu unterrichten. Wenn Sie Ihren Anbietern diesen zusätzlichen Service bieten wollen, so sollten Sie dieses Feld ankreuzen. Wie und wo Sie FLOWFACT veranlassen, die entsprechenden Aktivitäten nach Anbieter sortiert mittels eines Informationsschreibens zusammenzustellen, erfahren Sie im Fenster Aktivitäten.
Exposé bei Listenfunktion nie automatisch ändern
Bei aktiver Einstellung wird sicher gestellt, dass bei Verwendung der Funktionen Für angezeigtes Objekt automatisch erstellen/aktualisieren bzw. Für alle Objekte aus Liste automatisch erstellen/aktualisieren (siehe weiter unten) ein evtl. vorhandenes Exposé nicht versehentlich überschrieben wird. Dies ist bei manuell nachbearbeiteten Exposés sinnvoll.
Bildgrößen-Slider
Mit Hilfe dieses Schiebereglers lässt sich die angezeigte Grafik stufenlos verkleinern bzw. vergrößern.
Öffnen
Öffnet das in der Liste ausgewählte Bild in der Standard-Grafiksoftware.
Explorer
Öffnet das Verzeichnis ...\pic.obj im Explorer. Dort haben Sie die Möglichkeit z.B. Bilder zu kopieren, zu löschen bzw. Dateinamen zu ändern etc.
Aus Zwischenablage einfügen...
Über diese Funktion wird sichergestellt, dass Ihre Objektbilder stets den richtigen Dateinamen erhalten, welcher wiederum für die richtige Objekt-Zuordnung verantwortlich ist. Außerdem werden die so bezeichneten Bilder bei Objektdaten-Übertragungen zu Internet-Immobilienbörsen (wie z.B. Webserver, Immobilienscout24 etc.) mit übertragen.
Bei Klick auf die Schaltfläche Aus Zwischenablage einfügen... öffnet sich der oben gezeigte Dialog. Das Listenfeld auf der linken Seite sieht bis zu 19 Bilder vor:
Kapitel "Einführung (Lehrgänge)",
Abschnitt "Immobilienversion", Seite " Objektbilder
eingeben".
Symbolschaltfläche (Datei-Werkzeuge)
Oberhalb der Multimedia-Liste befindet sich eine Symbolleiste mit Funktionen, die den Umgang mit Bildern und Anlagen enorm erleichtern, z.B:
| Öffnet das Windows Dialogfeld, über das Sie das gewünschte Bild auswählen können. Bei Verwendung der Miniaturansicht erkennen Sie die richtigen Bilder bereits bevor Sie diese öffnen bzw. zur FLOWFACT Multimedia-Liste hinzufügen.
Nach der Übernahme des gewünschten Bildes durch Klick auf Öffnen, kopiert FLOWFACT die Bilddatei in das FLOWFACT-Verzeichnis. Der Clou: Der objektspezifische Dateiname und Nummer der Bildposition werden automatisch unter Berücksichtigung bereits vorhandener Bilder bzw. Dateien erzeugt und sofort in der Liste angezeigt!
| |
| Öffnet das Verzeichnis Online (ein Unterverzeichnis von pic.obj). Hier können Sie aus einer Reihe von Bildern wählen, die Sie z.B. zur Darstellung bei Ihrer Online Immobilienbörse verwenden können. So wahren Sie bei bestimmten Objekte die notwendige Anonymität oder assoziieren bestimmte Stimmungen.
Die Auswahl der Bilder ist mit der Funktion
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| Auch hier wird das Windows Dialogfeld geöffnet. Er bezieht sich jedoch auf das Einfügen von Dokumenten der Formate PDF, TIF, AVI und JPG.
Die Auswahl der Dokumente
ist mit der Funktion
| |
| Löscht die in der Liste markierte Multimedia-Datei. Zuvor erhalten Sie eine Sicherheitsabfrage. Eine so gelöschte Datei kann nicht mehr wiederhergestellt werden!
| |
| Öffnet den Eigenschaften-Dialog über den Sie den Untertitel
(Name), den Typ und sogar die Position des Bildes in der Liste (und somit
auch im Exposé) ändern können.
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| Diese Funktion übergibt das Bild in die installierte Bildbearbeitungs-Software. Der Name und der Dateipfad werden dabei übernommen, sodass Sie Änderungen nur noch mit Speichern in Ihrer Bildbearbeitungs-Software bestätigen brauchen. Das Suchen des Speicherortes entfällt somit.
| |
| Öffnet den Explorer unter Berücksichtigung des objektspezifischen Speicherortes.
| |
Multimedia-Liste
FLOWFACT zeigt hier alle Bild- bzw. Video-Dateien zur Auswahl an, die im Verzeichnis FLOWFACT\PIC.OBJ enthalten sind und mit dem Dateinamen aus dem Feld Datei (siehe Register Sonstiges) beginnen.
Die Liste blendet ein Kontext-Menü ein, sobald Sie einen Listeneintrag
mit der rechten Maustaste anklicken (siehe folgende Abbildung).
Das Popupmenü stellt Ihnen wichtige Dateibearbeitungsfunktionen (selbsterklärend) zur Verfügung-
Bildanzeige
Hier wird die im Listenfeld ausgewählte Grafik (z.B. Bilder, Grundrisspläne, Videos) angezeigt.
In
Microsoft Word ist es möglich, auf die gleichen Dateien zuzugreifen, ohne
dass diese dort gespeichert werden (verknüpfte Dateien). Das bedeutet,
dass dadurch enorm viel Speicherkapazität auf Ihrem Speichermedium (z.B.
Festplatte) eingespart wird.
Die Registerkarte ...4 (Exposétexte) dient der Eingabe ausführlicher Beschreibungen, die im Exposé (gedruckt oder Online) erscheinen. Am unteren Rand dieser Registerkarte finden Sie weitere untergeordnete Register zur Anzeige der Bereiche Exposé, Inserat und Extras.
Freier Text
Bebaubarkeit
Erschließung
Lage
Objekt
Ausstattung
Tragen Sie bitte in das jeweilige Exposé-Textfeld Ihre entsprechende Beschreibung ein. Im Gegensatz zu den Feldarten, steht Ihnen hier unbegrenzt viel Raum zur Verfügung.
Selbstverständlich werden auch diese Texte übertragen, wenn Sie die Objektdaten bei Ihrem Internet Immobilienportal online stellen (z.B. ImmobilienScout24, RDM Immonet etc.).
Unsere Exposévorlagen (z.B. _automatisch.doc) sehen vor, dass die Überschriften der jeweiligen Textfelder nur dann erscheinen, wenn diese Daten enthalten.
Jede Textbox kann über einen Platzhalter ausgelesen werden:
Name des Eingabefeldes | Name des Platzhalters |
Freier Text (Sonstiges) | «OBJ_TEXTFREI» |
Bebaubarkeit | «OBJ_TEXTBEBAUBARKEIT» |
Erschließung | «OBJ_TEXTERSCHLIESSUNG» |
Lage | «OBJ_TEXTLAGE» |
Objekt | «OBJ_TEXTOBJEKT» |
Ausstattung | «OBJ_TEXTAUSSTATTUNG» |
Beim Ausfüllen dieser Textfelder können Sie
selbstverständlich auch auf Textbausteine zurückgreifen (einfach F4-Taste
drücken). Weitere Informationen dazu finden Sie hier: Mit Textbausteinen
arbeiten (AutoText)
Es sind nur die Felder editierbar, die
für die zuvor ausgewählte Objektart (über Eingabehilfe) zugelassen sind!
Im Bereich Objekte steht Ihnen eine die Registerkarte Inserat, innerhalb der bereits angewählten Registerkarte 4(Exposétexte) zur Verfügung. Nach entsprechender Aktivierung dieser Registerkarte, werden Ihnen 4 Textfelder zur freien Texteingabe angeboten.
Tragen Sie bitte in das jeweilige Inserat-Textfeld Ihre entsprechende Information ein. Hier steht Ihnen unbegrenzt viel Platz für Texteingaben in jedem einzelnen Textfeld zur Verfügung.
Verwenden Sie in entsprechenden Vorlagen doch
einfach die Platzhalter OBJ_ADVERTISEMENT1 (bis 4), um schnell diese Texte
in z.B. einem E-Mail an die Inseratsabteilung der lokalen Zeitung zu senden!
Diese Texte werden nicht zu den Immobörsen
übertragen!
Hier stehen Ihnen vier weitere Felder zur Eingabe von Exposé-Texten zur
Verfügung (siehe folgende Tabelle).
Auch diese Felder werden in unseren aktuellen Exposé-Vorlagen (z.B. _automatisch.doc) berücksichtigt: Wird mindestens ein Feld ausgefüllt, so erscheint der Text im Exposé unter der Überschrift "Sonstiges". Dabei spielt es keine Rolle, ob das Feld Freier Text (siehe oben) ausgefüllt ist oder nicht.
Name des Eingabefeldes | Name des Platzhalters |
Extra 1 | «OBJ_TEXTEXTRA1» |
Extra 2 | «OBJ_TEXTEXTRA2» |
Extra 3 | «OBJ_TEXTEXTRA3» |
Extra 4 | «OBJ_TEXTEXTRA4» |
Durch Anklicken der Registerkarte (eMakeln 1) öffnet sich folgendes
Fenster.
Im Bereich Portal-Zusatzprodukte und der Schaltfläche Buchen, wie eine Zusatzfunktion im FLOWFACT Immobilien CRM angesprochen, über welche Sie portalabhängige Zusatzprodukte nutzen (buchen) können. Eine ausführliche Hilfe hierzu erhalten Sie per Mausklick auf diesen Link hier:
Objekt blockieren
Diese Funktion bezieht sich auf Ihre eigenen Objekte. Sie ist nach einer Objekt-Neuanlage aus Sicherheitsgründen eingeschaltet, so dass eine unerwünschte Objektübertragung zum jeweiligen Immobilienportal ausgeschlossen ist. Wenn Sie ein Objekt übertragen wollen, so müssen Sie also zuerst diese Funktion deaktivieren (kein Häkchen).
Beim nächsten Aufruf des Fensters "Objekte übertragen" befindet
sich das neu angelegte, für die Übertragung frei gegebene Objekt in der
Übertragungsliste. Erst wenn Sie von dort aus eine Übertragung starten,
werden Ihre Objektdaten über das Internet übertragen (sofern alle dafür
notwendigen Hard- und Softwarekomponenten vorhanden und installiert sind).
Bei Grundeinstellungen - Teilabgleich in der Immobilienbörse-Schnittstelle
Sofern für in den Grundeinstellungen der
Schnittstelle zu einer Immobilienbörse Teilabgleich
eingestellt ist, bewirkt die gesetzte Option Objekt blockieren, dass in
der Übertragung zur jeweiligen Immobilienbörse, hier der die Übertragung
für das entsprechende Objekt "eingefroren" wird!
Das bedeutet, dass das Objekt auf dem Immobilien-Protal vorhanden bleibt
(sofern bereits vorhanden), bzw. nicht übertragen wird, sofern es noch
nicht übertragen wurde! Sofern das Objekt im FLOWFACT Immobilien CRM auf
inaktiv gesetzt wird, wird jedoch auf der Immobilienbörse keine Änderung
vorgenommen!
Bei Grundeinstellungen - Vollabgleich in der Immobilienbörse-Schnittstelle
Sofern für in den Grundeinstellungen der
Schnittstelle zu einer Immobilienbörse Vollabgleich
eingestellt ist, bewirkt die gesetzte Option Objekt blockieren, dass das
jeweilige Objekt nicht zur Börse übertragen wird!
Ist ein Objekt bereits zur Immobilienbörse übertragen worden, so wird dieses
jedoch gelöscht auf der Börse, da hier in der Übertragung zur Immobilienbörse
als erstes ein "Löschbefehl" zur Börse für das jeweilige Objekt
übertragen wird.
Ist diese Funktion aktiv, so werden die Aktivitäten zu diesem Objekt (inkl. evtl. vorhandener Unterobjekte) an den FLOWFACT Web-Server übertragen, die im Rahmen des Objekt-Trackings vom jeweiligen Objekt-Anbieter (im geschützten Bereich) eingesehen werden können..
Es werden nur die Aktivitäten übertragen,
die im Fenster Extras/Aktivitätenarten
(Listenfeld Objekt-Tracking)
dafür frei gegeben sind (nebst Definition des Umfangs, z.B. mit oder ohne
Angabe des Notizfeldinhalts etc.).
OpenImmo-ObjektID
In diesem Feld wird nach der ersten Übertragung Ihre OpenImmo-ObjektID automatisch eingetragen.
Liste der "Internetbörsen"
Diese Liste kann nur dann bearbeitet bzw. vollständig angezeigt werden, wenn bereits mindestens eine Schnittstelle (z.B. Webserver) eingerichtet wurde.
Vorhandene Schnittstellen werden im Fenster Extras/Grundeinstellungen, Registerkarte Stand.Schnittstellen (Standard-Schnittstellen) angezeigt. Dort können Sie neue Schnittstellen anlegen bzw. bestehende ändern. Das Ändern bzw. Anlegen von Standardschnittstellen kann auch über direktes Aufrufen des Schnittstellen-Assistenten durchgeführt werden:
Beschreibung der in der Liste enthaltenen Spalten:
Eines der beiden Felder Kurzexposé bzw. Langexposé
muss aktiv sein, wenn das Objekt übertragen werden soll. Ist nur die Langexposé-Funktion
ausgewählt, so wird auch die Kurzexposé-Funktion als aktiv mit einbezogen.
Wenn ein Objekt über die Oberfläche auf
inaktiv gesetzt wird, werden die Einträge (Häkchen) automatisch entfernt!
FLOWFACT enthält bereits einige Exposé-Vorlagen, die Sie komplett übernehmen (automatische Vorlagen) oder Ihren Vorstellungen entsprechend ändern können.
Bitte beachten Sie, dass Sie Ihre individuell angepassten Vorlagen nicht
im Muster-Verzeichnis vorlagen.mus,
sondern im vorlagen Verzeichnis
speichern: ...\FLOWFACT\vorlagen\EXPOSES.
Ausserdem müssen die Dateinamen der automatischen Vorlagen mit auto beginnen! FLOWFACT erkennt auch Namen,
die mit _auto beginnen. Dateien,
deren Namen mit Unterstrich beginnen, werden allerdings im Musterverzeichnis
bei Updates automatisch überschrieben.
Sobald Sie auf diese Registerkarte klicken, öffnet sich ein Kontext-Menü,
welches Ihnen folgenden Funktionen zur Verfügung stellt:
Die Platzhalter in der Mustervorlage _automatisch.doc
sind keine DDE-Platzhalter, sondern ganz normale Seriendruckplatzhalter.
Die über das FLOWFACT-Word-Menü zur Verfügung gestellte Funktion Objektplatzhalter
neu aktualisieren ist bei Seriendruck-Exposés wirkungslos!
Bei dieser Funktion werden vorhandene
Exposés ohne Rückfrage gelöscht, auch wenn diese manuell nachbearbeitet
wurden. Exposés können Sie durch die Funktion Exposé
nie automatisch ändern (siehe oben) schützen.
Eigene
Vorlagen:
Wenn Sie eigene Vorlagen verwenden wollen, so speichern Sie diese bitte
im Verzeichnis ...\FLOWFACT\vorlagen\EXPOSES.
Sobald dort mindestens eine Datei enthalten ist, dessen Name die o.g.
Bedingungen erfüllt, wird FLOWFACT künftig dieses Verzeichnis (mit Ihren Vorlagen) bevorzugen!
Die letzten beiden Funktionen verwenden
Exposés mit sog. DDE-Platzhaltern. Diese stammen aus den Anfängen von
FLOWFACT und sind ausschließlich für FLOWFACT entwickelt worden. Inzwischen
haben sich die vollautomatischen Exposés durchgesetzt, die ab FLOWFACT
2003 ebenfalls über beliebig viele Vorlagen ausgewählt werden können.
Weitere Informationen zu DDE-Platzhaltern
findenSie im Kapitel "Funktionen
im Detail", Abschnitt "Exposé/Offerte (FF-Immobilien), Seite
" Offertenerstellung".
