Um Nachrichten zu versenden, müssen Sie
die Funktion E-Mails
empfangen/senden aufrufen. Es sei denn, Sie haben den optional
erhältlichen FlowFact E-Mail-Dienst installiert
und einwandfrei konfiguriert.FlowFact verfügt über einen vollwertigen, komplett in das Aktivitätenkonzept integrierten, E-Mail-Client. Alle Funktionen, die FlowFact bei der Bearbeitung von Aktivitäten (automatische Adressenverknüpfung, Wiedervorlage, Alarmsystem u.v.m. ) zur Verfügung stehen, sind somit auch bei ein- bzw. ausgehenden E-Mails anwendbar. Bei Netzwerk-Betrieb kann zusätzlich der optionale FlowFact Mail-Dienst (POP3 und SMTP) installiert werden (optional), der das Empfangen und Senden von E-Mail-Nachrichten automatisch für alle FlowFact Benutzer steuert.
Um Nachrichten zu versenden, müssen Sie
die Funktion E-Mails
empfangen/senden aufrufen. Es sei denn, Sie haben den optional
erhältlichen FlowFact E-Mail-Dienst installiert
und einwandfrei konfiguriert.
E-Mail ist zu einer der wichtigsten Kommunikationskanäle geworden. Umso
wichtiger ist ein professionelles Auftreten. Ihre E-Mail bekommt eine
persönliche Note, indem Sie in einer gestalteten E-Mail ( 
HTML)
Ihre Visitenkarte mit Foto versenden. Das Schönste daran ist, dass sie
vollautomatisch erstellt werden und in praktisch jedem E-Mail-Programm
korrekt dargestellt werden. Nutzen Sie die neue Signaturfunktion von FlowFact.
FlowFact verfügt über einen vollwertigen komplett in das Aktivitätenkonzept
integrierten E-Mail-Client.
Alle Funktionen in Bezug auf die Bearbeitung von Aktivitäten (automatische
Adressenverknüpfung, Wiedervorlage, Alarmsystem u.v.m. ) stehen somit
auch bei ein- und ausgehenden E-Mails zur Verfügung.
Sollen TIF-Attachments
nicht im Archivierungsfenster gespeichert werden, können Sie dies
über einen Eintrag in der FlowFact.INI
unterbinden.
Davon betroffene Fenster
sind: Grundeinstellungen,
Aktivitäten und die neuen Fenster
Vorgänge sowie
Konten.
Eine Beschreibung dazu finden Sie auf der Seite Email Dienst (optional)
Hier finden Sie weitere Informationen und Anleitungen zum Thema:
In diesem Kapitel werden die folgenden E-Mail-Funktionen beschrieben:
Siehe Navigator
Neue E-Mail
Mails empfangen/senden
Mails senden
Posteingang
Postausgang
Gesendet
Kontakte/Anfrage
automatisch anlegen
Sie erhalten täglich eine Flut von E-Mails, davon unzählige ungewollte Massen-E-Mails? Mit dem "FlowFact Mail-Manager" richten Sie Ihr FlowFact so ein, dass Sie Regeln verwenden, um eingehende Nachrichten automatisch mit einem Merkmal zu versehen, bestimmte Nachrichten mit einem Projekt oder mit Adressen zu verknüpfen und bestimmte Nachrichten automatisch zu beantworten. Somit sparen Sie erheblich Zeit. Statt mühselig Spam-Nachrichten von wichtigen Nachrichten zu unterscheiden, können Sie nun die gewonnene Zeit in Ihre Kunden investieren.
Eine detaillierte Beschreibung des Mailmanagers finden sie auf der Seite FlowFact MailManager...
Tipp:
Neben dem Filtern von Spam-Nachrichten, eignet sich der "FlowFact
Mail-Manager" ebenfalls zum Einsortieren eingehender Newsletter usw.
Der Spamfilter ist die ideale Ergänzung zum Mailmanager, wenn Ihr E-Mail Postfach das IMAP-Protokoll unterstützt. Der Spamfilter ist eine weitere, sehr wirkungsvolle Möglichkeit, sich vor Spam-Mails zu schützen.
Eine ausführliche Anleitung finden Sie auf der Seite FlowFact Spamfilter
FlowFact verfügt über einen vollwertigen, komplett in das Aktivitätenkonzept harmonisch integrierten, E-Mail-Client. Alle Funktionen, die FlowFact bei der Bearbeitung von Aktivitäten (automatische Adressenverknüpfung, Wiedervorlage, Alarmsystem u.v.m. ) zur Verfügung stehen, sind somit auch bei ein- bzw. ausgehenden E-Mails anwendbar.
Im Netzwerkbetrieb kann zusätzlich der optionale FlowFact Mail-Dienst (für IMPAP, POP3 und SMTP) installiert werden, der das Empfangen und Senden von E-Mail-Nachrichten automatisch für alle FlowFact Benutzer steuert.
In diesem Kapitel lernen Sie nicht nur die "E-Mail"-spezifischen Funktionen kennen, sondern erfahren mehr darüber, wie FlowFact E-Mail-Nachrichten automatisch verkettet, wie Sie E-Mail-Nachrichten erstellen (einzeln oder in Serie) bzw. beantworten und welche Möglichkeiten Sie haben, E-Mail-Texte zu formatieren.
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Die wichtigsten E-Mail-Funktionen: |
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ACHTUNG!
Es ist nicht auszuschließen, dass E-Mails ausführbare Dateien und
andere Anlagen Viren oder Skripts enthalten, die Ihren Computer beschädigen
bzw. Ihre wertvollen Daten vernichten können. Schützen
Sie deshalb Ihr System mit einem leistungsfähigen Antiviren-Programm!
Da der FlowFact E-Mail-Dienst jeden E-Mail-Anhang zuerst temporär zwischenspeichert,
können die so erzeugten Dateien bereits über die Grundfunktionen des Antivierenprogramms
(ohne aktivierte E-Mail-Schutzfunktion) untersucht und notfalls vor dem
Einfügen in die FlowFact-Datenbank eliminiert bzw. in den Isolationsbereich
übertragen werden. Wenn Sie zum Empfangen Ihrer E-Mails ausschließlich
FlowFact einsetzen, können Sie das E-Mail-Prüfprogramm Ihres Vierenscanners
deaktivieren bzw. einen VirenScanner ohne E-Mail-Schutzoptionen verwenden.
Textvorlagen
für Serien-E-Mails
Damit FlowFact Ihre E-Mail-Nachrichten senden bzw. empfangen kann, sind einige Einstellungen im Vorhinein notwendig, die mit Hilfe des Grundeinrichtungs- bzw. Benutzereinrichtungs-Assistenten eingegeben und konfiguriert werden. Wenn Sie nachvollziehen wollen, in welchen FlowFact-Dialogen der Assistent diese Daten einträgt oder wenn Sie diese Daten einfach überprüfen möchten, dann lesen das Kapitel FlowFact für E-Mail-Funktionen einrichten.
Zunächst einmal wollen wir die "E-Mail"-spezifischen Funktionen vorstellen, die Ihnen in der View-Registerkarte E-Mail innerhalb des Fensters Aktivititäten zur Verfügung gestellt werden.
Sollten Sie die nachstehend beschriebenen
Funktionen nicht auf Ihrem Bildschirm sehen (oder zumindest einige davon),
überprüfen Sie zuerst, ob Sie sich in der View-Registerkarte E-Mail befinden. Diese öffnet sich z.B. automatisch,
wenn Sie die Funktion 
(im Navigator-Ordner 
) ausführen. Sie können aber auch die Funktion 
Alle Views anzeigen auswählen, um unabhängig von der gerade
eingestellten Aktivitäten-Art alle View-Registerkarten einzublenden.
Beachten Sie ferner, dass FlowFact unterschiedliche
Befehle einblendet, je nach dem, ob es sich um eine neu erzeugte oder
eine Antwort auf eine bereits eingegangene E-Mail handelt.
Außerdem werden erst dann alle Elemente
sichtbar, wenn Sie in der Registerkarte E-Mail
auf die Schaltfläche 
klicken.
E-Mails sind eine nicht mehr aus unserem Leben wegzudenkende Form der Kommunikation geworden. Jedermann schickt E-Mails und jedermann bekommt welche. Und doch werden oft Fehler gemacht bei der Adressierung von E-Mails. Fehler die nicht nur den Absender unprofessionell aussehen lassen, sondern vom Empfänger zu seinem eigenen Nutzen missbraucht werden können.
Wie in jedem E-Mail-Programm, sind auch in FlowFact für die Adressierung einer E-Mail 3 Felder vorgesehen: "An" (To), "Kopie" (Cc) und Blindkopie (Bcc).
Jeder der E-Mails verschickt, sollte bei der Adressierung jedoch, je nach Situation, das richtige Feld benutzen und sich im Klaren sein über mögliche Auswirkungen einer fehlerhaften Anwendung.
Es ist nicht notwendig von der Adresse
aus die E-Mail zu starten. Eine Eingabe in das "An", "Kopie"
und "Blindkopie" Feld schlägt E-Mail Adressen vor. Auch mehr
als zwei Empfänger werden durch die Detaildatensätze verknüpft.
Damit FlowFact eingehende
E-Mails automatisch mit der Adresse verknüpfen kann, muss die Absender-E-Mail-Adresse
entweder im Adressen-Feld E-Mail oder im Feld Weitere E-Mail-Adressen (in der Adressen-Registerkarte
Sonstiges) eingetragen sein!
Im diesem Feld wird der oder werden die Empfänger
der E-Mail eingetragen. Der Versand Ihrer E-Mail-Nachricht findet jedoch
erst statt, nachdem Sie durch Klick auf die Funktion 
den
Befehl dazu erteilt haben. Folgende Eingabemöglichkeiten bzw. Funktionen
stehen zur Verfügung:
erzeugen.
Das Adressenfeld E-Mail muss natürlich
richtig ausgefüllt sein!
) klicken, öffnet sich ein Kontext-Menü, welches Ihnen
folgende Funktionen zur Verfügung stellt:
Klicken Sie diesen Menü-Eintrag an, um die E-Mail-Adresse aus dem Feld
E-Mail der verknüpften Adresse
einzufügen (sofern nocht nicht automatisch geschehen).
Wollen Sie eine Nachricht an mehrere Empfänger senden (Serien-E-Mail),
so suchen Sie zuerst im Fenster Adressen
die gewünschten Empfänger (z.B. per Merkmalsuche - siehe Kurs Merkmalsuche).
Gehen Sie dann in Ihre E-Mail-Nachricht (bzw. erzeugen Sie diese durch
Klick auf neu). Fügen Sie anschließend durch Klick auf
diesen Menü-Eintrag alle E-Mail-Adressen aus der Liste im Adressen-Fenster
ein. FlowFact trägt nun (nach Ihrer Bestätigung) die Adressen hintereinander
(getrennt durch Komma) ein.
Sollte eine E-Mail an mehrere
Adressaten gesandt werden, verwenden Sie das Feld nur,
wenn
Sie bewusst die E-Mail-Adressen aller Adressaten auch allen Adressaten
bekannt geben wollen. Hierbei gilt im speziellen zu berücksichtigen,
dass jeder Adressat, die ihm nun zur Verfügung stehenden E-Mail-Adressen
(ursprünglich Ihre E-Mail-Adressen), zu seinen Zwecken verwenden kann
(Stichwort SPAM).
Dies dürfte weder im Interesse von Ihnen noch im Interesse von Ihren E-Mail-Kontakten
sein.
Diese Funktion verwendet die angezeigte E-Mail als Vorlage, erstellt davon eine Kopie (pro Adresse gem. Eintrag in der Adressen-Liste!) und überträgt diese sofort in den Postausgang. Die einzelnen Serienmail Aktivitätenkopien werden automatisch in einem Vorgang zusammengefasst.
Eine genaue Anleitung
finden Sie über unsere Knowledge Base im Internet oder durch Klick auf
diesen Link: http://www.flowfact.de/kb_anleitungen/serienmail.pdf
Da (im Gegensatz zur o.g. Funktion Aus Adressen-Liste) echte Kopien erzeugt werden,
können Sie bei Serienmails alle Platzhalter innerhalb des Texte (und sogar
in der Betreff-Zeile!) verwenden,
die Ihnen auch in MS Word bzw. MS Excel zur Verfügung stehen.
Der Aufbau der Platzhalter erfolgt nach dem üblichen Prinzip, also so,
wie Sie es bereits von MS Word oder MS Excel her kennen. Damit FlowFact
Platzhalter erkennen kann, müssen diese mit geschweiften Klammern ({...})beginnen
und enden. Der Platzhalter zum Einfügen der Anrede zur verzweigten Adresse
(Verknüpfungsfeld Adresse 1) sieht
beispielsweise so aus: {AD_Briefanrede}.
Auch die Verwendung von Platzhaltern per Autotext
ist möglich (siehe Kurs Textbausteine
in FlowFact).
Bei Serienmails ist oft das automatische Hinzufügen einer Signatur unerwünscht. Dies erreichen Sie, wenn Sie im Feld Von manuell einen anderen Absender E-Mail-Adresse eintragen (siehe Feld "Von" auf dieser Seite...).
Im Rahmen der Serienmails sollten Sie unbedingt folgende Hinweise beachten:
E-Mail
Anhänge (Attachments):
Da FlowFact bei der Serienmail-Funktion Ihre komplette Aktivitäten-Vorlage,
also auch evtl. darin vorhandene Anhänge (z.B. PDF-Dateien, Grafiken etc.)
kopiert, besteht die Gefahr, dass sehr
schnell große Datenmengen erzeugt werden! Um das zu verhindern
sollten Sie Ihre Anlage nicht direkt in der Aktivität speichern, sondern
lediglich einen Link darauf einfügen. Verwenden Sie dazu bitte die Listenfunktion
Dateiverknüpfung hinzufügen....
Der FlowFact Mail-Server ist mit einer besonderen Intelligenz ausgestattet,
die dafür sorgt, dass bei jeder E-Mail der Link ausgetauscht und dafür
die Original-Datei angefügt und verschickt wird. Voraussetzung dafür ist
allerdings, dass von Mail-Serverseite aus die verknüpfte Datei erreichbar
ist. Weitere
Informationen dazu erhalten Sie hier...
Verwendung
von Grafiken:
Wollen Sie Ihr Serienmail mit Grafiken verschönern, so sollten diese beim
Empfänger auch angezeigt werden. Um dies sicherzustellen, verwenden Sie
einfach Links zu Grafiken, die Sie auf dem Rechner Ihres Internetproviders
gespeichert haben (Webspace). Außerdem entlasten Sie Ihre Datenbank, da
bei dieser Methode auf Ihrem Rechner keine speicherintensiven Grafikdateien
gespeichert werden.
Verwenden Sie dazu bei eingeschaltetem HTML-Modus
die Funktion Bild einfügen:
Tragen Sie im Feld Bildherkunft den
kompletten Internetadresse zum jeweiligen Bild ein, z.B. http://www.flowfact.de/navigation/bild_home.jpg.
Ist der Link richtig, so wird (aktive Onlineverbindung vorausgesetzt)
das Bild sofort angezeigt.
Anzeige
von Massen-E-Mails auf der Vorlageliste unterbinden:
Damit Ihr Vorlagefenster nicht mit Ihren eigenen Massenmails überschüttet
wird, sollten Sie Ihre Mail-Vorlage so gestalten, dass die daraus erzeugten
E-Mails erst gar nicht dort angezeigt werden. Setzen Sie dazu beispielsweise
die Priorität auf "sehr niedrig" (FlowFact kennzeichnet Serienmails
automatisch mit der niedrigsten Prioritätsstufe oder markieren Sie die
Vorlage als erledigt.
Mit
oder ohne Signatur:
Wie bereits oben erwähnt, ist der Signaturanhang bei Serienmails oft nicht
sinnvoll. Verwenden Sie u.U. eine individuelle Absenderadresse (Feld An).
In diesem Feld wird der oder werden die Empfänger angegeben, die eine Kopie der E-Mail erhalten sollen. Cc ist die Abkürzung von dem englischen "carbon copy", was ursprünglich dem Kohlepapier-Durchschlag bei einer traditionellen Schreibmaschine entspricht. Heute würde man sagen: Kopie zur Kenntnissnahme an. Dieses Feld wird im Normalfall nur sehr selten gebraucht.
E-Mail-Adressen müssen wie persönliche Daten
behandelt werden. Geben Sie nicht ohne Grund und ohne Einverständnis der
Betroffenen irgendwelche E-Mail-Adressen weiter.
Auch in diesem Feld wird der oder werden die Empfänger angegeben, die eine Kopie der E-Mail erhalten sollen. Bc (genauer Bcc) ist die Abkürzung von dem englischen "blind carbon copy", was dem Cc entspricht, jedoch mit dem Unterschied, dass die Empfänger die im Feld "Bc" angegebenen E-Mail-Adressen nicht sehen können. Daher "blind". Man könnte auch sagen: Geheime Kopie zur Kenntnissnahme an.
Sollte eine E-Mail an mehrere
Adressaten gesandt werden, verwenden Sie das Feld 
immer, wenn Sie verhindern
wollen, dass
jeder Empfänger herausfinden kann, an wen die E-Mail sonst noch geschickt
wurde.
Dieses Feld befindet sich unterhalb des Feldes . Ist es nicht sichtbar, so klicken Sie bitte auf die
Schalfläche Erweitern.
Ist dieses Feld leer (Normalfall), so trägt hier FlowFact beim Versand die Standard E-Mail-Adresse des Absenders (FlowFact Benutzers) ein.
Sofern eingerichtet, können Sie können Sie hier auch manuell eine andere E-Mail Absenderadressen auswählen. Ist dies der Fall, wird beim Versand weder eine allgemeine (siehe Fenster Extras/Grundeinstellungen, Registerkarte Mail-Signaturen), noch eine persönliche Signatur (siehe Fenster Extras/Benutzer, Registerkarte E-Mail) angehängt! Dies kann z.B. bei Serien E-Mails erwünscht sein, z.B. wenn Sie Newsletter versenden, die bereits Singnaturdaten enthalten und als Absender nicht Ihre eigene E-Mail-Adresse erscheinen soll.
Sollen im Feld Von mehrere E-Mail Adressen zur Auswahl stehen, so lesen Sie bitte die Seite E-Mail-Funktionen einrichten.
FlowFact stellt jeweils unterschiedliche Funktionen zum Senden von E-Mails zur Verfügung - je nach dem, ob Sie eine neue E-Mail schreiben oder eine bereits empfangene E-Mail beantworten:
Verschiebt eine neue E-Mail-Nachricht zunächst in 
.
Bei nicht installiertem FlowFact Mail-Dienst (üblicher Weise bei FlowFact
Einzelplatz-Installationen) müssen Sie das eigentliche Versenden Ihrer
E-Mails manuell durch Klick auf 
(sichtbar, wenn Navigator-Ordner
offen) starten. Bei installiertem FlowFact Mail-Dienst
geschieht dies automatisch.
Bei Verwendung dieser Funktion werden folgende Arbeitsschritte von FlowFact ausgeführt:
in
der Kopie leerenAnschließend brauchen Sie nur noch Ihre Ergänzung oder Ihren Kommentar
über dem Ursprungstext und die E-Mail-Adresse des Empfängers im Feld einzugeben und mit zu bestätigen.
Der Funktionslink 
ändert sich in 
,
sobald mindestens eine Datei als Anhang der Aktivität beigefügt wurde.
Anhänge sind in der Liste auf der Registerkarte Anhänge aufgeführt. Die Liste stelle eine Reihe
interessanter Funktionen zur Verfügung (z.B. Dateiversand trotz Verknüpfung)
- mehr darüber erfahren Sie unter Anhänge
(Attachments)...
Dieser Funktionslink ist sichtbar, wenn es sich bei der Aktivität auf eine bereits empfange E-Mail-Nachricht handelt. Klicken Sie diese Funktion an, so bereitet FlowFact Ihre Antwort wie folgt vor:
übertragen
aktualisieren
(Ihre E-Mail-Adresse)Verwenden Sie diese Funktion, wenn Sie die angezeigte E-Mail-Nachricht erneut versenden wollen. Hierbei wird weder eine Datensatzkopie erzeugt, noch irgend welche sonstigen Veränderungen vorgenommen.
Unterhalb der Funktionslinks zum Versenden, Weiterleiten etc. befinden sich die Felder für die Texteingabe. Beginnen Sie mit der Eingabe des Betreffs, der dem Empfänger als aussagekräftige Kurzinformation zum Inhalt dienen soll. Das große Feld darunter ist das Aktivitäten-Notizfeld, welches im aktiven E-Mail View zur Eingabe der E-Mail-Nachricht dient.
Betreff
Dieses Feld (in Verbindung mit E-Mail-Nachrichten auch subject genannt) sollte immer ausgefüllt sein, da der Inhalt in vielen Listen (sowohl in FlowFact, als auch in allen E-Mail-Clients bzw. E-Mail-Onlinediensten) angezeigt wird und somit eine sehr hilfreiche Orientierungshilfe ist.
Textfeld
Hier geben Sie Ihre E-Mail Nachricht ein. Dabei können Sie entscheiden, ob Ihr Text als reiner Text oder formatiert (Schriftart- und -Größe, Farben etc.) im sog. HTML-Format beim Empfänger ankommen soll. Oberhalb des Textfeldes finden Sie alle Funktionen, die Sie dazu benötigen.
Beachten Sie bitte in diesem Zusammenhang, dass Ihnen FlowFact eine Vielzahl interessanter Funktionen zur Verfügung stellt, die Ihnen beim Verfassen einer E-Mail die Arbeit erleichtern, z.B.:
Welche Schritte zum Erzeugen und anschließenden Senden einer E-Mail-Nachricht notwendig sind, zeigt Ihnen der Kurs E-Mail-Nachricht schreiben, Versenden, beantworten. Er zeigt Ihnen ferner wie leicht es mit FlowFact macht ist, auf eine eingegangene E-Mail-Nachrichten zu antworten. FlowFact bietet auch hier Funktionen an, die Sie vergeblich in anderen Produkten finden werden. Dazu zählt u.a. die automatische Wiedervorlage unbeantworteter E-Mails.
Sie können pro E-Mail-Nachricht entscheiden, ob diese im Format Nur-Text oder HTML gesendet werden soll. Beide Formate haben Ihre Vor- bzw. Nachteile:
Um die besonderen Stärken von HTML auf einfache Weise nutzen zu können, bietet FlowFact eine Reihe von Bedienungselemten. Mit wenigen Mausklicks wird es dadurch möglich, insbesondere Texte in ansprechender Weise ohne große Fachkenntnisse zu gestalten. Die Oberfläche des Textbereichs und die Bedienung verhält sich genau so, wie Sie es z.B. von Ihrem Outlook bzw. Outlook Express oder MS Word her gewohnt sind. FlowFact arbeitet für Sie im Hintergrund, d.h. alle Steuerbefehle, die für das Aussehen Ihrer Nachrichten verantwortlich bzw. notwendig sind, fügt FlowFact für Sie im Hintergrund (nach aussen unsichtbar) ein. Sie brauchen sich nur auf das Wesentliche konzentrieren.
Anschließend wollen wir Ihnen die einzelnen Gestaltungselemente vorstellen und Sie mit deren Bedienung vertraut machen. Aber, wie bereits gesagt, werden Sie alle bereits kennen und intuitiv damit umgehen können.
In den meisten View-Registerkarten wird zwischen dem Feld Betreff und dem Texteingabebereich eine Formatsymbolleiste dargestellt, die alle notwendigen Elemente enthält:
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Zur Auswahl einer installierten Schriftart. Wurde kein Text markiert, so wird die Formatierung auf das Wort angewendet, in dem sich der Cursor gerade befindet. |
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Zur Einstellung der Schriftgröße (Schriftgrad). Wurde kein Text markiert, so wird die Formatierung auf das Wort angewendet, in dem sich der Cursor gerade befindet. |
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Formatiert Text und Zahlen fett.
Wenn die Markierung bereits fett formatiert ist, wird das Format "Fett"
durch Klicken auf |
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Formatiert den markierten Text und Zahlen kursiv.
Wenn die Markierung bereits kursiv formatiert ist, wird das Format "Kursiv"
durch Klicken auf |
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Unterstreicht markierten Text und Zahlen. Wenn die Markierung bereits
unterstrichen formatiert ist, wird die Unterstreichung durch Klicken auf
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Richtet markierten Text, Zahlen oder in der Zeile befindliche Objekte linksbündig mit einem unregelmäßigen rechten Rand aus. Wurde kein Text markiert, so wird die Formatierung auf den gesamten Absatz angewendet, in dem sich der Cursor gerade befindet. |
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Zentriert markierten Text, Zahlen oder in der Zeile befindliche Objekte. Wurde kein Text markiert, so wird die Formatierung auf den gesamten Absatz angewendet, in dem sich der Cursor gerade befindet. |
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Richtet markierten Text, Zahlen oder in der Zeile befindliche Objekte rechtsbündig mit einem unregelmäßigen linken Rand aus. Wurde kein Text markiert, so wird die Formatierung auf den gesamten Absatz angewendet, in dem sich der Cursor gerade befindet. |
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Fügt den markierten Absätzen eine Numerierung hinzu oder entfernt diese. Wurde kein Text markiert, so wird die Formatierung auf den gesamten Absatz angewendet, in dem sich der Cursor gerade befindet. |
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Fügt den markierten Absätzen Aufzählungszeichen hinzu oder entfernt diese. Wurde kein Text markiert, so wird die Formatierung auf den gesamten Absatz angewendet, in dem sich der Cursor gerade befindet. |
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Rückt den markierten Absatz pro Klick bis zum vorherigen Tabstop ein. Wurde kein Text markiert, so wird die Formatierung auf den gesamten Absatz angewendet, in dem sich der Cursor gerade befindet. |
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Rückt den markierten Absatz pro Klick bis zum nächsten Tabstop vor. Wurde kein Text markiert, so wird die Formatierung auf den gesamten Absatz angewendet, in dem sich der Cursor gerade befindet. |
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Fügt unterhalb der Cursorstelle eine horizontale Linie ein. Befindet sich der Cursor innerhalb eines Wortes, so wird es an dieser Stelle umgebrochen. Es ist daher sinnvoll, zuvor den Cursor an das jeweilige Zeilenende zu setzen. |
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Kennzeichnet den markierten Text, durch gelbe Einfärbung des Texthintergrunds,
so dass dieser gegenüber dem umgebenden Text hervorgehoben
wird. Wollen Sie die Farbe vorübergehend ändern, klicken Sie zuerst auf
den Pfeil |
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Färbt den markierten Text rot ein.
Wollen Sie die Farbe vorübergehend ändern, klicken Sie zuerst auf den
Pfeil |
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Über diese Funktion können Sie einen Link (z.B. zu einer anderen Internetseite)
erzeugen. Die Schaltfläche (nur bei vorhandener Text- bzw. Objektmarkierung
aktiv) öffnet den Dialog Hyperlink
zur Eingabe der Hyperlinkinformationen (Typ und URL). Der Link wird anschließend
in üblicher Form (bzw. gem. Einstellungen der System-Internetoptionen)
dargestellt. Bei Klick auf den Link öffnet er das zuvor eingetragene Objekt,
z.B. Datei oder Homepage. |
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Fügt an der Cursorstelle ein Bild ein, wenn Sie im folgenden Dialog Bild den Dateiort und -Namen eingeben (bzw. die Durchsuchen-Schaltfläche verwenden). Darüber nimmt der Dialog weitere Informationen bzw. Anweisungen auf:
Die obigen Eigenschaften können Sie selbstverständlich auch im Nachhinein
ändern: Klicken Sie auf das Bild und dann auf |
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Klicken Sie diese Schaltfläche an um die automatische Rechtsschreibprüfung (während der Eingabe) zu aktivieren. Erneutes Klicken schaltet die Funktion wieder aus.
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Schaltet den Html-Modus ein bzw. aus.
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Schaltet den Edit-Modus ein bzw. aus. Eine E-Mail-Nachricht können Sie nur bei eingeschaltetem Edit-Modus eingeben bzw. ändern.
Schalten Sie den Edit-Modus aus, wenn Sie eine Vorschau Ihrer aktuellen Seite sehen wollen. Der Eingabebereich verhält sich dann so, wie ein Internet-Explorer bzw. E-Mail-Client.
|
, sodass die Schaltfläche so aussieht: 
.
, 
, 
, 
oder
(siehe obige Beschreibung der Formatsymbolleiste).
, 
, 
,
, 
, 
oder 
(siehe obige Beschreibung der Formatsymbolleiste)., um ihn zu vergrößern bzw. auf , um ihn zu verkleinern.
.
, um im folgenden
Farbauswahldialog die gewünschte Farbe zu aktivieren.
Um die HTML-Formatierung wieder auszuschalten, klicken Sie auf die Symbolschaltfläche
und bestätigen Sie die folgende Meldung mit JA. Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang,
dass anschließend alle zwischenzeitlich vorgenommenen Formatierungen entfernt
werden.
Die HTML-Formatierungssymbolschaltflächen werden invers (deaktiviert).
Eine sehr hilfreiche Funktion für die E-Mails, ist der entsprechende Status
einer E-Mail. Dieser kann in der Vorschau der E-Mail, der sogenannten HTML Ansicht / Listenansicht, im oberen Bereich (HTML Bereich) eingesehen werden.
Im folgenden Beispiel ist der Status "Entwurf" zu erkennen, welcher erzeugt wird, sofern die E-Mail in FlowFact erstellt, jedoch noch nicht die Funktion Versenden in der jeweiligen E-Mail angeklickt wurde.
Es sind folgende weitere Stati vorhanden;
Sofern Sie eine E-Mail in eine andere
Aktivitätenart ändern, so bleibt der Status erhalten und somit bei z.B.
Posteingang, diese E-Mail auch im Posteingang... Es ist ja eine E-Mail
im ursprünglichen Sinne...
Kennen Sie hierzu die Funktion Vorgangsaktivität?
Wenn Sie eine neue E-Mail-Nachricht schreiben, versucht FlowFact die Adresse des Empfängers automatisch mit Ihrer E-Mail zu verknüpfen. So können Sie später einfach die Adresse suchen und in das Aktivitäten-Fenster verzweigen, in dem u.a. all Ihre bis dahin versandten E-Mail-Nachrichten aufgelistet sind. Es gibt zwei unterschiedliche Ausgangspunkte, um eine neue E-Mail-Nachricht zu schreiben:
Um zu gewährleisten, dass alle mit einer aus- bzw. eingehenden E-Mail-Nachricht verbundenen E-Mail-Adressen ersichtlich und, wenn möglich, mit dem jeweiligen Absender bzw. Empfänger verknüpft werden, wurde eine Funktion in FlowFact implementiert, die alle verwendeten E-Mail-Adressen innerhalb einer E-Mail-Nachricht ausliest, über spezielle Feldarten anzeigt und mit der Adresse verknüpft, sofern die jeweilige Adresse vorhanden bzw. zugeordnet werden kann.
Es werden somit alle, mit einer E-Mail verbundenen, Adressenlinks gespeichert, sodass zum Beispiel auch Empfänger von Kopien bzw. Blindkopien in den jeweiligen Aktivitäten-Historien erscheinen. Durch die damit erreichte Verknüpfungsdichte werden die Anforderungen an ein profesionelles CRM-System erfüllt.
Das System verwendet dazu die Feldarten "E-Mail Adresse" bzw. "Adresslink" (je nachdem, ob eine Adresse vorhanden ist oder nicht) und die Eingabehilfe "E-Mail".
Sie sollten weder die Eingabehilfe, noch
die Feldarten (über die im Menü "Extras" gebotenen Möglichkeiten)
löschen, da diese über eine interne Kennung verfügen! Selbst wenn Sie
die Feldarten/Eingabehilfe bei Verwendung der gleichen Beschreibungen
neu anlegen, würden die damit verbundenen Mechanismen nicht mehr funktionieren!
FlowFact bietet Funktionen, die Sie bei anderen E-Mail-Programmen vermissen werden. Dazu gehört beispielsweise die automatische Verkettung und hierarchische Darstellung von E-Mails, die sich auf einen bestimmten Vorgang beziehen (wie Sie es bisher nur von der Darstellung sog. Newsgroups her kennen).
Sie senden eine E-Mail an einen Kunden.
Er antwortet Ihnen und Sie bedanken sich. Das sind schon drei unterschiedliche
Nachrichten, die aber alle zu einem einzigen Vorgang gehören.
Wenn Sie nun von der Adresse des Kunden aus auf die Registerkarte 
klicken, werden alle Vorgänge bzw. Aktivitäten angezeigt,
die mit der dieser Adresse verknüpft sind, selbstverständlich auch die
E-Mails.
Wollen Sie aber nur alle Aktivitäten (z.B. E-Mails) innerhalb eines Vorgangs
sehen, so wählen Sie in der Suchergebnisliste des Kunden (im Fenster Aktivitäten) z.B. Ihre e E-Mail-Nachricht
aus und klicken von dort aus auf die Registerkarte 
. Anschließend
wird der Vorgang im Fenster Vorgänge
angezeigt:
Normalerweise befinden sich in herkömmlichen E-Mail-Clients alle drei E-Mails
(gem. diesem Beispiel) erstens in unterschiedlichen Listen (Sende- bzw.
Empfangsliste) und in verschiedenen Listenzeilen, die je nach Sortierung
und inzwischen hinzugekommenen Nachrichten mehr oder weniger weit von
einander angeordnet sind. Nicht so bei FlowFact, wie die obige Beispiel-Abbildung
zeigt! Bei FlowFact wird der gesamte Vorgang anhand einer einzigen Zeile
dargestellt. Dass sich dahinter noch weitere Vorgänge bzw. Aktivitäten
verbergen, erkennen Sie am vorangestellten 
-Zeichen.
Und so wird ein aus mehreren Teilen bestehender Vorgang in der Liste angezeigt,
nachdem Sie die Zeile durch Klick auf das -Zeichen geöffnet
haben:
Wenn Sie eine E-Mail-Nachricht beantworten, erzeugt FlowFact automatisch eine Kopie der Original-Nachricht und verkettet beide. Das Original behält somit immer seine ursprünglichen Form, Ihre Antwort befindet sich in der Kopie, beide Aktivitäten gehören zu einem Vorgang (künftige darauf basierende E-Mails werden diesem Vorgang hinzugefügt). Auf diese Weise erhalten Sie immer eine lückenlose, chronologisch aufgebaute E-Mail-Hierarchie und die Übersicht bleibt erhalten.
Wie Sie eine E-Mail-Nachricht beantworten (und welche Aufgaben FlowFact dabei automatisch übernimmt) erfahren Sie in diesem Kurs: E-Mail beantworten.
Damit Sie künftig alle E-Mail-Funktionen optimal nutzen können, müssen zunächst einige Voraussetzungen gemäß der hier dargestellten Reihenfolge erfüllt sein. Um welche es sich dabei konkret handelt, erfahren Sie im nächsten Abschnitt.
entfernt. Wurde kein Text markiert, so
wird die Formatierung auf das Wort angewendet, in dem sich der Cursor
gerade befindet.
entfernt. Wurde kein Text markiert, so wird die Formatierung
auf das Wort angewendet, in dem sich der Cursor gerade befindet.
Hervorheben
neben dieser Schaltfläche und dann auf das gewünschte
Farbfeld. Die Farbe weiß nimmt die Hervorhebung wieder zurück. Wurde kein
Text markiert, so wird die Formatierung auf das Wort angewendet, in dem
sich der Cursor gerade befindet.
Hyperlink einfügen
Bild einfügen
RSP bei Eingabe
= 
Html-Modus ein/aus
Editmodus ein/aus
= ausgeschaltet