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E-Mails in FLOWFACT – Accounts, Anfragen & Microsoft 365

Mehr Funktionen zur Freude der Anwender:innen

Der digitale Kontakt mit Kund:innen gehört zu den Kernaufgaben der FLOWFACT CRM-Plattform. So ist der stetige Ausbau der Kommunikationswerkzeuge in Ihrer Immobiliensoftware wegweisend für deren Weiterentwicklung. Mit E-Mails in FLOWFACT setzen wir uns täglich auseinander und mit Ihrem freundlichen Feedback optimieren wir die Funktion regelmäßig. Sie können nun Accounts mit mehreren Benutzern teilen und E-Mails direkt bei der Anfragenbearbeitung verarbeiten. Zudem haben wir die Anwendung und Usability automatisiert und so den Gesamtprozess im Mailversand für Sie verschlankt. 

Shared E-Mail-Accounts: Ganzheitlicher Zugriff für einzelne Mitarbeiter sowie Benutzergruppen

Im Anfangsstadium konnten Sie E-Mails in FLOWFACT lediglich aus Ihrem E-Mail-Postfach versenden – ob direkt in der Immobiliensoftware oder in Synchronisation mit z.B. MS Outlook. Die Pflege von Shared E-Mail-Accounts wie info@ und service@ war so nur durch einzelne Nutzer:innen möglich. In den E-Mail-Einstellungen können Sie nun Schreib-Berechtigungen an einzelne Nutzer:innen vergeben und via Freigabe die Postfach-übergreifende E-Mail-Kommunikation für Ihre Mitarbeitenden zur Verfügung stellen. Das beschleunigt die Antwortgeschwindigkeit und optimiert Ihr Anfragenmanagement ganzheitlich. 

Wie Sie die Schreib-Berechtigungen einrichten, können Sie in dem dazugehörigen Service-Artikel nachlesen.

E-Mails in FLOWFACT direkt aus Anfragen heraus versenden

Bereits zum Jahresende 2021 haben wir die Funktion „E-Mail senden“ im Anfragenmanagement integriert. So können Sie über Immobilien und Kontakte spezifische E-Mails zu bestimmten Anfragen schreiben. Die Daten werden automatisch verknüpft. Damit lassen sich auch die Bilder von verlinkten Immobilien mit dem Multimedia–Picker schnell und einfach an die E-Mails in FLOWFACT anhängen. Das ermöglicht Ihnen die direkte Reaktion, sobald eine Interessentenanfrage eingeht. Zugleich können Sie aus dem vernetzten Anfragenmanagement zentral eine Massenabsage versenden, wenn ein Grundstück oder Objekt vergeben ist. 

Mehr Usability beim Schreiben von E-Mails in FLOWFACT:

  • Suchfunktion für Platzhalter und Vorlagen bei mehr als fünf Werten in einer Liste: Mehr Benutzerfreundlichkeit bei Ihrer Arbeit mit Immobilien- und Kontaktplatzhaltern sowie vielen Vorlagen. 
  • Beim Antworten und Weiterleiten von E-Mails wird nun auch das Standardtemplate mit Signatur geladen.  
  • Neue Anzeige im Template-Management: Code-Fehler können direkt erkannt und behoben werden. Sie erhalten die dazugehörige Anzeige direkt im Template Management. Aktuell arbeiten wir außerdem daran, dass der E-Mail-Client Sie hierzu automatisch benachrichtigt, wenn Fehler in einem Standardtemplate auftreten. 

Vernetzung mit Microsoft 365: Einbindung der Outlook Addin Version 1.4.4

Mit dem Release der Outlook Addin Version 1.4.4 haben wir zahlreiche kleine Verbesserungen veröffentlicht – allen voran die Kalender-Integration. In Summe sichern Ihnen die verschiedenen Updates eine fließende Anwendung von MS Outlook für Ihre E-Mails in FLOWFACT. Im Folgenden finden Sie eine kurze Zusammenfassung für mehr Überblick zu den neuen Details in Ihrer Immobiliensoftware. 

  • Terminverbuchung: Einzeltermine können nun direkt mit Kontakten und Immobilien verbucht werden. Dabei bietet Ihnen FLOWFACT flexible Terminarten für die schnelle Zuordnung in Historien oder Tätigkeitsnachweisen – z.B. Besichtigung, Termin (extern/intern), „Eigene“ etc. 
  • Termin direkt nach FLOWFACT übertragen: Bei der Terminbuchung in MS Outlook kann dieser direkt in Ihre Immobiliensoftware übertragen werden. Das erspart Ihnen zusätzliche Klicks in der Terminbearbeitung. 
  • Kontakte anlegen: Die Felder und Möglichkeiten der Kontaktanlage wurden erweitert. Bei Neuanlage sowie in der Bearbeitung der Kontakte ist die Vergabe von Tags durchgängig möglich. 
  • Hierarchie: Sofern in einem Kontakt im Feld “Übergeordnet” ein weiterer Kontakt (Beispielsweise eine Firmenadresse) verlinkt, ist dies im Addin direkt ersichtlich und vereinfacht übersichtlich somit die Zuordnung. 

Neben den operativen Updates schaffen wir im Hintergrund durch viele kleine Verbesserungen mehr Stabilität in der Anwendung von FLOWFACT. Zugleich machen wir Ihre Immobiliensoftware damit schneller und abschließend möchten wir Ihnen noch einen Geheimtipp mit auf dem Wege geben:

Mit einem Klick auf das FLOWFACT Logo in der Login-Maske können Sie sich nun auch einfach in den Development Systemen einloggen.

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