Automatisierte Prozesse Ihres Anfragenmanagements

Verkauft oder Vermietet? Eine Absage fällt nun deutlich leichter!

Mit der Menge an Immobilien in den Online-Portalen steigt auch die Anzahl an Anfragen, respektive E-Mails, in Ihrem Postfach. Dabei kann es mühsam werden, wenn Sie einer Vielzahl von Interessent:innen nach Abschluss des Projekts eine Absage erteilen wollen – nur um allein schon höflich zu antworten. Doch diesen manuellen Prozess und den damit verbundenen Aufwand können Sie sich nun ersparen. 

Das Anfragenmanagement in Ihrer FLOWFACT Immobiliensoftware kann nun einfach mit einem Deaktivierungs- und Absage-Prozess erweitert werden. So lassen sich die jeweiligen Interessent:innen schnell informieren, ohne einzelne Kontaktaufnahme. Zugleich wird der Status der Anfrage (verkauft / vermietet) auf „erledigt“ gestellt. Der händische Aufwand für Sie reduziert sich dadurch deutlich. 

Intelligentes Anfragenmanagement durch ein paar einfache Anpassungen

Auf der Liste der Anfragen aus den Immobilienportal finden Sie nun einen neuen AktionsbuttonAbsage senden. An dieser Stelle können Sie zunächst alle relevanten Kontakte herausfiltern, die Sie darüber informieren möchten, wenn ein Objekt vom Markt genommen wurde. Nach Auslösen des Aktionsbuttons öffnet sich eine entsprechende Serienmail mit unserer Vorlage für eine Standard-Absage. Mit dem Versand der E-Mail erhalten alle zugehörigen Anfragen den Status „erledigt“.  

Die Benutzerführung für eine automatisierte Absage

  1. Über die Anfragenliste können Sie filtern, welche Kontakte eine Absage erhalten sollen – zum Beispiel alle Interessent:innen, außer die Käufer:innen. Eine andere Filter-Maßnahme wäre zum Beispiel: Alle Personen, die sich nur das Interaktive Exposé angeschaut haben. 

2. Nach dem Filtern und Markieren der Liste, genügt ein Klick auf den neuen Aktionsbutton „Absage senden“, um die E-Mail-Vorlage zu öffnen. 

3. Die Standardvorlage für Ihre Absage-E-Mail führt einige Besonderheiten mit sich: 

    • Die definierten Empfänger:innen können in der Mailvorlage nicht mehr verändert werden. WICHTIG: Die Auswahl muss zuvor über die Anfragenliste erfolgen. 
    • Die Schaltfläche „Mail senden“ heißt nun „Absage senden“. 

4. Nachdem Sie die Absage versendet haben, erhalten Sie eine Benachrichtigung und die verknüpften Anfragen werden auf den Status „Erledigt“ aktualisiert. 

Ein neuer Standard: Die fertige Absage-Vorlage für Ihr Anfragenmanagement

Die neue Standardvorlage für Ihre Absagen steht im technischen Zusammenhang mit der automatischen Statusänderung. Insofern können die Empfänger:innen ausschließlich über die Anfragenliste bearbeitet werden. Sie finden das Schriftstück als neue Kategorie (Ordner) im E-Mail-Vorlagenbereich und können die Inhalte natürlich gemäß Ihren Anforderungen und Wünschen anpassen. So können Sie die Standard-Vorlage der Absage-Mail auch in jeder normalen E-Mail auswählen. 

Allerdings wird der Status im Anfragemanagement nur aktualisiert, wenn der Versand über die Anfragenliste und den Aktionsbutton „Absage senden“ erfolgt.

Gut zu wissen: In dem neuen Ordner haben Sie die Möglichkeit, des Weiteren auch Ihre eigenen Ablehnungsvorlagen für verschiedene Arten von Kund:innen oder Anwendungsfällen abzulegen. Ein erfahrungsgemäß gängiges Fallbeispiel ist die Absage, wenn grundlegende Kriterien wie zu geringes Nettoeinkommen, vorhandene Haustiere oder eine fehlende Finanzierung nicht gegeben sind.  

Den zugehörigen FAQ-Artikel zu dieser Neuerung finden Sie hier